Dokumentenmanagement mit d.velop documents

Auf zum papierlosen Büro! Mit d.velop documents.

Auf zum papierlosen Büro!

Mit d.velop documents.

warum - Warum d.velop documents?

Warum d.velop documents?

Erfassen Sie Ihre gesamte Eingangspost - egal ob im Papierformat oder digital - mit der cleveren und intelligenten Dokumentenmanagement-Software. Und das in Sekundenschnelle. Eine künstliche Intelligenz hilft beim automatischen Scannen, Trennen und Kategorisieren der Dokumente. Auch die Extraktion der wichtigsten Daten sowie die anschließende Ablage der Dokumente im Archiv passiert vollautomatisch. Alle Dokumente lassen sich so strukturiert, revisionssicher und rechtskonform im individuellen digitalen Aktenarchiv aufbewahren. Aufbewahrungsfristen und Langzeitarchivierung werden zum Kinderspiel.

Sie selbst entscheiden, wieviel Cloud-Speicherplatz vonnöten ist und zahlen nur, was Sie brauchen. Außerdem lässt sich Ihr d.velop documents auf Knopfdruck um eine Eingangsrechnungsverarbeitung, ein Vertragsmanagement oder eine digitale Signaturmöglichkeit erweitern. Im d.velop store warten jede Menge App-Erweiterungen auf Sie!

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Wir stellen Ihnen das DMS gern online vor.

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funktionen - Funktionen

Die wichtigsten Dokumentenmanagement-System Funktionen
im Überblick

Dokumente digitalisieren

Mit d.velop documents machen Sie sich auf den Weg zum papierlosen Büro. Die Software hilft Ihnen dabei die Eingangspost effizient zu verarbeiten und sämtliche Dokumente, die per Post, E-Mail oder Fax eintreffen, in Sekundenschnelle zu erfassen und zu klassifizieren - sowie zur Weiterverarbeitung benötigte Daten aus den Dokumenten zu extrahieren. Nach dem Scannen werden die Dokumente KI-basiert getrennt und automatisch dem passenden Kontext zugeordnet. Dabei können Scan-Fehler ganz einfach korrigiert, Seiten bei Bedarf hinzugefügt oder leere Seiten aus dem Dokument gelöscht werden. Mit Hilfe verschiedener Schnittstellen und der einfachen Anbindung weiterer im Unternehmen genutzter Software, wird das Dokumentenmanagement-System zur Drehscheibe wichtiger Dateninformationen. Ganz ohne Laufwege und Papieraufwand können Sie die Dokumente an andere Mitarbeitende verteilen oder bei Bedarf im Langzeitarchiv ablegen. Mit der digitalen Vorhaltung der Daten ist es nun möglich, auch nachfolgende Geschäftsprozesse vollumfänglich zu automatisieren.

Akten anlegen

Strukturieren und kategorisieren Sie Informationen über Kunden, Lieferanten, Produkte oder Verträge ganz einfach in digitalen Akten - für ein standortübergreifendes Arbeiten, schnelles Auffinden benötigter Dokumente und eine rechtssichere Ablage. Alle wichtigen Dokumente können entweder direkt digital gespeichert oder nach dem Einscannen im digitalen Archiv bereitgestellt werden. Neue Dokumente erkennt das System automatisch und sortiert es in die jeweils zutreffende Akte. Ist noch keine Akte vorhanden, wird auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch eine neue Akte erstellt, ohne dass diese Aktion von Ihnen angestoßen werden muss. Durch die nahtlose Integration können Sie auch aus anderen Software-Systemen heraus auf die in den Archiven gespeicherten Daten zugreifen und weiterhin Ihre gewohnten Programme nutzen. Durch die automatische Erkennung verschiedener Schlagworte und Metadaten (z. B. Rechnungsnummer, Adresse) können Sie alle Dokumente schnell und gezielt nach relevanten Informationen durchsuchen.

Gesetzeskonform archivieren

Die Dokumentenmanagement-Software stellt sicher, dass Ihre Unterlagen jederzeit auffindbar, nachvollziehbar, vollständig, korrekt, unverändert, zugriffsgeschützt und damit revisionssicher gespeichert sind. Auch Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten gemäß der GoBD werden vom DMS berücksichtigt, was die Basis für eine gesetzeskonforme Archivierung bildet. Durch die digitale Speicherung auf Ihren eigenen Servern, oder bei Bedarf in zertifizierten Rechenzentren, lassen sich die Dokumente jederzeit von Nutzern recherchieren, bearbeiten, prüfen und verteilen. Ein individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff stellt den Datenschutz sicher und erlaubt nur berechtigten Personen und Rollen den Zugriff auf bestimmte Dokumente.

Geschäftsprozesse automatisieren

Mit dem Dokumentenmanagement-System d.velop documents digitalisieren Sie nicht einfach nur Ihre Unternehmensdokumente, sondern auch die dazugehörigen Arbeitsabläufe. Wiederkehrende Aufgaben, bei denen die archivierten Dokumente und Daten eine wichtige Rolle spielen, z. B. Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträge, Bewerbungsverfahren oder Beschaffungsanträge, können mit der DMS-Software ganz einfach digitalisiert werden, um die Geschäftsprozesse transparenter, schneller, sicherer und vor allem papierlos zu gestalten. Durch die Digitalisierung der Arbeitsschritte weiß jede zuständige Person welche Aufgabe gerade ansteht, welche Fristen zu beachten sind und welcher Bearbeitungsschritt als nächstes folgt.

Im Team arbeiten

Mit dem digitalen Dokumentenmanagement arbeiten Sie als Team erfolgreich zusammen und schaffen neue Wege der Interaktion und Kollaboration. Da alle wichtigen Dokumente zentral an einem Ort gespeichert sind, können neben den Mitarbeitenden im Büro auch Non-Desk Worker sowie externe Berechtigte in die Prozesse mit einbezogen werden und die Dokumente unabhängig von Raum und Zeit bearbeiten und mit anderen Teammitgliedern teilen. Dank der Versionierung steht allen AnwenderInnen stets die aktuelle Version eines Dokuments zur Verfügung, sodass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Informationsstand sind und keine unterschiedlichen Versionen der Dokumente im Unternehmen zirkulieren. Die Unterlagen können zur Bearbeitung direkt aus dem Dokumentenmanagement-System heraus in Microsoft Office geöffnet werden. Wird eine neue Version des Dokuments oder eine Aufgabe erstellt, informiert das System die betreffenden Personen darüber. So kann von allen Beteiligten stets transparent nachvollzogen werden, welche Arbeitsschritte bis zur Freigabe eines Dokuments noch erfolgen müssen - was die Arbeitseffizienz um ein Vielfaches steigert.

Digital signieren

Mit d.velop sign können Sie wichtige Dokumente, wie z. B. Verträge oder Angebote, rechtskonform digital unterschreiben und so Ihren Unterschriftenprozess vollständig digitalisieren. Sehr praktisch: Es ist keine Hard- oder Softwareinstallation notwendig, da das System cloudbasiert funktioniert – auch aus dem Homeoffice! Die Vorteile für ihr Unternehmen sind dabei enorm: Sie sparen den Ausdruck der Dokumente, können zu jeder Zeit und an jedem Ort signieren und ermöglichen so effizientere Durchlaufzeiten, schnellere Vertragsabschlüsse und minimierte Kosten. Die digitale Unterschrift ist für jede Unternehmensgröße geeignet und stellt eine sichere Alternative zu bekannten US-Produkten dar, die aufgrund unzureichender Datenschutzbestimmungen für viele deutsche Unternehmen nicht in Frage kommen. d.velop sign gewährleistet die größtmögliche Sicherheit Ihrer sensiblen Daten, indem nur zertifizierte deutsche Rechenzentren für die Speicherung zum Einsatz kommen und der EU-weit geltende rechtliche Rahmen der eIDAS-Verordnung streng eingehalten wird. Zusammen mit zertifizierten Vertrauensdienstanbietern identifiziert und authentifiziert d.velop sign den Unterschreibenden und damit auch seine Signatur. Hierfür stehen die Deutsche Bundesdruckerei mit dem Service „D-Trust” sowie die Swisscom Trust Services zur Verfügung.

d.velop documents ganz einfach selber testen - So geht´s

Mit Klick auf „Jetzt Starten“ im Banner unten gelangen Sie zur Website unseres Partners d.velop.
Dort können Sie sich mit nur wenigen Klicks registrieren und Ihre kostenlose Testversion anfordern.
Testen Sie das System in aller Ruhe – Sie haben 30 Tage Zeit, um es auf Herz und Nieren zu prüfen.
Bei Bedarf begleiten wir Sie auch gern bei der Testphase.

Wenn Sie sich für das System interessieren oder noch offene Fragen haben, wenden Sie sich gern direkt an Panvision:
Unter +49 (0)201 6155-100 oder per Mail an info@panvision.de stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung und zeigen Ihnen in einer kurzen Online-Demo gern mehr von d.velop documents.

webapp - WebClient & App

Modern arbeiten - mit d.velop documents

Greifen Sie von überall auf Ihre Dokumente zu. Ob im Büro, im Homeoffice oder per Mobile-App im Außendienst: Sie brauchen nicht mehr als eine Internetverbindung um aktiv am Dokumentenprozess teilzunehmen!

WebClient

Mit dem webbasierten Client können Sie ortsunabhängig auf Ihre digitalen Akten, Dokumente, Prozesse und Aufgaben zugreifen – alles was Sie dafür benötigen ist eine Internetverbindung. Arbeiten Sie dort, wo gerade Arbeit anfällt und vergessen Sie das aufwändige Installieren zusätzlicher Software. d.velop documents integriert sich nahtlos in Ihre Arbeitsroutine und die Anwendungen, die Sie täglich nutzen, wie zum Beispiel den E-Mail-Client, Ihr ERP-System oder Tools zur Kollaboration. Mit nur wenigen Klicks können Sie den WebClient exakt auf die Bedürfnisse der AnwenderInnen zuschneiden und das Tool so konfigurieren, dass nur die Funktionen zur Verfügung stehen, die für die jeweilige Tätigkeit benötigt werden.

Mobile App

Über die Mobile App für iPhone und iPad können Sie jederzeit und von überall bequem auf alle Funktionen, Akten und Dokumente Ihres DMS-Systems zugreifen. Dokumente können eingesehen, bearbeitet und freigegeben und Prozesse von unterwegs genauso schnell wie im Büro bearbeitet werden. Mit der Kamera-Funktion lassen sich zudem mehrseitige Dokumente scannen und per Knopfdruck zur weiteren Bearbeitung im Archiv ablegen. Das alles in einer sicheren Umgebung. So bleiben Sie auch unterwegs immer Up to Date, auskunftsfähig und können an wichtigen Workflows teilnehmen bzw. diese selbst anstoßen. Wenn Sie keinen Zugang zum Internet haben, bietet Ihnen die Offline-Funktion die Möglichkeit, Dokumente und Akten mit einem Klick zu markieren und diese im Hintergrund zur Offline-Bearbeitung auf Ihr mobiles Endgerät herunterzuladen. Sobald Sie wieder online sind, können Sie Ihre Daten wieder mit dem DMS synchronisieren.

0.68

Bäume pro Jahr

Werden immer noch pro Mitarbeiter für ausgedruckte Dokumente gefällt.

354 €

Druckkosten pro Jahr

Entstehen pro MitarbeiterIn - bei 6 Cent pro bedruckter Seite.

168

Minuten pro Tag

Verbringen Mitarbeitende in der Buchhaltung mit der Ablage von Dokumenten.

schnittstellen - Schnittstellen

Schnittstellen

Abhängig von Ihren Anforderungen und der vorhandenen IT-Infrastruktur stehen Ihnen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung, um d.velop documents mit anderen Applikationen zu verbinden. Per REST-API können Sie zudem selbstständig Ihre Schnittstellen individualisieren oder eigene Anwendungen mit dem DMS verbinden. Wenn Sie Dokumente direkt aus den gewohnten Programm-Oberflächen (z. B. SAP, SharePoint, Sage) heraus bearbeiten möchten, ist dies über Integrationen ebenso möglich. Wir beraten Sie gern und finden gemeinsam die optimale Integrations-Lösung!

d.velop documents hat Sie überzeugt?

Direkt zum Angebot

faq - FAQ

FAQ

Sie möchten sich intensiv über Dokumentenmanagement-Systeme, deren Einsatzbereiche und Vorteile informieren oder sind bereits kurz davor ein System für Ihr Unternehmen zu beschaffen, haben aber noch Informationsbedarf? An dieser Stelle geben wir Ihnen Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen.

Ihre spezielle Frage ist nicht dabei?
Rufen Sie uns gern einfach an unter: +49 (0) 201 6155-100 oder schreiben Sie uns eine Nachricht.

Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, wichtige Dokumente wie z. B. Rechnungen, Angebote oder Verträge digital zu speichern, zu bearbeiten und mit anderen berechtigten Personen zu teilen. So kann eine Menge Papier eingespart, können Prozesse optimiert und Kosten minimiert werden. Durch die digitale und zentrale Vorhaltung der Unternehmensdokumente können Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks nach bestimmten Informationen wie z. B. Rechnungs- oder Vertragsnummern, Namen und Adressen suchen, anstatt mühsam Aktenordner zu wälzen. Die Scan-Funktion ermöglicht ein direktes Digitalisieren eingehender Dokumente, die anschließend automatisch vom System in die passenden digitalen Archive einsortiert werden und für weitere Workflows im Unternehmen bereitstehen.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems?

Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems hat viele Vorteile für Unternehmen:

Durch die Möglichkeit, digitale Archive anzulegen, profitiert das Unternehmen vor allem davon, dass alle zugriffsberechtigten Mitarbeitenden zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf alle benötigten Dokumente haben – ganz egal ob am Arbeitsplatz, im Homeoffice, an unterschiedlichen Standorten oder auf Reisen.

Über das Auslesen von Metadaten und das automatische Kategorisieren der Dokumente können wichtige Informationen blitzschnell abgerufen und Arbeitsabläufe sowie Reaktionszeiten enorm beschleunigt werden.

Fehler durch Mehrfachablage, lokales Speichern und Tür-zu-Tür Kommunikation gehören der Vergangenheit an – das System fördert die Kollaboration, den Informationsaustausch und den Wissenstransfer im Unternehmen.

Ein DMS integriert sich in alle führenden Anwendungen und Prozesse und kann direkt aus dem Mailprogramm, dem Video-Chat oder der Buchhaltungssoftware etc. heraus genutzt werden. Somit bietet es ein komfortables Arbeiten, maximale Flexibilität und Transparenz sowie ein enormes Einsparpotenzial bei Kosten, Ressourcen und Papier.

Darüber hinaus unterstützt ein Dokumentenmanagement-System Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Speicherung, Archivierung und Löschung unternehmens- und kundenbezogener Daten, sodass Sie jederzeit rechtskonform arbeiten - und auskunftsfähig sind.

Was ist beim Kauf eines Dokumentenmanagement-Systems zu beachten?

Bestimmen Sie eine Person im Unternehmen, die sich federführend mit dem Projekt "DMS" beschäftigt, alle wichtigen Details kennt und als AnsprechpartnerIn fungiert.
Skizzieren Sie ihre Anforderungen: Welchen Nutzen soll das Dokumentenmanagement-System Ihrem Unternehmen bringen?
Klären Sie die benötigte Infrastruktur und die Integrationsmöglichkeiten in Ihre IT-Landschaft: Das DMS soll und muss in ihre vorhandenen Strukturen passen, bringt aber selbst bestimmte Anforderungen für die Installation und Integration mit sich. Klären Sie im Vorfeld, welche Anforderungen seitens Ihrer IT bestehen und wie Sie die Software betreiben möchten (z. B. abrufbar aus der Cloud oder On-Premises in ihrem eigenen Rechenzentrum).
Klären Sie das Budget: Stecken Sie sich möglichst noch vor Projekt-Start einen bestimmten preislichen Rahmen, den die Einführung des Systems (inkl. internem Arbeitsaufwand) nicht überschreiten sollte.
Binden Sie den Betriebsrat (falls vorhanden) mit ein: Damit Sie nach dem Kauf einer kostspieligen Software keine bösen Überraschungen erwarten, weil unerwartet doch kein grünes Licht für die Anschaffung eines DMS gegeben wird, informieren Sie möglichst von vornherein den Betriebsrat über Ihr Vorhaben.
Suchen Sie sich nicht nur eine starke Software, sondern auch einen starken, erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Natürlich können Sie ein DMS auch selbst auswählen und einführen, jedoch sind Sie mit einem Berater in den meisten Fällen wesentlich schneller und effektiver und machen keine (teuren) Fehler aus Unwissenheit, die sich hätten vermeiden lassen.
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen: Vorgesetzte oder KollegInnen, die mit dem System nicht einverstanden sind oder Personal, das sich gegen die Arbeit mit einem DMS sträubt, lassen das Projekt von vornherein scheitern. Sprechen Sie im Vorfeld mit allen Parteien und holen Sie sich den nötigen Rückhalt im Team.
Suchen Sie ein System aus, das möglichst niedrige Einstiegshürden hat: Alle Mitarbeitenden sollen schließlich mit dem System arbeiten – im besten Fall auch gerne. Je komplizierter die Software, desto größer der Schulungsaufwand und die Frustration, wenn es mit dem Direkteinstieg nicht sofort klappt.
Planen Sie einen Workshop: Sie müssen nicht die Katze im Sack kaufen! Ein seriöser Anbieter kann und wird Ihnen einen Workshop mit der Software anbieten, in dem Sie für sich entscheiden können, ob das System wirklich zu Ihnen passt. Hier können Sie nach Belieben testen, Fragen stellen und offene Punkte diskutieren. Passt es nicht, schauen Sie einfach weiter.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System kann von Unternehmen in jeder Größe benutzt werden. Ganz egal, ob Kleinunternehmen mit drei Mitarbeitenden, mittelständische Unternehmen oder Konzerne: nahezu jedes Unternehmen steht der Herausforderung eines wachsenden Papieraufkommens, umständlicher, zeitraubender Suche in Aktenordnern und mangelnder Transparenz und Fehleranfälligkeit durch mündliche Informationsweitergabe gegenüber. Die Anschaffung eines DMS lohnt sich also für jedes Unternehmen - unabhängig von der Größe, Branche und den jeweiligen Einsatzbereichen – das seine Arbeitsabläufe optimieren und Kosten senken möchte. Die gute Nachricht: Viele Softwarehersteller bieten individuelle Lizenzmodelle auch für Kleinunternehmen an, die sich z. B. an der Anzahl der Nutzer orientieren, sodass der Kauf oder die Miete einer DMS-Software auch hier wirtschaftlich Sinn macht.

Wie lange dauert die Einführung eines DMS?

Viele Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen AnwenderInnen einen schnellen und direkten Einstieg. Um die Einführung aber so effizient wie möglich zu gestalten und den maximalen Nutzen aus Ihrem DMS herauszuholen, ist es ratsam, alle Abläufe, Anforderungen und Wünsche im Vorfeld detailliert zu klären und diese Schritt für Schritt in einem festen Projektplan umzusetzen. Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen und der Infrastruktur der bereits bestehenden IT-Umgebung dauert diese Phase von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lange. Zudem spielt es eine zeitliche Rolle, ob Sie vom System vorkonfigurierte Workflows, Rollen und Berechtigungskonzepte nutzen, die innerhalb kurzer Zeit einsatzbereit sind - oder Ihre ganz individuellen Nutzungsszenarien mit der neuen Software umsetzen möchten.
Hier eine kurze Übersicht der Faktoren, die maßgeblich über die Einführungs-Dauer entscheiden:

Ist es der erste Einsatz eines DMS - oder ein Wechsel zu einem anderen System?
Soll das DMS aus der Cloud kommen - oder On-Premises im eigenen Unternehmen gehostet werden?
Soll das System auf einen Schlag live gehen - oder Step by Step?
Wie hoch ist der Schulungsbedarf vor der Einführung?

Wie hoch ist der Schulungsaufwand bei einem DMS?

Ein gutes Dokumentenmanagement-System erkennt man an der einfachen Nutzerführung, gut strukturierten und leicht verständlichen Nutzeroberflächen sowie an anwenderfreundlichen Workflows und Schnittstellen, die eine nahtlose Integration des DMS in die alltäglichen Softwareprogramme wie E-Mail, Kollaborationstools oder die Buchhaltungssoftware ermöglichen und die NutzerInnen nicht aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zwingen. Mitarbeitende, die mit dem PC vertraut sind, werden beim Einsatz eines guten DMS also in der Regel keine größeren Schwierigkeiten haben und nach kurzer Zeit vertraut mit dem System arbeiten können. Der Schulungsaufwand steigt und fällt also zum einen mit der Qualität der Software und zum anderen mit dem Know-how und der Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Was ist eine DMS-Schnittstelle? Welche DMS-Schnittstellen gibt es?

Über verschiedene Schnittstellen können Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement-System mit anderen Softwareprogrammen, die Sie im Unternehmensalltag nutzen, verbinden und Daten zwischen den Systemen austauschen. Ein gutes DMS bietet Schnittstellen zu allen gängigen Software-Tools, wie zum Beispiel dem E-Mail-Client, dem Kollaborationstool, dem CRM, aber auch zu weiterverarbeitenden Anwendungen wie der Buchhaltungssoftware, dem Workflow Management System oder der ERP-Software. Wenn das Dokumentenmanagement-System perfekt in Ihre Infrastruktur integriert wird, ermöglicht es ein bereichsübergreifendes Arbeiten und bildet die Drehscheibe für alle wichtigen Unternehmensinformationen.

Wie hängen Workflow- und Dokumentenmanagement zusammen?

Ein Workflow beschreibt die Abfolge einzelner Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses - und wer innerhalb dieses Prozesses für welche Aufgaben und Entscheidungen zuständig ist. In nahezu allen Geschäftsprozessen fallen für gewöhnlich auch Dokumente wie z. B. Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. an, die oft für den weiteren Verlauf des Workflows von Bedeutung sind und allen beteiligten Mitarbeitenden zur Verfügung stehen müssen. Workflows sind also in vielen Fällen untrennbar mit dem Dokumentenmanagement verbunden. Viele Dokumentenmanagement-Systeme bieten von Haus aus schon vorkonfigurierte Workflows zur Archivierung von Dokumenten oder für bestimmte Arbeitsschritte - z. B. in der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertragswesen oder dem Einkauf. Stehen in einem Unternehmen detailliertere, komplexere Arbeitsschritte an der Tagesordnung, lohnt es sich oft, ein eigenständiges Workflow Management System zu beschaffen, mit dem sich individuelle Abläufe umsetzen lassen. Auch dieses System sollte einwandfrei mit dem jeweiligen DMS kommunizieren und im Zusammenspiel einen deutlichen Mehrwert für das Unternehmen erzielen.

Warum ist eine Versionsverwaltung/Versionierung von Dokumenten im DMS wichtig?

In Unternehmen gibt es eine Reihe von Dokumenten, an denen mehrere Personen gemeinsam arbeiten. Ob Auswertungstabellen, Verträge oder Quartalsberichte – bei allen ist eines gefährlich: keine Versionierung zu haben. Diese sorgt dafür, dass in dem Fall, wo ein Dokument versehentlich gelöscht, geändert oder irreparabel geschädigt wurde - aber auch bei illegalen Verschlüsselungen durch Trojaner etc. - jederzeit auf eine Vorgängerversion der jeweiligen Datei zurückgegriffen werden kann. Ein gutes DMS ermöglicht genau dieses Vorgehen und speichert beliebig viele Versionen einer Datei abrufbar in einer Datenbank. Die Versionierung erfolgt direkt, sobald sich der Inhalt, bzw. die Metadaten eines Dokuments ändern oder wenn eine vom Administrator festgelegte Zeit seit der letzten Änderung vergangen ist. Mitarbeitende können zudem transparent und einfach einsehen, wer zuletzt welches Dokument bearbeitet hat.

Kann ich mit einem Dokumentenmanagement-System revisionssicher archivieren?

Mit einem DMS können Sie Ihre Dokumente ganz einfach in Langzeitarchive überführen, die alle geschäftsrelevanten Informationen schnell zugänglich machen und die Dokumente über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht hinweg strukturiert, revisions- und fälschungssicher ablegen. So können auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Dokumentenprozesse transparent nachvollzogen werden.

Erfüllt ein DMS die Vorgaben der DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Regeln bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten auf. Unternehmen, die mit solchen Daten arbeiten (also nahezu alle Unternehmen), müssen deren Sicherheit und Schutz vor unbefugten Zugriffen jederzeit gewährleisten können. Zudem hat jede Person (z. B. Mitarbeitende, Partner und Kunden) das Recht, eine Auskunft darüber zu verlangen, ob, wie lange und für welchen Zweck ihre persönlichen Daten gespeichert werden. Auch kann sie bei Bedarf die Löschung dieser Daten fordern. In diesem Fall muss das jeweilige Unternehmen die Daten strukturiert abrufen können, um innerhalb einer bestimmten Frist auskunftsfähig zu sein. Mit einem DMS können Sie alle Dokumentenprozesse auf ihre DSGVO-Konformität hin überprüfen. Dank verschiedener Such- und Filtermechanismen behalten sie jederzeit den Überblick, finden schnell alle wichtigen Dokumente und können geforderte Datenauskünfte einfach zusammenstellen. Um die Sicherheit und Integrität der Nutzerdaten sicherzustellen, aber auch die tägliche Arbeit im Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten, lässt sich über rollenbasierte Zugriffsberechtigungen exakt bestimmen, wer im Unternehmen welche Daten einsehen und bearbeiten darf. Durch die Versionierung der Dokumente ist zudem jederzeit ersichtlich, wer wann welche Daten eingegeben, verändert oder gelöscht hat.

Kann ich mit einem Dokumentenmanagement-System GoBD-konform arbeiten?

Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) müssen Unternehmen steuerrelevante Dokumente unter bestimmten Auflagen archivieren, die ohne ein Dokumentenmanagement-System nur noch schwer zu erfüllen sind. So reicht es zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen nicht mehr aus, diese einfach nur auszudrucken und abzuheften - die Dokumente müssen im Originalformat archiviert werden. Aber auch eine elektronische Aufbewahrung in Form von Word-, Excel- oder PDF-Dateien auf dem PC bedeutet noch keine automatische GoBD-Konformität. Es müssen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen bezüglich der Dokumente getroffen werden, zum Beispiel:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung
Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Ordnung
Unveränderbarkeit.

Ein DMS hilft Ihnen dabei, diese Kriterien mit geringem Aufwand einzuhalten und GoBD-konform zu arbeiten. Zudem erleichtert das System auch die Vorbereitung und Durchführung einer Betriebsprüfung, indem alle wichtigen Informationen schnell zusammengestellt und der oder dem Prüfenden direkt im DMS zugänglich gemacht werden können.

Welche Vorteile hat die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems an das ERP?

Wenn Sie bereits ein Enterprise Resource Planning System (ERP) im Einsatz haben, bringt Ihnen das Zusammenspiel mit einem DMS weitere Vorteile. So können zum Beispiel im ERP-System erstellte Dokumente über das DMS automatisch in digitalen Archiven zusammengeführt und revisionssicher gespeichert werden. Über die Vergabe von Metadaten lassen sich diese Dokumente schnell und einfach finden und nach beliebigen Informationen durchsuchen. Durch die enge Verzahnung beider Systeme können sowohl elektronische als auch papierbasierte Dokumente über das DMS erfasst, geprüft und ohne Medienbrüche in die jeweiligen Geschäftsprozesse geleitet werden. So wird das ERP-System fortlaufend mit aktuellen Daten bestückt. Aber auch andersherum können fehlende Daten, die den Dokuentenprozess stagnieren lassen, aus dem ERP abgerufen werden.
Im Idealfall kann das DMS über bereitgestellte Schnittstellen so in das ERP-System integriert werden, dass die wichtigsten Funktionen direkt über die Nutzeroberfläche des ERP abrufbar sind, ohne die Software wechseln zu müssen. So können AnwenderInnen in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten und sparen wertvolle Zeit. Die Kopplung des DMS an das ERP-System beschleunigt spürbar die Dokumentenprozesse und macht sie weniger anfällig für Fehler. Im ERP kann so mit sauber erfassten und sorgfältig geprüften Daten die Weiterverarbeitung stattfinden.

Kann ich mit einem DMS meine gewohnten Programme weiternutzen?

Wenn das ausgewählte DMS über die notwendigen Schnittstellen zu ihren alltäglich genutzten Softwareprogrammen (E-Mail, MS Office, Kollaboration, Buchhaltungssoftware etc.) verfügt, können Sie die DMS-Funktionen nutzen, ohne dabei ihre gewohnten Programme verlassen zu müssen. Dies spart wertvolle Zeit und vereinfacht den Dokumentenprozess enorm.

In welchen Bereichen kann ein Dokumentenmanagement-System genutzt werden?

Ein DMS kann grundsätzlich in allen erdenklichen Bereichen eines Unternehmens, in dem digitale oder papierbasierte Dokumente erzeugt oder empfangen werden, zum Einsatz kommen. Ganz egal, wie groß oder klein das Unternehmen ist, ein Dokumentenmanagement-System wird sich in den allermeisten Fällen lohnen und einen positiven Effekt auf Kosten, Ressourcen und Durchlaufzeiten haben. Bereiche, in denen ein Dokumentenmanagement-System zum Einsatz kommen kann sind unter anderem:

Rechnungseingang
Einkauf- und Beschaffung
Personal- und Stammdatenmanagement
Vertragsmanagement
Lieferantenmanagement

Welche Lizenzmodelle gibt es bei einem Dokumentenmanagement-System?

Die gängigsten Varianten für das Betreiben eines Dokumentenmanagement-Systems sind die Lizenzmodelle On-Premises, Hybrid und Cloud. Bei der On-Premises Variante können Sie das DMS-System ganz nach Ihren Vorstellungen und Anforderungen selbst im eigenen Rechenzentrum hosten und die Dokumente entsprechend auf den eigenen Systemen archivieren. Zudem wird oft die Möglichkeit einer hybriden Variante angeboten, bei der zusätzlicher Cloud-Speicher vom Anbieter in Anspruch genommen werden kann. Möchten Sie das Hosting des Dokumentenmanagement-Systems vertrauensvoll in andere Hände geben, entscheiden Sie sich für die Cloud-Variante, bei der Sie die aufwändigen Kosten für die Beschaffung, Wartung und den Betrieb der Speichersysteme einsparen - bei gleichbleibend hoher Sicherheit, Performanz und Revisionskonformität.

Welche Dokumente kann man mit einem Dokumentenmanagement-System bearbeiten?

Dokumente jeglicher Art gehören in großen wie kleinen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Ob Angebote, Auftragsunterlagen, Rechnungen oder auch allgemeiner Schriftverkehr, Formulare, Briefvorlagen und Präsentationen – die Liste benötigter Dokumentarten lässt sich je nach Art des jeweiligen Unternehmens weiter ergänzen. Ein Dokumentenmanagement-System kann eine Vielzahl an Dateitypen verarbeiten und hilft dabei, Dokumente aus den verschiedensten Kanälen und Systemen zu digitalisieren, strukturieren und flexibel abrufbar zu machen.

Wie funktioniert die Digitale Signatur?

Die Digitale Signatur hilft dabei, den Dokumentenprozess flexibler zu gestalten, indem wichtige Unterschriften und Freigaben nicht mehr mühsam in ausgedruckter Form eingeholt werden müssen, sondern zeitsparend, rechtskonform und einfach digital geleistet werden können. So können von überall und zu jeder Zeit – zum Beispiel auch aus dem Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder an anderen Unternehmensstandorten – Dokumente wie Rechnungen, Verträge etc. digital unterschrieben und der Dokumentenprozess somit um ein Vielfaches beschleunigt werden. Zudem sparen Sie den umständlichen Ausdruck der Dokumente und leisten Ihren Anteil an einer nachhaltigen und umweltschonenden Arbeitsweise. Die Software zur Digitalen Unterschrift kann auch bei renommierten deutschen Unternehmen und zusammen mit zertifizierten Vertrauensdienstanbietern erworben werden – eine sinnvolle Alternative zu US-Anbietern in Hinblick auf die Sicherheit sensibler Geschäftsdaten.

Wofür steht OCR?

Für die Erfassung von Dokumenten spielt die OCR-Technologie eine ganz besondere Rolle, mit dem Ziel, papierbasierte Dokumente wie z. B. Rechnungen oder Verträge schnell und einfach digital verfügbar zu machen. Die OCR-Software sorgt dafür, dass die Erkennung, Klassifizierung und Zuordnung jeglicher eingehender Dokumente im Unternehmen beschleunigt und Durchlaufzeiten so reduziert werden können: die vom OCR-System ausgelesenen Papierdokumente werden vom Dokumentenmanagement-System automatisch anhand verschiedener Regeln und Muster erkannt und klassifiziert. Das System speichert direkt ab, um welche Art von Dokument es sich handelt und stellt wichtige Informationen wie Namen, Adressen, Beträge, Umsatzsteuer-ID etc. in Textform zur Verfügung. Die Vorteile: Die benötigten Daten müssen nicht mehr umständlich manuell abgetippt und in die Folgesoftware übertragen werden - und es kann jederzeit eine Volltextsuche im Archiv oder in der Cloud durchgeführt werden, um schnell an relevante Daten zu gelangen.

Schluss mit Papierchaos!Revolutionieren Sie Ihre Dokumentenprozesse mit dem digitalen Dokumentenmanagement-System d.velop documents!