Der Einsatz von PANFLOW im Management of Change bei SABIC

 
Änderungsmaßnahmen an technischen Anlagen und Herstellungsprozessen werden bei SABIC einem formellen Prozess unterzogen, damit sowohl der Schutz von Mitarbeitern und Umwelt als auch die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen jederzeit sichergestellt sind. Um diese Haltung zusätzlich zu bestärken, führt das Unternehmen innerhalb der Qualitätskontrolle sogenannte „Audits“ durch, in denen durch unabhängige, systematische Untersuchungen beurteilt wird, ob durchgeführte Maßnahmen und deren Ergebnisse den vorangegangenen Planungen entsprechen.

Die Umsetzung des gesamten Change Management Prozesses erfolgte bis vor einiger Zeit papierbasiert – und wenig effektiv: Formulare und Checklisten wurden ausgedruckt, mit in die Anlagen genommen, ausgefüllt, zurück in das System gespeist und an den jeweils zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.

 
Zielsetzung und Auftrag an Panvision

 
Um Zeit und Kosten zu sparen, alle vorgenommenen Änderungen genau zu dokumentieren und im Rahmen des Qualitätsmanagements vorgenommene Audits sicher zu bestehen, hat sich das Unternehmen entschlossen, den komplexen Prozess mit dem Workflow Management System PANFLOW zu digitalisieren. Die Software soll nun dabei helfen, erforderliche Änderungsmaßnahmen genehmigen zu lassen, diese mit minimalen Auswirkungen auf den laufenden Betrieb und die Umwelt durchzuführen und den gesamten Prozess lückenlos zu dokumentieren.

 
Der Workflow im Detail

 
Steht bei SABIC eine Änderung bevor, besprechen sich zunächst alle Beteiligten, und legen einen hauptverantwortlichen „Projektzieher“ fest, der den Workflow anstoßen oder – falls dieser bereits von einer anderen Person initiiert wurde – mit zusätzlichen Informationen versehen kann. Die Angaben werden in PANFLOW über flexibel erstellbare Formulare erfasst und anschließend von speziellen Gremien bewertet.

Im darauffolgenden Workflow-Schritt wird entschieden, ob das Projekt zur jeweiligen Änderungsmaßnahme angenommen, abgelehnt oder in einen vorübergehenden Warte-Status versetzt wird. Nach erfolgter Freigabe findet eine weitere Besprechungsrunde statt, die ebenfalls gestützt durch den Workflow organisiert und protokolliert wird. Die verantwortlichen Teilnehmer unterschreiben anschließend digital und geben damit das Projekt für die Bearbeitung frei.

Zur Gewährleistung der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Änderungen müssen unter anderem bestehende Dokumentationen angepasst werden. Für diesen Vorgang werden in PANFLOW vorgefertigte und erweiterbare Checklisten bereitgestellt, in denen angekreuzt werden kann, welche Anpassungen notwendig sind und welcher Mitarbeiter hierfür verantwortlich ist. Die Mitarbeiter können anschließend selbst einsehen, welche Dokumentationen von ihnen abgeschlossen werden müssen.

Nach Durchführung der Änderungsmaßnahme erfolgt die Übergabe, wobei Innerhalb des Workflows festgelegt ist, welche Bereiche zu prüfen sind. Die in dem Fall relevanten Punkte können ebenfalls aus einer in PANFLOW gepflegten Liste ausgedruckt und mit in die Anlagen genommen werden. Das ausgefüllte Dokument geht an einen Mitarbeiter zurück, der die Angaben in den Workflow aufnimmt.

Nach der Übergabe können optionale weitere Arbeitsschritte beschlossen werden. Etwa, wenn es sich um eine zeitlich begrenzte Änderung handelt, die nach Ablauf einer bestimmten Zeit wieder zurückgenommen wird. Für Situationen, in denen der Workflow nicht den vorgegebenen Weg gehen kann, wurden in PANFLOW zwei Sonderlösungen entwickelt. Dies ist zum einen der „Eilige MOC“, der im Fall einer sehr hohen Umsetzungsdringlichkeit einer Änderung direkt zur Besprechung und anschließend in die Umsetzung übergeht. Zum anderen gibt es das sogenannte „Scope-Change-Szenario“, das etwa angestoßen wird, wenn es zusätzliche oder unerwartete Änderungen zu genehmigen gilt, aufgrund derer der ursprüngliche Workflow gestoppt werden muss.