Wie das Unternehmen Bahlsen PANFLOW in der
Artikelproduktion einsetzt

 
Von der Rezeptur bis hin zur Platzierung der Produkte in den Regalen der Kaufhäuser läuft bei Bahlsen ein komplexer Workflow ab, der die Aufgaben und Zuständigkeiten eines interdisziplinär arbeitenden Teams regelt. Dieser Workflow wurde 2001 zunächst auf Basis von Lotus Notes abgebildet, was lange Einarbeitungszeiten, wenig Transparenz sowie mangelnde Berechtigungs- und Reportingmöglichkeiten mit sich brachte.

 
Ziel bei Bahlsen war es demnach, ein Workflow Lösung einzusetzen, mit dem es fortan möglich sein sollte, die aufgeworfenen Problematiken der Lotus Notes-Anwendung zu lösen und weitere Prozessoptimierungen anzugehen. Gesucht wurde die neue Workflow Lösung über eine Ausschreibung, bei der Panvision mit dem Workflow Management System PANFLOW überzeugen konnte und den Zuschlag erhielt.

Der nun mit PANFLOW umgesetzte Workflow bildet den Prozess der Generierung neuer Artikel von der Spezifikation durch das Marketing bis zur ersten Produktion digital ab und passt sich dem kontinuierlichen Change Management Prozess bei Bahlsen flexibel an.

 
Der Workflow im Detail

 
Angestoßen wird der Workflow durch die Neueinführung, Reaktivierung oder Änderung eines Produkts oder durch bevorstehende saisonale Ereignisse. Das Workflow-Formular sammelt dabei alle benötigten Informationen ein, um die Machbarkeit zu prüfen und erste Kostenabschätzungen zu erhalten. Um die zur Produktion benötigten Kapazitäten und Ressourcen festzulegen, werden zudem die geplante Absatzmenge, das Produktionswerk sowie bei Bedarf weitere Informationen (Mischungsverhältnisse etc.) angegeben.

Im Falle der Anpassung bereits bestehender Produkte können deren Spezifikationen über eine Schnittstelle aus SAP direkt in den Workflow übertragen werden. Soll ein neuer Artikel spezifiziert werden, holt der Workflow die jeweilige Rezeptur sowie Angaben zur Verpackung und Mindesthaltbarkeit ein und veranlasst die Streichung der „ausgedienten“ Artikelnummer.

Anschließend werden weitere Freigabeschritte durchlaufen, innerhalb derer die Produktion, das Controlling des herstellenden Werkes, das Controlling der verkaufenden Vertriebsgesellschaft, das Verpackungsmanagement, die Logistik und die internationale Mengenplanung bestimmte Aktionen genehmigen müssen. So können etwa Ergänzungen oder Änderungen der ursprünglichen Angaben sowie weitere Kostenberechnungen vorgenommen werden.

Panvision hat in enger Zusammenarbeit mit Bahlsen einen Produktionsworkflow entwickelt, der alle Schwierigkeiten, die die zuvor verwendete Lotus Notes-Anwendung mit sich brachte, flexibel und souverän meistert: Am Workflow beteiligte Mitarbeiter können nun jederzeit sehen, welcher Arbeitsschritt als nächstes ansteht und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Ist eine verantwortliche Person abwesend, kann der Prozess über eine im Workflow hinterlegte vertretungsberechtigte Person umgeleitet werden, bzw. im Notfall durch den Administrator eine solche Person kurzfristig ernannt werden. Zudem kann die Soll-Bearbeitungszeit der einzelnen Workflow-Schritte festgelegt und somit sichergestellt werden, dass der Workflow nicht stagniert. Über ein Ampel-System hat der Nutzer jederzeit einen Überblick über den Status, in dem sich der Prozess gerade befindet und wird zusätzlich per E-Mail benachrichtigt, sobald Reaktionszeiten nicht eingehalten werden.

Dank des flexiblen Rollenkonzepts können Zugriffsberechtigungen speziell auf die unterschiedlichen Nutzergruppen und deren Anforderungen zugeschnitten werden, was den Workflow für jeden Nutzer so schlank wie möglich hält und gleichzeitig sensible Daten und Informationen schützt.

Um dem Workflow Informationen zu entnehmen oder hinzuzufügen, können Daten zum Beispiel nach SAP oder Excel exportiert oder aber externe Dokumente an den Prozess angehängt werden. Durch seine vielfältigen Reporting-Möglichkeiten können mit PANFLOW bestimmte Produktionsschritte bereits während des laufenden Workflows auf ihre Effizienz hin überprüft werden und bei Bedarf gezielte Änderungen vorgenommen werden.