Digitaler Workflow für Evonik Sponsorings

Bei einem Großkonzern wie Evonik ist das Sponsoring ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Dabei ist der Essener Spezialchemiekonzern nicht nur als Hauptsponsor auf den Trikots des Bundesligisten Borussia Dortmund zu sehen, auch Projekte aus den Bereichen Kultur und Bildung werden unterstützt.
Um den internen Workflow von Sponsoring-Anfragen zu vereinfachen, hat Panvision eine Anwendung entwickelt, die diesen Prozess steuert. Zusätzlich kann die Software zu Auswertungs- und Dokumentationszwecken genutzt werden.

Sponsoring gilt allgemein als Methode der Kommunikationsarbeit innerhalb von Unternehmen. Hierbei stellt ein Sponsor einem Gesponserten Geld, Sachgegenstände oder generelle Dienstleistungen zur Verfügung. Im Gegenzug dafür erbringt der Gesponserte meist bestimmte Gegenleistungen. Hiermit verfolgen Unternehmen in der Regel neben der Steigerung ihrer Außenwahrnehmung, der Imageverbesserung, der Ansprache bestimmter Zielgruppen sowie der Steigerung der Mitarbeitermotivation auch Umsatz- und Absatzziele, sowie die Steigerung von Markenwerten und Marktanteilen.

Einfacher und effizienter

In der von Panvision entwickelten Anwendung durchlaufen Sponsoring-Aufträge von der Anfrage bis zur Freigabe einen festgelegten Workflow. Erst wenn alle Prozessschritte abgeschlossen sind, ist das Sponsoring genehmigt. Dadurch wird die Durchlaufzeit der Anfragen einerseits verkürzt, andererseits wird mit der vollständigen Dokumentation jedes einzelnen Schrittes absolute Revisionssicherheit gewährleistet.

Mittels eines praktischen Benachrichtigungssystems werden die Reaktionszeiten gezielt gesteuert. Ist in bestimmten Situationen eine Handlung erforderlich, wird der dafür zuständige Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen per E-Mail daran erinnert. Dadurch werden Verzögerungen bei der Bearbeitung von Sponsoringanfragen vermieden und wichtigen Fristen eingehalten.

In der Applikation können Administratoren Statistiken über alle Vorgänge einsehen und die gewonnenen Daten zu Auswertungszwecken weiterverarbeiten. Die Informationen dienen als Datengrundlage für Prüfungen durch interne und externe Auditoren sowie für die allgemeine  Berichterstattung in Corporate Responsibility Reporten. 

Die von Panvision individuell für den Konzern entwickelte Web-Applikation wurde nahtlos in das bereits bestehende Markenwelt-Portal von Evonik eingebunden. Durch die Einhaltung der Corporate-Design-Vorgaben von Evonik ist die Benutzung der Anwendung für die Mitarbeiter intuitiv und selbsterklärend.

Darüber hinaus kommuniziert die Sponsoring-Software mit anderen Programmen, wie etwa der Clearing-Applikation. Wenn ein Sponsoring-Auftrag genehmigt wurde, wird automatisch ein Clearing-Prozess zur Prüfung des Corporate Designs angestoßen.

Entstanden ist ein Tool, das die Effzienz der Sponsoring-Prozesse bei Evonik deutlich steigert und wichtige Prozessschritte automatisiert.