Die Entwickler von Panvision haben sich gründlich mit unseren Arbeitsprozessen auseinandergesetzt und schnell erkannt, was wir eigentlich brauchen - das fiel uns im Wettbewerb positiv auf.

Thomas Kohl

Geschäftsführer und kaufmännischer Direktor des ZEW

Europaweite Ausschreibung beim ZEW mit PANFLOW gewonnen

Panvision und die affinis consulting GmbH haben als Bietergemeinschaft den Zuschlag in der europaweiten Ausschreibung für ein webbasiertes Workflowsystem des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) erhalten. Insgesamt sechs Prozesse wird Panvision für das renommierte Wirtschaftsforschungsinstitut, das Mitglied in der Leibniz-Gemeinschaft ist, umsetzen. Somit hat sich das Essener Software-Unternehmen in drei Wettbewerbsrunden in einem Feld von 49 Bewerbern durchgesetzt.
„Wir freuen uns sehr über den Zuschlag“, sagt Hermann Lüpken, Mitglied der Geschäftsführung von Panvision. „PANFLOW ist innovativ und zukunftsfähig, das hat die gewonnene Ausschreibung bewiesen. Außerdem haben wir gezeigt, dass wir komplexe Geschäftsprozesse optimieren und entsprechende Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen bilden können.“

Sechs digitale Workflows wird Panvision nun für das ZEW umsetzen: Stundenmeldungen und Einstellung von Wissenschaftlern, Fehlzeitmeldungen, Projektmanagement, Dienstreiseabwicklung und Beschaffung. In Teilen müssen die ZEW-Mitarbeiter bei diesen Aufgaben noch auf konventionelle Instrumente wie Excel-Tabellen, Papierformulare und E-Mails zurückgreifen, deren Verwendung zeitintensiv und benutzerunfreundlich ist. Gleichzeitig basiert die vorhandene IT-Unterstützung dieser Projekte auf unterschiedlichen IT-Systemen, die nur teilweise miteinander kommunizieren können.

Keine Insellösungen mehr

Die Einführung des Workflowsystems PANFLOW  soll zum einen dazu dienen, dass die bisherigen papiergebundenen Prozesse durch elektronische Workflows ersetzt werden. Zum anderen wird die neue Software dafür sorgen, dass diese Prozesse unternehmensweit ganzheitlich verlaufen und keine Insellösungen bleiben. „Etwa 70 Prozent der Prozessrealisierung können wir standardmäßig mit PANFLOW abbilden“, verdeutlicht Hermann Lüpken. „Es gibt aber auch einige Herausforderungen, zum Beispiel müssen wir noch Schnittstellen zu den vorhandenen Drittsystemen entwickeln.“

Besonders mit diesem Know-how konnte das Essener Unternehmen im Wettbewerb punkten: „Die Entwickler von Panvision konnten plausibel darlegen, dass sie die erforderlichen Schnittstellen zwischen der Workflow-Software, unserem ERP-System MACH und weiteren beteiligten Drittsystemen herstellen können“, kommentiert Thomas Kohl, Geschäftsführer und kaufmännischer Direktor des ZEW, die Entscheidung. Eigens für die Präsentation haben die Entwickler einen Entwurf der Weboberfläche vorbereitet und am Beispiel einer Schnittstelle zwischen PANFLOW und einem ERP-System in Echtzeit aufgezeigt, wie PANFLOW mit Drittsystemen kommuniziert. „So konnten wir uns ein Bild davon machen, wie die Arbeitspraxis mit der fertig eingerichteten Software wohl aussehen wird“, sagt Thomas Kohl.

Überzeugt hat das Panvision-Team auch mit seiner Bewerbungspräsentation, für die es in Teilen den Prozess umgesetzt hat, der das größte Optimierungspotenzial bietet. „Wir haben uns für die Stundenmeldung entschieden, weil es bei diesem Prozess aus unserer Sicht den größten Handlungsbedarf gibt“, erklärt Hermann Lüpken.  Da die meisten der ZEW-Mitarbeiter projektbezogen arbeiten, müssen sie bislang manuell erfassen, wie viele Stunden Arbeitszeit für welches Projekt sie bereits investiert haben. Die bisherigen Excel-Tabellen werden jetzt durch Web-Formulare im Intranet ersetzt, in denen die Arbeitszeit erfasst wird. Automatische Erinnerungsfunktion und Eskalationsszenarien sorgen dafür, dass die Daten rechtzeitig ins System gelangen. Die Reports kann man dabei per Knopfdruck aus der Datenbank abrufen.

Einen weiteren Vorteil bietet die Anbindung an das Buchungssystem MACH und die Personalverwaltungssoftware TDS. Dank der Schnittstellen werden Personalkosten künftig nicht mehr manuell, sondern automatisch gebucht. Thomas Kohl vom ZEW ist überzeugt: Die neue Lösung wird dem Wirtschaftsforschungsinstitut dabei helfen, Zeitaufwand und Fehlerquoten zu verringern.  „Die Entwickler haben sich gründlich mit unseren Arbeitsprozessen auseinandergesetzt und schnell erkannt, was wir eigentlich brauchen - das fiel uns im Wettbewerb positiv auf“, erzählt der ZEW-Geschäftsführer.

Die intensive Arbeit der letzten Monate hat sich gelohnt: Das ambitionierte Projekt wird nun Anfang Januar starten.