„Ihre Ideen sind Teil unserer Zukunft“:
Wie die SIGNAL IDUNA Gruppe ihr Ideenmanagement mit dem Workflow Management System PANFLOW koordiniert

Die Anfänge des Ideenmanagements bei SIGNAL IDUNA lassen sich bis in das Jahr 1955 zurückverfolgen, wo man bereits erkannte, dass niemand besser dafür geeignet ist, Ideen zu entwickeln und diese als Verbesserungsvorschläge einzureichen, als die eigenen Mitarbeitenden.
2002 wurde in einer Vereinbarung zum Betrieblichen Vorschlagwesen schriftlich fixiert, dass die Vorstände und Geschäftsführungen die jeweiligen Führungskräfte fortan aktiv dazu anhalten sollen, die Mitarbeitenden zum Einreichen ihrer Ideen zu motivieren.

Da diese Unternehmensphilosophie erfolgreich zum wirtschaftlichen Gewinn und auch zur Motivation und stärkeren Identifikation mit dem Unternehmen beitrug, wurde der Prozess vom Einreichen einer Idee bis zu ihrer Umsetzung im Jahr 2009 formalisiert und das Ideenmanagement IDEE+ eingeführt.

 
Aufgrund der großen Belegschaft und vieler Randbedingungen, die zu berücksichtigen sind, wenn eine Idee in die Tat umgesetzt werden soll, war man sich bei SIGNAL IDUNA schnell bewusst, dass die zu koordinierende Menge an Informationen und Zuständigkeiten zukünftig digital aufbereitet und zugänglich gemacht werden muss.

Hierfür sollte das Workflow Management System PANFLOW zum Einsatz kommen, das dabei unterstützt, die Vorschläge und Ideen aller Mitarbeitenden aus dem Innen- und Außendienst sowie der Auszubildenden digital zu erfassen, zu bewerten und in die Umsetzungsphase zu begleiten.

Um den Workflow in eine benutzerfreundliche Arbeitsoberfläche einzubetten und die Belegschaft mit aktuellen und interessanten Informationen rund um das Thema IDEE+ zu versorgen, wurde auf Basis des Content Management Systems PANSITE ein Anwender-Portal für das Ideenmanagement entwickelt. Abhängig von den Nutzerrechten eines jeweiligen Mitarbeitenden kann dieser bestimmte Rollen innerhalb des Workflows annehmen, auf verschiedene Navigationsbereiche zugreifen oder sogar administrative Tätigkeiten ausüben. Zudem können die Nutzer – entsprechend ihrer Funktion innerhalb des Workflows – die für sie aktuell relevanten Vorgänge einsehen und sich jederzeit einen Überblick darüber verschaffen, welchen Status ein Vorgang gerade hat und wo derjenige eventuell selbst tätig werden muss.

Einreichen der Idee
Bis eine Idee in die Tat umgesetzt wird, bedarf es meist mehrerer Instanzen, die über die Realisierung entscheiden. Der Ideen-Workflow beginnt jedoch zunächst immer gleich: mit dem Eintrag der Idee in das System durch den Ideengeber. Hierfür müssen zunächst wichtige Eckdaten zur Idee angegeben werden, damit diese sich kategorisieren und später in den verschiedenen Themenbereichen leichter wiederfinden lässt. Um dem Einreichenden die Kategorisierung zu erleichtern, stehen ihm zwei Dropdown-Auswahllisten mit vorgegebenen Stichworten und Aktionskennzeichen zur Verfügung, die vom jeweiligen Administrator angelegt und bei Bedarf aktualisiert werden. Für die genaue Beschreibung der Idee (Titel, Beschreibung des Ist-Zustands, Beschreibung der Idee, Hinweise zum Nutzen), verfügt das Formular über mehrere Freitext-Felder, von denen manche verpflichtend aufgefüllt werden müssen, sowie die Möglichkeit zum Dateiupload. Hier gilt die Devise „je genauer desto besser“, denn eine detaillierte Beschreibung erleichtert die Erstellung eines eventuell notwendigen Gutachtens, auf das im Folgenden noch eingegangen wird.

Nach dem Prinzip „4 Augen sehen mehr“, besteht die Möglichkeit, sich bezüglich der Entwicklung und Formulierung einer Idee von Vorgesetzten, Kollegen, dem Betriebsrat, einem Ideengutachter oder Ansprechpartnern beim Ideenmanagement beraten und coachen zu lassen. Erfahrungsgemäß steigt dadurch zum einen die Chance auf eine Umsetzung und Prämierung der Idee, zum anderen können mit einer qualitativ hochwertigen Skizzierung des Vorschlags Rückfragen und lange Prüfzeiten vermieden werden. Der gewünschte Ideen-Coach kann über eine im Formular eingebaute Suche ausgewählt und direkt kontaktiert werden. Zudem besteht auch die Möglichkeit, einen Gruppenvorschlag einzureichen und weitere Mitarbeitende in den Prozess mit einzubinden.

 
Möchten Einreichende aus unterschiedlichsten Gründen gern anonym bleiben, kann das Formular auch ohne Namenszuordnung abgesendet werden. Hierbei kann entschieden werden, ob die Idee vollständig anonym eingereicht werden soll oder der Ideengeber allein für die beteiligten Gutachter, nicht aber für andere Mitarbeitende oder Vorgesetzte sichtbar ist.

Um an einer Idee zu arbeiten oder diese erst zu einem späteren Zeitpunkt einzureichen, ist es jederzeit möglich, diese zwischenzuspeichern, bestehende und eigene offene Vorgänge im System aufzurufen und sich alle Vorgänge auflisten zu lassen, bei denen man selbst (z. B. als Coach) reagieren muss. 

Prüfen der Idee
Die Erstprüfung der eingereichten Idee erfolgt durch den Ideenmanager, der kontrolliert, ob es sich um eine Idee im Sinne der Betriebsvereinbarung handelt und ob eine vergleichbare Idee bereits eingereicht wurde. Ist letzteres der Fall, wird der Ideen-Einreicher darüber informiert. Nach erfolgter Prüfung hat der Ideenmanager die Möglichkeit, direkt über die Umsetzung der Idee zu entscheiden – oder bis zu fünf Ideen-Gutachter hinzuzuziehen.

Das Gutachten
Für jeden Geschäftsbereich und jedes Tochterunternehmen der SIGNAL IDUNA wird im Workflow-System mindestens ein Ideengutachter inklusive Stellvertreter benannt. Dieser prüft die Idee, stimmt das Ergebnis intern oder gegebenenfalls ressortübergreifend ab und stellt dem Ideenmanager über den Workflow ein Gutachten inkl. Umsetzungsentscheidung zur Verfügung. Um die eingereichte Idee sowie die Sichtweise des Ideengebers besser nachvollziehen und so das Gutachten problemfrei erstellen zu können, ermöglicht der Workflow eine direkte Kommunikation zwischen Ideengebern und Ideengutachtern.

Einbeziehen des Betriebsrats
Ideen, die zwar umgesetzt oder in die Planung mit aufgenommenen werden, aber aus Sicht des Ideengutachters und des Ideenmanagements nicht prämiert würden, werden vor einer endgültigen Entscheidung und Benachrichtigung des Ideengebers einem für das Ideenmanagement zuständigen Betriebsrat vorgestellt. In einem gemeinsamen Gespräch kann dann die Entscheidung des Ideenmanagers erläutert und gegebenenfalls im Einvernehmen mit dem Betriebsrat abgeändert werden.

Mitteilung der Entscheidung
Im Regelfall überprüft das Ideenmanagement zum Schluss das Gutachten des Ideengutachters im Sinne einer Supervision, entscheidet über die Art und Höhe der Prämierung und teilt dem Ideengeber mit, ob die Idee angenommen, abgelehnt oder zur Überarbeitung zurückgesendet wird. Die Höhe der Umsetzungsprämie wurde in Stufen festgeschrieben. Die Höhe des Nutzens für Ideen, deren Wert nicht berechenbar ist, wird durch ein Schätzverfahren mit einer Bewertungsmatrix durch den Gutachter und das Ideenmanagement festgelegt.

Der Ideen-Marktplatz
Bereits genehmigte und gegebenenfalls prämierte Ideen werden im Ideen-Marktplatz veröffentlicht. Hier stehen den interessierten Mitarbeitenden verschiedene Mechanismen zur Verfügung, um gezielt nach Ideen zu suchen, z. B. über die Eingabe der Vorschlagnummer, des jeweiligen Aktionskennzeichens, über eine Stichwort-Filterfunktion oder über die Titelsuche. Zu jeder Idee findet sich zusätzlich eine kurze Beschreibung, inklusiver aller Gutachten und Entscheidungen durch die verschiedenen IDEE+ -Instanzen.

Fazit
Das auf dem PANFLOW-Workflow basierende Ideenmanagement unterstützt nicht nur die Geschäftsleitung bei ihrem Bestreben um stetige Optimierung der Produkt-, Prozess- und Servicequalität, sondern verstärkt auch die Motivation der Mitarbeitenden sowie ihre Identifikation mit der SIGNAL IDUNA. „Aufgrund der einfachen und intuitiven Bedienung konnte sich IDEE+ schnell als fester Bestandteil der Unternehmenskultur etablieren und hilft dabei, das Ideenpotenzial aller Mitarbeitenden – nicht nur das des Managements und der Expertinnen und Experten – gewinnbringend zu nutzen“, erklärt Milton Merlano, zuständig für das Ideenmanagement, und fügt hinzu: „Im Vordergrund stehen nun für das ganze Unternehmen die Freude an Innovationen und die Bereitschaft, alte Prozesse zu hinterfragen und neue Wege zu gehen.“