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Die neue Software sollte uns eine bessere Kontrolle im Bereich Einkauf ermöglichen, und das ist aus unserer Sicht gut gelungen. Alle anderen Systeme, die auf dem Markt waren, haben unseren Bedürfnissen nicht entsprochen.
Tino Badziong
Leiter Bereich Einkauf, Kaiserswerther Diakonie
Investitionscontrolling mit PANFLOW bei der Kaiserswerther Diakonie
Wie PANFLOW eingesetzt wird, um die Arbeitsabläufe im Bereich Einkauf zu optimieren
Die Kaiserswerther Diakonie ist im Sozial-, Gesundheits- und Bildungswesen tätig und zählt mit rund 2.600 Beschäftigten in den Sozialen Diensten, der Altenhilfe, der Bildung und Erziehung, sowie in zahlreichen Fachkliniken zu den großen diakonischen Unternehmen in Deutschland.Die Ausgangssituation bei der Kaiserswerther Diakonie
Bislang wurden Investitionspläne und Genehmigungen bei der Kaiserswerther Diakonie per Hand in Excel gepflegt. Da viele Mitarbeiter gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten mussten, wurde der Prozess des Investitionscontrolling schnell unübersichtlich und der Wunsch nach einem transparenten, kostenbewussten Einkauf und dem damit einhergehenden Einsparungspotenzial immer größer.
Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die Kaiserswerther Diakonie für das Workflow Management System PANFLOW entschieden, mit dem die Arbeitsabläufe im Bereich Einkauf optimiert und gleichzeitig mehr Transparenz, Sicherheit und Kontrolle geschaffen werden sollten.
Im Vordergrund stand dabei die Frage: Wer soll was zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form bearbeiten? „Alle anderen Systeme, die auf dem Markt waren, haben unseren Bedürfnissen nicht entsprochen“, erzählt Tino Badziong, Leiter des Bereichs Einkauf bei der Kaiserswerther Diakonie. Die Entscheidung fiel auf PANFLOW, weil Investitionscontrolling eine typische Aufgabe ist, die man mit diesem Workflow Management System lösen kann.
„Wir haben uns strikt an den Anforderungen des Kunden orientiert“, berichtet der federführende Software-Entwickler Dr. Frank Fetthauer von Panvision. Vorausgegangen sind mehrere Gespräche, bei denen die zuständigen Projektverantwortlichen erst die Investitionsprozesse gemeinsam gründlich geprüft und anschließend die genauen Ziele formuliert haben. „Viele Aspekte, an die wir gar nicht gedacht haben, sind uns erst bei diesen Beratungsgesprächen bewusst geworden“, ergänzt Badziong.
Der Workflow im Detail
Die neue Software ermöglicht den Nutzern nicht nur eine vollständige Übersicht über die geplanten Investitionen und der sie betreffenden Kostenstellen, sondern sie gibt auch Auskunft über deren Status und die beantragten bzw. noch freien Beträge. Aus der Übersicht heraus können die Mitarbeiter Auszahlungen beantragen oder schnell und einfach Genehmigungen aus den Fachabteilungen einholen, da ihre Daten mit entsprechenden Formularen verknüpft sind. Wird eine Bestellung abgelehnt, kann der Mitarbeiter in einem Kommentarfenster sofort die Begründung einsehen. Die Bearbeitungszeiten sind somit kürzer, die Zuständigkeiten klarer und die Gesamtzahl von Formularen wird reduziert, was eine enorme Entlastung für das Unternehmen bedeutet. Darüber hinaus lässt sich der jährliche Investitionsplan problemlos ins Workflow Management System importieren, den die berechtigten Mitarbeiter anschließend editieren und ergänzen können.
Das Ergebnis
Mit dem Ergebnis zeigt sich der Einkaufsleiter der KWD sehr zufrieden. „Früher wurden unsere Investitionspläne per Hand in Excel gepflegt, es war sehr unübersichtlich, da zu viele Mitarbeiter daran gearbeitet haben“, so Badziong. Jetzt werden die Daten zentral verwaltet, und durch die Historienfunktion sind alle Prozesse jederzeit von überall nachvollziehbar. „Die neue Software sollte uns eine bessere Kontrolle im Bereich Einkauf ermöglichen, und das ist aus unserer Sicht gut gelungen“, zieht Badziong sein Fazit. „Wir wissen nun zu jeder Zeit, in welchem Kostenrahmen wir uns bewegen“. Entstanden sei ein Kontrollinstrument, das mehr Transparenz, aber auch mehr Sicherheit verspricht, da man in den Arbeitsprozess viel schneller und einfacher eingreifen kann. Außerdem sorgt das System dafür, dass notwendige Informationen wie Genehmigungen der Fachabteilungen eingeholt werden. Laut Badziong birgt dies ein enormes Einsparungspotenzial, weil die Mitarbeiter nun viel kostenbewusster einkaufen.
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