Fraunhofer IPT digitalisiert seine Unternehmensprozesse mit dem Workflow Management System PANFLOW

Frau Lehan, welchen Stellenwert hat die Digitalisierung von Prozessen im Fraunhofer IPT?

„Die interne Abstimmung und Koordinierung einzelner Arbeitsschritte in Gesprächen, per E-Mail oder auch auf Papier von Büro zu Büro ist mittlerweile nahezu undenkbar geworden, weil die notwendige Zeit dafür einfach nicht mehr vorhanden ist. Wir haben hier im Fraunhofer IPT tatsächlich schon vor etwa 20 Jahren mit der Digitalisierung und Standardisierung verschiedener Prozesse begonnen, ohne die wir mittlerweile nicht mehr arbeiten könnten.“

Ein Großteil unserer Kunden ist ganz neu auf dem Gebiet der Prozessdigitalisierung, was man vom Fraunhofer IPT mit 20 Jahren Workflow-Erfahrung wahrlich nicht behaupten kann. Wie kam es dazu, dass Sie nach so langer Zeit einen Systemwechsel angegangen sind?

„Bisher haben wir unsere Workflows mit HCL Notes, früher Lotus Notes, abgebildet. In dieser Zeit hat sich zwischen der Verwaltung und der IT eine sehr gute Symbiose entwickelt. Wenn neue Digitalisierungsthemen an die Verwaltung herangetragen werden, kommen die Kollegen und Kolleginnen nicht selten schon mit einem fertigen Konzept zu uns. Da können wir schon behaupten, dass wir schnell im Thema sind und genau wissen, wie der Ablauf eines Prozesses aussehen muss.

 
Der Wechsel zu einem anderen Workflow Management System machte aus mehreren Blickwinkeln heraus letztendlich einfach Sinn: Es war unklar, ob und wie lange die Entwicklung und der Support von HCL Notes noch weitergehen würden. Zusätzlich zu HCL Notes haben wir auch Microsoft 365 im Einsatz und man muss sich irgendwann Gedanken machen, ob man beide Umgebungen pflegen und bezahlen möchte. Eine Umsetzung der Workflows mit Microsoft SharePoint wäre also eine Alternative gewesen. Allerdings gab es zwei Gründe, die uns davon abgehalten haben: Zum einen glauben wir nicht, dass all das, was wir realisieren möchten, mit SharePoint abbildbar ist. Somit gäbe es vermutlich doch wieder Workflows, die man nicht umsetzen kann – und wir hätten gern ein ganzheitliches System, das alles abdeckt, was in Zukunft noch auf uns zukommen wird. Der andere Grund ist der, dass unsere internen Daten nicht in einer amerikanischen Cloud hinterlegt werden dürfen. Nach einigen Überlegungen ist dann die strategische Entscheidung gefallen, die HCL-Notes-Umgebung abzulösen und ein passendes System für uns zu suchen.“

Warum haben Sie sich dann für PANFLOW entschieden? Gab es noch weitere Systeme zur Auswahl?

„Wir haben uns zunächst auch Alternativprodukte angesehen, deren Handhabung auf uns jedoch sehr komplex wirkte. PANFLOW gefiel uns in der Online-Demo da schon deutlich besser, weil man sich wirklich schnell zurechtfindet. Sowohl mit dem Workflow Designer als auch mit dem Formular Editor konnten wir uns sehr schnell vertraut machen und selbständig etwas Funktionsfähiges auf die Beine stellen. Ich glaube, vielen Unternehmen ist der Nutzen eines Workflows noch gar nicht wirklich klar. Für Einige ist es schon ein Workflow, wenn ich dreimal eine E-Mail versende. Ein Workflow muss aber auch etwas zurücksenden können und bestimmte Dinge selbständig weiterrouten. Das haben wir in PANFLOW gesehen und können uns kaum einen Workflow vorstellen, der mit dem System nicht umsetzbar wäre.“

Das freut uns zu hören! Wie empfanden Sie denn die Zusammenarbeit und Umsetzung mit Panvision?

„Bevor wir uns für das PANFLOW-System entschieden haben, haben wir gemeinsam mit Panvision einen Workshop durchgeführt. Dort wurde ein Test-Workflow umgesetzt – ein kleiner Prozess, dessen Ablauf wir selbst genau kennen, und genau wissen, worauf es ankommt. So konnten wir direkt sehen, wie die Software funktioniert und hatten zum Schluss schon 70 bis 80 Prozent des Workflows fertig.

 
Die Zusammenarbeit mit Panvision im laufenden Projekt funktioniert sehr gut. Wir haben feste Ansprechpartner und treffen uns alle 14 Tage gemeinsam in einem Regeltermin. Dort werden alle Themen und Ideen, die wir momentan noch nicht selbst umsetzen können, besprochen. Generell haben wir den Plan, dass wir jeden weiteren Workflow, den wir jetzt aufbauen, mit Unterstützung von Panvision umsetzen, bis wir an dem Punkt sind, wo wir dann alles eigenständig hinbekommen.“

Dann erzählen Sie uns doch gern etwas genauer von Ihrem ersten Workflow mit PANFLOW!

„Unser erster mit PANFLOW umgesetzter Workflow bildet das jährlich stattfindende Mitarbeitergespräch ab. Er beinhaltet mehrere Schritte, in denen beide Seiten – die Führungskraft und auch die Mitarbeitenden – die vergangene Arbeitsperiode reflektieren.

 
Das System verschickt dazu automatisch einmal im Jahr eine E-Mail an die beteiligten Personen und initiiert so den Workflow. Der oder die Mitarbeitende kann im Zuge dessen seine individuellen Kompetenzen in verschiedenen Bereichen selbst einschätzen und mitteilen, welche Ziele oder Qualifizierungsmaßnahmen im folgenden Jahr angestrebt werden. Der Workflow gibt diese Informationen dann weiter an die zuständige Führungskraft, z. B. den Gruppen- oder Abteilungsleiter. Die durch den Workflow eingesammelten Informationen dienen als grober Fahrplan für das Mitarbeitergespräch, sodass keine relevanten Punkte unangesprochen bleiben. Neu dazugekommene Beurteilungen und Absprachen für die kommende Arbeitsperiode können zusätzlich in das Formular mit aufgenommen werden.

 
Die Führungskraft nimmt dann ebenfalls die Bewertung des Mitarbeitenden vor. Die jeweilige Person erhält dann nochmal alles zur Ansicht und hat bei Nicht-Übereinstimmung die Möglichkeit, eine Korrektur anzufragen. In diesem Fall geht der Workflow noch einmal zurück an die Führungskraft, die gegebenenfalls Änderungen vornimmt. Sind beide Seiten einverstanden, wird das Dokument unterschrieben und von der Personalabteilung in die Mitarbeitendenakte übernommen.

 
Für die Zukunft planen wir, diesen Workflow noch weiter auszubauen und auch das Erstgespräch, das Abschlussgespräch und die sogenannten „außerordentlichen Gespräche“, zum Beispiel bei Abteilungswechseln, auf diese Weise abzubilden.“

Wir haben ja bereits erfahren, dass viele Workflows im Fraunhofer IPT nicht wirklich „neu“ sind, sondern nur neu mit PANFLOW aufgesetzt wurden. Wie steht es denn um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden?

„Mit dem Betriebsrat wurde im Vorfeld abgesprochen, wer welche Inhalte sehen kann und darf und das auch ganz klar an die Belegschaft kommuniziert. Das war uns sehr wichtig, denn gerade bei etwas so Vertraulichem wie dem Mitarbeitergespräch muss man den Schutz der sensiblen Daten sehr ernst nehmen, sonst fehlt es an Akzeptanz bei den Mitarbeitenden – und das dann auch zu Recht.

 
Inhaltlich ist das System sehr ähnlich zu dem, das unsere Mitarbeitenden bereits kennen. Natürlich handelt es sich um ein neues Tool, an das man sich erst einmal gewöhnen muss. Viele finden es aber schon jetzt aufgeräumter, intuitiver und der Großteil kommt wirklich sehr gut klar. Bei uns in der IT gilt sowieso: Wenn man nichts hört, läuft es eigentlich ganz gut … und es ist bemerkenswert still. (lacht)“

Sind denn noch weitere Prozesse für die Zukunft geplant?

„Wir haben tatsächlich noch ganz viele andere Prozesse, die wir mit PANFLOW realisieren wollen. Das können auch vermeintliche „Kleinigkeiten“ sein, wie die Abwicklung von Versandanzeigen, Exportkontrollen und Veröffentlichungen. Um die 20 Workflows sind momentan noch in der alten Umgebung, die wir gerade prüfen, und bei denen wir darüber nachdenken, ob der Prozess so bleibt oder noch angepasst werden muss. Nach und nach werden diese dann in das PANFLOW-System übernommen und mit Sicherheit zukünftig durch weitere, ganz neue Workflows ergänzt.“

Frau Lehan, vielen Dank für das Interview!