Die Optimierung des Budgetierungsprozesses bei KAMAX

 In enger Zusammenarbeit wurde schließlich ein Workflow entwickelt, mit dem Investitionen zunächst geplant und verfügbare Budgets an den verschiedenen Standorten ermittelt werden.

Die im Workflow erhobenen Daten bilden anschließend die Basis für die ebenfalls workflowgestützte Investitionssteuerung, bei der Gelder für die im Investitionsplan hinterlegten Projekte beantragt werden können. Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und das Unternehmen von überflüssigem Papieraufwand zu befreien, durchläuft der Workflow hierzu mehrstufige, festgelegte Genehmigungsketten.

Für eine detaillierte Übersicht der Budgetierungsvorgänge wurden insgesamt zwölf verschiedene Reportings entwickelt, die aus dem Workflow heraus generiert werden und unter anderem Einsicht darüber liefern, wie die Verteilung der Budgets aussieht, wie viel Geld für bestimmte Projekte übrig bleibt und welche Budgets aus anderen Budget-Töpfen kompensiert werden müssen. Die Reportings werden auch dazu genutzt, verschiedene Abhängigkeiten sichtbar zu machen und bestimmte Kennzahlen durch gezielte Eingriffe zu verändern bzw. zu optimieren. Für eine einfache Weiterverarbeitung lassen sich die Auswertungen inklusive aller benötigten Formelberechnungen einfach aus dem Workflow heraus nach Excel exportieren.

 
Mit seiner umfangreichen Erfahrung aus vielen bereits erfolgreich umgesetzten Workflow-Projekten im Bereich des Investitionscontrollings konnte Panvision sein Know-how in die Beratung und Entwicklung einfließen lassen und KAMAX als kompetenter Partner für die Umsetzung zur Seite stehen.

Die Kombination aus der zentralen Verwaltung der Daten in PANFLOW, einer visuellen Statusübersicht sowie der Historienfunktion sorgt für eine maximale Beschleunigung und Transparenz der Prozesse – sowohl im laufenden Betrieb als auch bei späteren Auswertungen. „Wenn wir früher wissen wollten, in welcher Höhe Investitionen bisher genehmigt wurden, wie viel Restbudget noch zur Verfügung steht oder wie/ob beantragte Maßnahmen überhaupt budgetiert waren, mussten wir mühsam verschiedene Listen und Systeminformationen zusammenfügen“, schildert Christian Wolff, Vice President Controlling der KAMAX-Gruppe. „Das war sehr aufwändig und vor allem konnten wir nie sicher sein, dass die Informationen vollständig sind. Mit PANFLOW konnten wir unser Ziel von beschleunigten Durchlaufzeiten erreichen. Durch die mit Hilfe der Anwendung klar definierte interne Zusammenarbeit und durch den Entfall, unvollständige Papierstapel in der richtigen Reihenfolge durchs Haus tragen zu müssen, wird eine effizientere und schnellere Aufgabenbearbeitung ermöglicht. Jeder kann von überall auf das System zugreifen und gleichzeitig ist ein standortübergreifender, standardisierter und transparenter Prozess unter Einhaltung unserer Richtlinien sichergestellt. Außerdem wissen wir mit der Workflow Lösung, basierend auf PANFLOW, stets, ob wir noch auf Linie sind.“