Digitales Koordinieren von Urlaubsanträgen und Fehlzeiten mit PANFLOW beim ZEW

 
Die Ausgangssituation beim ZEW

 
Um Urlaube seiner Mitarbeiter zu genehmigen und Fehlzeiten lückenlos zu erfassen musste das Unternehmen die dazugehörigen Anträge und Formulare bisher auf Papier-Basis entgegennehmen, den jeweiligen Anspruch prüfen, den Antrag daraufhin an den Vorgesetzten schicken, um dessen Genehmigung zu erhalten, anschließend die Personalabteilung über den genehmigten Urlaub benachrichtigen, diesen in das Personalsystem eintragen und schließlich die Abwesenheit des Mitarbeiters kommunizieren.

 
Zielsetzung und Auftrag an Panvision

 
Über eine Ausschreibung wurde nach einer geeigneten Workflow Lösung gesucht, mit Hilfe dessen diese Arbeitsschritte optimiert und der Prozess des Urlaubsantrags sowie der Erfassung von Fehlzeiten digitalisiert werden können. Panvision konnte sich mit dem Workflow Management System PANFLOW bei der Ausschreibung des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung gegen zahlreiche andere Bewerber durchsetzen und erhielt den Zuschlag.

 
Urlaubsanträge oder Fehlzeiten können mit dem Einsatz der Workflow Lösung nun von Mitarbeitern eigenständig eingegeben werden. Da sich der zu durchlaufende Prozess abhängig von der Rolle und Abteilungszugehörigkeit des jeweiligen Antragsstellers verändert, wurde ein komplexer Workflow modelliert und ein entsprechendes Formular mit zahlreichen Eingabe-Optionen, die an bestimmte Bedingungen geknüpft sind, entwickelt. Ein besonderes Augenmerk wurde zudem auf die Integration des umfangreichen Berechtigungskonzepts des Wirtschaftsforschungsinstituts gelegt.

Um den Pflegeaufwand zu verringern, wurde eine Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen PANFLOW und dem genutzten Entgeltsystem Fidelis ermöglicht. Darüber können bestehende Mitarbeiterdaten nun direkt in den Workflow übernommen werden ohne sie erneut in das System einpflegen zu müssen. Die Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen - auch Eingaben in PANFLOW werden mit Fidelis synchronisiert.

 
Wo früher Papierformulare verschickt, bearbeitet und weitergegeben werden mussten, ist dieser Vorgang nun mit nur wenigen Klicks erledigt und läuft weitestgehend automatisiert ab. Ein weiterer großer Vorteil liegt darin, dass die erforderlichen Angaben durch die Mitarbeiter auch von extern gemacht werden können, da die webbasierte Workflow Lösung den ortsunabhängigen Zugriff auf die Formulare über das Internet erlaubt.

„Die Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse hat sich mit der Einführung von PANFLOW deutlich verbessert“, zeigt sich Jens Bohrmann, Projektleiter beim ZEW, zufrieden.
„Da es für uns der erste Prozess war, der umgesetzt wurde, war die Umstellung von Papierformularen auf die elektronische Erfassung die größte Herausforderung“, berichtet Jens Bohrmann. „Die hervorragende Zusammenarbeit mit Dr. Frank Fetthauer hat uns dabei sehr weitergeholfen.“

Der jedoch größte Vorteil beim Einsatz von PANFLOW ist die Möglichkeit, dass neben der Erfassung auch ausführliche Berichte über Fehlzeiten von den Mitarbeitern selbst abgerufen werden können, die nun auf einen Blick sehen, wer in der eigenen Abteilung wann Urlaub beantragt hat und wie viele Resturlaubstage aktuell noch zur Verfügung stehen.
Auch für die Administration des ZEW bietet das umfassende Berichtswesen einige Vorteile. In übersichtlichen Listen kann etwa ausgegeben werden, wie einzelne Abteilungen aktuell besetzt sind oder wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum bereits Urlaub haben.