Die Umstellung auf eine digitale Gehaltsabrechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

1. Kosten einsparen: Indem Druck- und Portoausgaben entfallen, können erhebliche Kosten eingespart werden. Die gesamte Verarbeitung wird wirtschaftlicher, da keine physischen Materialien mehr benötigt werden.
2. Zeit gewinnen: Effiziente digitale Prozesse entlasten Ihre Mitarbeitenden, da der manuelle Aufwand für die Bearbeitung und Verteilung von Gehaltsabrechnungen reduziert wird. So bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Arbeitsalltag.
3. Höchste Sicherheitsstandards einhalten: Die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente erfolgt verschlüsselt und DSGVO-konform. Dies stellt sicher, dass die sensiblen Daten der Mitarbeitenden geschützt und die gesetzlichen Datenschutzvorgaben eingehalten werden.
4. Nachhaltige Prozesse etablieren: Die Umstellung auf digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen hilft, Umweltbelastungen zu reduzieren. Weniger Papierverbrauch und geringerer Ressourcenbedarf tragen zu einer nachhaltigeren Arbeitsweise bei und schonen die Umwelt.
5. Vorteil für Ihre Mitarbeitenden: Durch hybride Zustellungsmöglichkeiten bleibt Ihren Mitarbeitenden die Wahl, ob sie ihre Gehaltsabrechnungen digital oder weiterhin per Post erhalten möchten. Diese Flexibilität kommt den unterschiedlichen Bedürfnissen und Vorlieben der Mitarbeitenden entgegen und erhöht die Zufriedenheit.

Die digitale Gehaltsabrechnung vereint Kosteneffizienz, Zeitersparnis, Sicherheit, Nachhaltigkeit und Flexibilität – Vorteile, die sowohl dem Unternehmen als auch den Mitarbeitenden zugutekommen.

Ja! Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) muss Mitarbeitenden „bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform“ ausgehändigt werden. Die digitale Gehaltsabrechnung erfüllt diese Anforderung genauso wie eine Abrechnung in Papierform. Damit ist die digitale Zustellung der Gehaltsabrechnungen nicht nur effizient und sicher, sondern auch rechtsgültig.

Das bedeutet, dass Unternehmen rechtlich abgesichert sind, wenn sie ihren Mitarbeitenden Gehaltsabrechnungen auf digitalem Weg zukommen lassen. Wichtig ist hierbei, dass die digitale Zustellung den gleichen Informationsgehalt bietet und die Abrechnungen in einer lesbaren und unveränderlichen Form übermittelt werden. Solange diese Kriterien erfüllt sind, ist die digitale Gehaltsabrechnung eine vollwertige Alternative zur traditionellen Papierabrechnung und spart zudem Kosten und Zeit.

Ja, gängige ERP-Systeme wie SAP, SAGE oder Microsoft Dynamics können problemlos an die d.velop postbox angebunden werden. Dies erleichtert die Integration der digitalen Gehaltsabrechnung in bestehende IT-Infrastrukturen erheblich.

Für Sie als Anwender ändert sich kaum etwas: Die Erstellung der HR-Dokumente, einschließlich der Gehaltsabrechnungen, erfolgt weiterhin wie gewohnt in Ihrem bestehenden System. Anschließend werden die Dokumente digital an d.velop übermittelt. Ab diesem Punkt übernimmt d.velop die Verantwortung für die rechtssichere und verschlüsselte Verteilung der Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeitenden.

Diese Lösung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie Ihre gewohnten Prozesse beibehalten können, während d.velop sicherstellt, dass die Dokumente DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards bereitgestellt werden. So profitieren Sie von einer modernen, effizienten und sicheren Art der Dokumentenzustellung, ohne dass umfangreiche Umstellungen in Ihren bestehenden Abläufen notwendig sind.

Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen gestaltet sich wirklich einfach und schnell. Es sind keine umfangreichen Installationen erforderlich. Alles, was Sie benötigen, ist die d.velop postbox und der virtuelle Druckertreiber. Zusätzliche Software ist nicht notwendig. 

Dank hybrider Zustellungsmöglichkeiten können Ihre Mitarbeitenden flexibel entscheiden, ob sie ihre Gehaltsabrechnung digital oder postalisch erhalten möchten. Nachdem wir die HR-Dokumente von Ihnen auf digitalem Weg erhalten haben, kümmern wir uns um die gewünschte Art der Zustellung:

• Digitale Zustellung: Diese erfolgt sofort, wodurch die Mitarbeitenden ihre Dokumente umgehend erhalten.
• Postalische Zustellung: Hier übernehmen wir den gesamten Prozess, einschließlich Druck, Kuvertierung, Frankierung und der eigentlichen Zustellung per Post.
  

Diese Flexibilität sorgt dafür, dass die individuellen Präferenzen Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigt werden und alle ihre Gehaltsabrechnungen auf die für sie passende Weise erhalten.

Die Umstellung auf die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen bietet erhebliche Kosteneinsparungen. Da keine Ausgaben für Druck, Kuvertierung, Porto und damit verbundene Arbeitsaufwände mehr anfallen, werden Ressourcen geschont und Prozesse effizienter gestaltet.

Betrachten wir allein die Druckkosten: Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr lassen sich jährlich 5.260 Euro an Druckkosten einsparen. Nimmt man alle anfallenden Kosten in Betracht, kann durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50 % der gesamten Kosten eingespart werden.

Diese Einsparungen tragen nicht nur zur Reduzierung der Betriebskosten bei, sondern fördern auch nachhaltigere Geschäftsprozesse.

Selbstverständlich können Sie in der d.velop postbox Ihr Corporate Design einbinden, um Ihren Empfänger:innen eine gebrandete Postbox nach Ihren individuellen Vorgaben zur Verfügung zu stellen. So gewinnt die digitale Gehaltsabrechnung noch schneller Akzeptanz und Vertrauen.

Mit der digitalen Postzustellung von d.velop können Dokumente jeder Art sicher und verschlüsselt zugestellt werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist speziell für die sichere Zustellung sensibler Dokumente konzipiert und eignet sich ideal für die Weitergabe an Kontakte oder Dritte sowie zur sicheren Speicherung.

Die d.velop postbox gewährleistet, dass die digitale Zustellung von Dokumenten den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entspricht und unter höchsten Sicherheitsstandards erfolgt. Das macht sie besonders geeignet für Dokumente wie:

• Arbeitsvertragsunterlagen
• Gehaltsabrechnungen
• Lohnsteuerbescheinigungen
• Sozialversicherungsbescheinigungen

Diese Art der Dokumentenzustellung sorgt dafür, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben und dennoch bequem und schnell übermittelt werden können. Nutzer können sich darauf verlassen, dass ihre sensiblen Daten sicher verarbeitet und gespeichert werden, was besonders im Personalwesen und in der Lohnbuchhaltung von großer Bedeutung ist.