Eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl Zeit als auch Kosten sparen. Durch eine effizientere Abwicklung können die Prozesskosten erheblich gesenkt werden. Die Möglichkeit, Rechnungen ortsunabhängig zu prüfen, beschleunigt den gesamten Vorgang, da Mitarbeiter flexibel agieren können, unabhängig von ihrem Standort. Darüber hinaus ermöglicht die vollständige Digitalisierung der Prozesse, einschließlich der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, eine nahtlose Integration und einen effizienteren Austausch von Informationen.

Ein zentrales digitales Archiv, in dem alle Belege gespeichert sind, erhöht die Transparenz über verschiedene Abteilungen hinweg und erleichtert die Zusammenarbeit. Diese Transparenz ist entscheidend für eine bessere Kontrolle und Nachverfolgbarkeit aller Vorgänge. Die schnelle, einfache und rechtskonforme Archivierung der Rechnungen stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden und vermeidet Medienbrüche, die zu Fehlern und Verzögerungen führen können.

Insgesamt trägt eine digitale Rechnungsverarbeitung dazu bei, die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, was letztlich zu einer besseren Unternehmensführung führt.

In modernen Unternehmen gelangen Rechnungen über verschiedene Eingangskanäle, wie E-Mail, Post oder spezielle Online-Portale, ins System. Liegen die Rechnungen noch nicht digital vor, werden sie zunächst mithilfe von Scanner-Software digitalisiert. Dieser Schritt ist notwendig, um die weiteren Prozesse effizient zu gestalten und alle Informationen zentral und digital verfügbar zu machen.

Nach der Digitalisierung erfolgt die Datenextraktion, bei der die wesentlichen Informationen der Rechnung automatisch ausgelesen werden. Dieser Prozess, auch als Rechnungserkennung bekannt, nutzt intelligente Software, die in der Lage ist, relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantendaten und Zahlungsziele zu identifizieren. Hierbei werden die Informationen im Abgleich mit den Stammdaten des Unternehmens geprüft, um die Genauigkeit und Relevanz der Daten sicherzustellen.

Daraufhin startet der digitale Prüfungs- und Freigabeworkflow. Dieser Prozess stellt sicher, dass die Rechnung von den zuständigen Personen auf Korrektheit und Vollständigkeit geprüft wird. Eventuelle Unstimmigkeiten können so frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Sobald die Freigabe erteilt ist, wird die Rechnung an das Finanzbuchhaltungs- (FiBu) oder ERP-System übergeben, wo sie verbucht wird.

Abschließend erfolgt eine revisionssichere Ablage der Rechnungen im Archiv. Diese Archivierung stellt sicher, dass alle Dokumente jederzeit für Audits und Prüfungen zugänglich sind und den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen entsprechen. Dies gewährleistet nicht nur eine sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung, sondern auch die Nachverfolgbarkeit und Transparenz über den gesamten Rechnungsprozess hinweg.

Unser Standard-Freigabeworkflow umfasst die folgenden Schritte: Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Dieser Prozess stellt sicher, dass jede Rechnung systematisch und effizient bearbeitet wird.

1. Verteilung: Nach dem Eingang der Rechnung erfolgt die Zuweisung an die zuständigen Mitarbeiter oder Abteilungen, die die erste Prüfung vornehmen sollen.

2. Sachliche Prüfung: In diesem Schritt wird die Rechnung inhaltlich überprüft, um sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt und vollständig sind. Hier wird geprüft, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den vereinbarten Bedingungen entsprechen.

3. Freigabe: Nach der sachlichen Prüfung folgt die Freigabe. Hierbei wird die Rechnung entweder durch einen oder mehrere autorisierte Personen genehmigt. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Zahlung der Rechnung von den richtigen Entscheidungsträgern freigegeben wird.

4. Buchhaltung: Abschließend wird die freigegebene Rechnung an die Buchhaltung übergeben, wo sie in das Finanzbuchhaltungs- oder ERP-System eingebucht wird.

Der gesamte Workflow ist flexibel und kann individuell angepasst werden, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Sowohl die Schrittabfolge als auch die Bedingungen, unter denen eine Rechnung in den nächsten Schritt gelangt, sind konfigurierbar. Dies ermöglicht es, den Prozess je nach internen Richtlinien oder Anforderungen zu optimieren.

Darüber hinaus können Freigabelimits individuell festgelegt werden, sodass verschiedene Rechnungsbeträge unterschiedliche Genehmigungsstufen durchlaufen müssen. Mehrere Freigabeschritte mit spezifischen Limits können implementiert werden, um sicherzustellen, dass jede Rechnung von den richtigen Ebenen geprüft wird. Es ist auch möglich, eine Matrix für die automatische Bearbeiter-Findung einzurichten, die sicherstellt, dass jede Rechnung direkt an die zuständige Person oder Abteilung geleitet wird.

Die Digitalisierung von Rechnungen erfolgt mithilfe der OCR-Technologie, wobei „OCR“ für „Optical Character Recognition“ steht, was auf Deutsch „optische Zeichenerkennung“ bedeutet. Diese Technologie ermöglicht es, sämtliche Zeichen auf einer physisch vorliegenden Rechnung zu erfassen und in ein digitales Format zu übertragen.

Im Rahmen des Digitalisierungsprozesses identifiziert die OCR-Texterkennung automatisch die Zeichen auf der Rechnung. Dabei werden wichtige Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Datenpunkte extrahiert. Dies geschieht anhand vordefinierter Regeln und Muster, die die OCR-Software erkennt und interpretiert.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Kombination mit den in einem Unternehmen hinterlegten Stammdaten wird dieser Prozess weiter optimiert. Die KI kann die extrahierten Daten nicht nur erfassen, sondern auch überprüfen und auf Plausibilität prüfen. Dadurch ist es möglich, fehlende oder unklare Informationen zu ergänzen und die Genauigkeit der erfassten Daten zu erhöhen. So wird sichergestellt, dass die digitalisierten Rechnungen korrekt und vollständig in das System überführt werden, was den gesamten Verarbeitungsprozess effizienter und fehlerfreier macht.

Zu den Schnittstellen, die im Standard onPrem verfügbar sind, gehören:
Dynamics 365 F&O
Dynamics 365 Business Central
Oracle NetSuite
Asseco APplus
Sage 100

Papierrechnungen können vernichtet werden, wenn der digitale Rechnungsverarbeitungsprozess als GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingestuft wird. Unser System ist so konzipiert, dass es diese Konformität grundsätzlich unterstützt. Um dies jedoch abschließend sicherzustellen, ist eine Bestätigung durch einen Wirtschaftsprüfer erforderlich.

Hierzu muss eine Verfahrensanweisung erstellt werden. Diese enthält eine technische Dokumentation sowie detaillierte Erläuterungen zum Rechnungsverarbeitungsprozess. Diese Dokumentation dient dem Wirtschaftsprüfer als Grundlage für die Beurteilung, ob der digitale Prozess den GoBD-Anforderungen entspricht.

Unsere Anwendung verfügt über eine Softwarebescheinigung nach IDW PS880 (Institut der Wirtschaftsprüfer Prüfungsstandard 880). Diese Zertifizierung bestätigt, dass bei korrekter Anwendung der Software Dokumente revisionssicher online abgelegt werden können. Das bedeutet, dass alle digitalen Dokumente so archiviert werden, dass sie unveränderbar, vollständig, sicher und jederzeit abrufbar sind.

Auf unserer Webseite finden Sie weitere Informationen zum Thema Sicherheit. Dort können Sie sich über alle relevanten Aspekte und die Funktionsweise unseres Systems informieren. Sie haben zudem die Möglichkeit, individuell festzulegen, welche Dokumente oder Ordner Sie revisionssicher und somit GoBD-konform archivieren möchten.