Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) ist eine Software, die Unternehmen dabei hilft, wichtige Dokumente wie z. B. Rechnungen, Angebote oder Verträge digital zu speichern, zu bearbeiten und mit anderen berechtigten Personen zu teilen. So kann eine Menge Papier eingespart, können Prozesse optimiert und Kosten minimiert werden. Durch die digitale und zentrale Vorhaltung der Unternehmensdokumente können Mitarbeitende mit nur wenigen Klicks nach bestimmten Informationen wie z. B. Rechnungs- oder Vertragsnummern, Namen und Adressen suchen, anstatt mühsam Aktenordner zu wälzen. Die Scan-Funktion ermöglicht ein direktes Digitalisieren eingehender Dokumente, die anschließend automatisch vom System in die passenden digitalen Archive einsortiert werden und für weitere Workflows im Unternehmen bereitstehen.

Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems hat viele Vorteile für Unternehmen:

Ein Dokumentenmanagement-System kann von Unternehmen in jeder Größe benutzt werden. Ganz egal, ob Kleinunternehmen mit drei Mitarbeitenden, mittelständische Unternehmen oder Konzerne: nahezu jedes Unternehmen steht der Herausforderung eines wachsenden Papieraufkommens, umständlicher, zeitraubender Suche in Aktenordnern und mangelnder Transparenz und Fehleranfälligkeit durch mündliche Informationsweitergabe gegenüber. Die Anschaffung eines DMS lohnt sich also für jedes Unternehmen - unabhängig von der Größe, Branche und den jeweiligen Einsatzbereichen – das seine Arbeitsabläufe optimieren und Kosten senken möchte. Die gute Nachricht: Viele Softwarehersteller bieten individuelle Lizenzmodelle auch für Kleinunternehmen an, die sich z. B. an der Anzahl der Nutzer orientieren, sodass der Kauf oder die Miete einer DMS-Software auch hier wirtschaftlich Sinn macht.

Viele Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen AnwenderInnen einen schnellen und direkten Einstieg. Um die Einführung aber so effizient wie möglich zu gestalten und den maximalen Nutzen aus Ihrem DMS herauszuholen, ist es ratsam, alle Abläufe, Anforderungen und Wünsche im Vorfeld detailliert zu klären und diese Schritt für Schritt in einem festen Projektplan umzusetzen. Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen und der Infrastruktur der bereits bestehenden IT-Umgebung dauert diese Phase von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich lange. Zudem spielt es eine zeitliche Rolle, ob Sie vom System vorkonfigurierte Workflows, Rollen und Berechtigungskonzepte nutzen, die innerhalb kurzer Zeit einsatzbereit sind - oder Ihre ganz individuellen Nutzungsszenarien mit der neuen Software umsetzen möchten.
Hier eine kurze Übersicht der Faktoren, die maßgeblich über die Einführungs-Dauer entscheiden:

Ein gutes Dokumentenmanagement-System erkennt man an der einfachen Nutzerführung, gut strukturierten und leicht verständlichen Nutzeroberflächen sowie an anwenderfreundlichen Workflows und Schnittstellen, die eine nahtlose Integration des DMS in die alltäglichen Softwareprogramme wie E-Mail, Kollaborationstools oder die Buchhaltungssoftware ermöglichen und die NutzerInnen nicht aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung zwingen. Mitarbeitende, die mit dem PC vertraut sind, werden beim Einsatz eines guten DMS also in der Regel keine größeren Schwierigkeiten haben und nach kurzer Zeit vertraut mit dem System arbeiten können. Der Schulungsaufwand steigt und fällt also zum einen mit der Qualität der Software und zum anderen mit dem Know-how und der Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Über verschiedene Schnittstellen können Sie Ihr digitales Dokumentenmanagement-System mit anderen Softwareprogrammen, die Sie im Unternehmensalltag nutzen, verbinden und Daten zwischen den Systemen austauschen. Ein gutes DMS bietet Schnittstellen zu allen gängigen Software-Tools, wie zum Beispiel dem E-Mail-Client, dem Kollaborationstool, dem CRM, aber auch zu weiterverarbeitenden Anwendungen wie der Buchhaltungssoftware, dem Workflow Management System oder der ERP-Software. Wenn das Dokumentenmanagement-System perfekt in Ihre Infrastruktur integriert wird, ermöglicht es ein bereichsübergreifendes Arbeiten und bildet die Drehscheibe für alle wichtigen Unternehmensinformationen.

Ein Workflow beschreibt die Abfolge einzelner Arbeitsschritte eines Geschäftsprozesses - und wer innerhalb dieses Prozesses für welche Aufgaben und Entscheidungen zuständig ist. In nahezu allen Geschäftsprozessen fallen für gewöhnlich auch Dokumente wie z. B. Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen etc. an, die oft für den weiteren Verlauf des Workflows von Bedeutung sind und allen beteiligten Mitarbeitenden zur Verfügung stehen müssen. Workflows sind also in vielen Fällen untrennbar mit dem Dokumentenmanagement verbunden. Viele Dokumentenmanagement-Systeme bieten von Haus aus schon vorkonfigurierte Workflows zur Archivierung von Dokumenten oder für bestimmte Arbeitsschritte - z. B. in der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertragswesen oder dem Einkauf. Stehen in einem Unternehmen detailliertere, komplexere Arbeitsschritte an der Tagesordnung, lohnt es sich oft, ein eigenständiges Workflow Management System zu beschaffen, mit dem sich individuelle Abläufe umsetzen lassen. Auch dieses System sollte einwandfrei mit dem jeweiligen DMS kommunizieren und im Zusammenspiel einen deutlichen Mehrwert für das Unternehmen erzielen.

In Unternehmen gibt es eine Reihe von Dokumenten, an denen mehrere Personen gemeinsam arbeiten. Ob Auswertungstabellen, Verträge oder Quartalsberichte – bei allen ist eines gefährlich: keine Versionierung zu haben. Diese sorgt dafür, dass in dem Fall, wo ein Dokument versehentlich gelöscht, geändert oder irreparabel geschädigt wurde - aber auch bei illegalen Verschlüsselungen durch Trojaner etc. - jederzeit auf eine Vorgängerversion der jeweiligen Datei zurückgegriffen werden kann. Ein gutes DMS ermöglicht genau dieses Vorgehen und speichert beliebig viele Versionen einer Datei abrufbar in einer Datenbank. Die Versionierung erfolgt direkt, sobald sich der Inhalt, bzw. die Metadaten eines Dokuments ändern oder wenn eine vom Administrator festgelegte Zeit seit der letzten Änderung vergangen ist. Mitarbeitende können zudem transparent und einfach einsehen, wer zuletzt welches Dokument bearbeitet hat.

Mit einem DMS können Sie Ihre Dokumente ganz einfach in Langzeitarchive überführen, die alle geschäftsrelevanten Informationen schnell zugänglich machen und die Dokumente über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht hinweg strukturiert, revisions- und fälschungssicher ablegen. So können auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Dokumentenprozesse transparent nachvollzogen werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt Regeln bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Aufbewahrung personenbezogener Daten auf. Unternehmen, die mit solchen Daten arbeiten (also nahezu alle Unternehmen), müssen deren Sicherheit und Schutz vor unbefugten Zugriffen jederzeit gewährleisten können. Zudem hat jede Person (z. B. Mitarbeitende, Partner und Kunden) das Recht, eine Auskunft darüber zu verlangen, ob, wie lange und für welchen Zweck ihre persönlichen Daten gespeichert werden. Auch kann sie bei Bedarf die Löschung dieser Daten fordern. In diesem Fall muss das jeweilige Unternehmen die Daten strukturiert abrufen können, um innerhalb einer bestimmten Frist auskunftsfähig zu sein. Mit einem DMS können Sie alle Dokumentenprozesse auf ihre DSGVO-Konformität hin überprüfen. Dank verschiedener Such- und Filtermechanismen behalten sie jederzeit den Überblick, finden schnell alle wichtigen Dokumente und können geforderte Datenauskünfte einfach zusammenstellen. Um die Sicherheit und Integrität der Nutzerdaten sicherzustellen, aber auch die tägliche Arbeit im Unternehmen so einfach wie möglich zu gestalten, lässt sich über rollenbasierte Zugriffsberechtigungen exakt bestimmen, wer im Unternehmen welche Daten einsehen und bearbeiten darf. Durch die Versionierung der Dokumente ist zudem jederzeit ersichtlich, wer wann welche Daten eingegeben, verändert oder gelöscht hat.

Nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) müssen Unternehmen steuerrelevante Dokumente unter bestimmten Auflagen archivieren, die ohne ein Dokumentenmanagement-System nur noch schwer zu erfüllen sind. So reicht es zum Beispiel bei elektronischen Rechnungen nicht mehr aus, diese einfach nur auszudrucken und abzuheften - die Dokumente müssen im Originalformat archiviert werden. Aber auch eine elektronische Aufbewahrung in Form von Word-, Excel- oder PDF-Dateien auf dem PC bedeutet noch keine automatische GoBD-Konformität. Es müssen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen bezüglich der Dokumente getroffen werden, zum Beispiel:

Wenn Sie bereits ein Enterprise Resource Planning System (ERP) im Einsatz haben, bringt Ihnen das Zusammenspiel mit einem DMS weitere Vorteile. So können zum Beispiel im ERP-System erstellte Dokumente über das DMS automatisch in digitalen Archiven zusammengeführt und revisionssicher gespeichert werden. Über die Vergabe von Metadaten lassen sich diese Dokumente schnell und einfach finden und nach beliebigen Informationen durchsuchen. Durch die enge Verzahnung beider Systeme können sowohl elektronische als auch papierbasierte Dokumente über das DMS erfasst, geprüft und ohne Medienbrüche in die jeweiligen Geschäftsprozesse geleitet werden. So wird das ERP-System fortlaufend mit aktuellen Daten bestückt. Aber auch andersherum können fehlende Daten, die den Dokuentenprozess stagnieren lassen, aus dem ERP abgerufen werden.
Im Idealfall kann das DMS über bereitgestellte Schnittstellen so in das ERP-System integriert werden, dass die wichtigsten Funktionen direkt über die Nutzeroberfläche des ERP abrufbar sind, ohne die Software wechseln zu müssen. So können AnwenderInnen in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten und sparen wertvolle Zeit. Die Kopplung des DMS an das ERP-System beschleunigt spürbar die Dokumentenprozesse und macht sie weniger anfällig für Fehler. Im ERP kann so mit sauber erfassten und sorgfältig geprüften Daten die Weiterverarbeitung stattfinden.

Wenn das ausgewählte DMS über die notwendigen Schnittstellen zu ihren alltäglich genutzten Softwareprogrammen (E-Mail, MS Office, Kollaboration, Buchhaltungssoftware etc.) verfügt, können Sie die DMS-Funktionen nutzen, ohne dabei ihre gewohnten Programme verlassen zu müssen. Dies spart wertvolle Zeit und vereinfacht den Dokumentenprozess enorm.

Ein DMS kann grundsätzlich in allen erdenklichen Bereichen eines Unternehmens, in dem digitale oder papierbasierte Dokumente erzeugt oder empfangen werden, zum Einsatz kommen. Ganz egal, wie groß oder klein das Unternehmen ist, ein Dokumentenmanagement-System wird sich in den allermeisten Fällen lohnen und einen positiven Effekt auf Kosten, Ressourcen und Durchlaufzeiten haben. Bereiche, in denen ein Dokumentenmanagement-System zum Einsatz kommen kann sind unter anderem:

Die gängigsten Varianten für das Betreiben eines Dokumentenmanagement-Systems sind die Lizenzmodelle On-Premises, Hybrid und Cloud. Bei der On-Premises Variante können Sie das DMS-System ganz nach Ihren Vorstellungen und Anforderungen selbst im eigenen Rechenzentrum hosten und die Dokumente entsprechend auf den eigenen Systemen archivieren. Zudem wird oft die Möglichkeit einer hybriden Variante angeboten, bei der zusätzlicher Cloud-Speicher vom Anbieter in Anspruch genommen werden kann. Möchten Sie das Hosting des Dokumentenmanagement-Systems vertrauensvoll in andere Hände geben, entscheiden Sie sich für die Cloud-Variante, bei der Sie die aufwändigen Kosten für die Beschaffung, Wartung und den Betrieb der Speichersysteme einsparen - bei gleichbleibend hoher Sicherheit, Performanz und Revisionskonformität.

Dokumente jeglicher Art gehören in großen wie kleinen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Ob Angebote, Auftragsunterlagen, Rechnungen oder auch allgemeiner Schriftverkehr, Formulare, Briefvorlagen und Präsentationen – die Liste benötigter Dokumentarten lässt sich je nach Art des jeweiligen Unternehmens weiter ergänzen. Ein Dokumentenmanagement-System kann eine Vielzahl an Dateitypen verarbeiten und hilft dabei, Dokumente aus den verschiedensten Kanälen und Systemen zu digitalisieren, strukturieren und flexibel abrufbar zu machen.

Die Digitale Signatur hilft dabei, den Dokumentenprozess flexibler zu gestalten, indem wichtige Unterschriften und Freigaben nicht mehr mühsam in ausgedruckter Form eingeholt werden müssen, sondern zeitsparend, rechtskonform und einfach digital geleistet werden können. So können von überall und zu jeder Zeit – zum Beispiel auch aus dem Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder an anderen Unternehmensstandorten – Dokumente wie Rechnungen, Verträge etc. digital unterschrieben und der Dokumentenprozess somit um ein Vielfaches beschleunigt werden. Zudem sparen Sie den umständlichen Ausdruck der Dokumente und leisten Ihren Anteil an einer nachhaltigen und umweltschonenden Arbeitsweise. Die Software zur Digitalen Unterschrift kann auch bei renommierten deutschen Unternehmen und zusammen mit zertifizierten Vertrauensdienstanbietern erworben werden – eine sinnvolle Alternative zu US-Anbietern in Hinblick auf die Sicherheit sensibler Geschäftsdaten.

Für die Erfassung von Dokumenten spielt die OCR-Technologie eine ganz besondere Rolle, mit dem Ziel, papierbasierte Dokumente wie z. B. Rechnungen oder Verträge schnell und einfach digital verfügbar zu machen. Die OCR-Software sorgt dafür, dass die Erkennung, Klassifizierung und Zuordnung jeglicher eingehender Dokumente im Unternehmen beschleunigt und Durchlaufzeiten so reduziert werden können: die vom OCR-System ausgelesenen Papierdokumente werden vom Dokumentenmanagement-System automatisch anhand verschiedener Regeln und Muster erkannt und klassifiziert. Das System speichert direkt ab, um welche Art von Dokument es sich handelt und stellt wichtige Informationen wie Namen, Adressen, Beträge, Umsatzsteuer-ID etc. in Textform zur Verfügung. Die Vorteile: Die benötigten Daten müssen nicht mehr umständlich manuell abgetippt und in die Folgesoftware übertragen werden - und es kann jederzeit eine Volltextsuche im Archiv oder in der Cloud durchgeführt werden, um schnell an relevante Daten zu gelangen.