Mit dem Workflow Management System PANFLOW erfassen und verwalten Sie Ihre Unternehmensverträge und sorgen für ein transparentes Vertragsmanagement unter Einhaltung sämtlicher Fristen und Laufzeiten.

Maximieren Sie den geschäftlichen Nutzen, indem Sie vertraglich vereinbarte Klauseln, Garantien, Laufzeiten und Fristen während des gesamten Vertragslebenszyklus stets im Blick behalten. Vermeiden Sie automatische Vertragsverlängerungen und damit einhergehende Preiserhöhungen oder ungewünschte Lieferantenbindungen (Evergreening), indem Sie pünktlich vor Ablauf der Vertragslaufzeiten vom System benachrichtigt werden. Oder profitieren Sie umgekehrt von Kostensenkungen oder Boni für bestimmte Laufzeiten, indem das System Sie davor warnt, bestimmte Verträge verfrüht zu kündigen.

Schaffen Sie eine zentrale, digitale Ablage aller Dokumente und Vertragsinformationen – abteilungs- und standortübergreifend. Um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Einsicht in die vertraulichen Vertragsdaten haben, können Sie PANFLOW ganz einfach an Ihr bestehendes Berechtigungssystem koppeln oder eigene Rollen und Regeln für den Zugriff erstellen.

Für die Mitarbeiter im Vertragswesen bedeutet der Einsatz von PANFLOW die Optimierung bestimmter Arbeitsschritte und entlastet sie von unnötigen, wiederkehrenden Aufgaben: Die Identifizierung bereits vorhandener Verträge, das Erstellen von Vertragsentwürfen sowie das Ändern und Vergleichen von Verträgen werden ihnen mit PANFLOW viel leichter von der Hand gehen, kostbare Zeit und Ressourcen einsparen und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduzieren. Maßgeschneiderte Genehmigungsabläufe beugen zudem dem gefürchteten Flaschenhals vor und sorgen dafür, dass wichtige Arbeitsschritte, wie etwa die Signatur der Dokumente, zügig von den jeweils verantwortlichen Personen ausgeführt werden.

PANFLOW ebnet Ihnen zudem den Weg für eine revisions- und rechtssichere Archivierung Ihrer Vertragsdokumente, mit denen auch strenge Richtlinien für die Verwaltung und das Controlling eingehalten werden können.

Vorgesetzte werden durch automatisierte E-Mails über eingehende Reiseanträge und Reisekosten informiert und können diese direkt prüfen und genehmigen. Ist der Antrag fehlerhaft oder unvollständig, kann der für die Prüfung der Reisekosten zuständige Mitarbeiter die notwendigen Korrekturen direkt selbst vornehmen. Alternativ kann er die eingereichten Reisekosten ablehnen und dem Antragsteller aus dem Workflow heraus eine Begründung für die Ablehnung mit der Bitte um Korrektur senden.

Kosten, die während der Reise entstehen, können auch nachträglich, inklusive Beleg, mit in das System aufgenommen werden. Umfangreiche Schnittstellen ermöglichen zum Beispiel die Anbindung des Workflow Management Systems PANFLOW an die Buchhaltungssysteme.

In den vergangenen Jahren hat sich das Ziel des Lieferantenmanagements jedoch immer weiter von der reinen Optimierung der Kosten hin zu einer optimierten Wertsteigerung verschoben, was den Einkauf – zusammen mit der zunehmenden Globalisierung und einem immer größer werdenden Anteil fremdbezogener Leistungen – vor neue, deutlich komplexere Herausforderungen stellt.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW können Sie Ihr vollständiges Lieferantenmanagement digital abbilden, alle lieferantenbezogenen Tätigkeiten und Aufgaben strukturiert und transparent managen und die Kommunikation mit den Lieferanten optimieren.

Legen Sie mit PANFLOW ganz einfach Auswahlkriterien für potenzielle Lieferanten fest und digitalisieren den Onboarding-Prozess inklusive der Erstregistrierung und Qualifizierung der Lieferanten. Hierfür kann über einen eingerichteten Self-Service etwa der Nachweis über die Zulassungstauglichkeit vom Lieferanten selbst erbracht werden, was den Einkauf erheblich entlastet.

PANFLOW unterstützt Sie und Ihr Team ebenfalls beim Aufbau eines Lieferantenportfolios, um die Leistung der Lieferanten transparent vergleichbar zu machen und Kosten nachhaltig zu minimieren. Hierfür lassen sich im System ganz einfach die Lieferantendaten erfassen sowie Preise und Leistungen vergleichen.

Steuern Sie mit PANFLOW zudem effektiv die Bewertung und Entwicklung Ihrer Lieferanten sowie die Analyse von Leistungslücken, z. B. in Produktqualität, Lieferzeit, Kosten oder Technologie. Nach Ablauf einer Qualifikationsperiode kann zudem der Prozess der Re-Qualifizierung über das System koordiniert und alle Beteiligten Personen mit einbezogen werden.

Alle Prozesse, aber auch Lieferanten-Zertifikate und andere relevante Dokumente sind in PANFLOW revisionssicher gespeichert und können jederzeit transparent eingesehen werden. Aus den im Workflow erhobenen Daten und Informationen lassen sich aussagekräftige Reportings und Berichte erstellen, die stets den aktuellen Stand des Lieferantenmanagements widerspiegeln und signalisieren, wenn Handlungsbedarf besteht.

Das Lieferantenmanagement kann gewinnbringend mit den Workflows für Bedarfsmeldung, Beschaffung und Reklamationsabwicklung kombiniert werden.

Oft werden diese Prozesse jedoch noch papierbasiert abgewickelt, indem zum Beispiel der Wareneingang und -ausgang sowie die Lagerbestände per Hand erfasst werden, Lieferscheine per Hauspost weitergeleitet werden und Buchungen sowie Rechnungsstellungen erst mit einer gewissen Zeitverzögerung durchgeführt werden. Zusätzlich entstehen hierbei nicht selten Fehler und es kommt zu unnötigen Reibungsverlusten und damit einhergehend zu erhöhten Kosten und unnötigem Zeit- und Ressourcenaufwand.

Mit dem Workflow Tool PANFLOW sagen Sie ineffizienten Abläufen den Kampf an und digitalisieren ganz einfach die Steuerung, Kontrolle und Optimierung Ihrer Logistikprozesse. Regeln Sie ganz einfach die professionelle und zeitgerechte Zulieferung, Beschaffung und Kontrolle und Abnahme benötigter Waren und Güter, planen, steuern und überwachen die inner- und außerbetrieblichen Transportabläufe und managen effizient Ihre Lagerprozesse (Materialflussüberwachung, Mengenberechnung, Lieferbereitschaft, Lagerhaltungskosten etc.).

Mit PANFLOW stellen Sie sich zudem weiteren Herausforderungen wie dem Sicherheitsmanagement, der Sicherstellung von Kühlketten oder der Reklamation von Gütern und Waren.

Die Workflow-Software stellt dazu alles bereit, was Sie für die Kommunikation mit Mitarbeitern und Partnern benötigen und passt sich zu 100 % flexibel an Ihre spezielle Unternehmensstruktur und Ihre Bedürfnisse an. Lassen Sie sich per Mail über alle wichtigen Ereignisse informieren und greifen direkt ins Geschehen ein, wenn der Prozess an einer bestimmten Stelle stagniert.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisieren und optimieren Sie sämtliche Arbeitsschritte Ihres Recruitings – ganz egal wie einfach oder komplex Ihre Unternehmensstrukturen aufgebaut sind. Ein typischer Workflow, der die gängigen Arbeitsschritte im Recruiting abbildet, könnte wie folgt aussehen:

Bevor überhaupt nach einem neuen Mitarbeiter gesucht werden kann, muss die HR-Abteilung zunächst einmal wissen, nach wem sie suchen soll. Die suchende Abteilung kann demnach zum Beispiel den Workflow starten und genau beschreiben, welche Fähigkeiten der Kandidat besitzen muss und welche Aufgaben ihn zukünftig erwarten, um so ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Bei Bedarf können diese Anforderungen auch nochmal vom höheren Management oder der Geschäftsführung gegengeprüft werden, bevor die HR-Abteilung die Informationen durch den Workflow gesteuert automatisch erhält.

Bei der Ausarbeitung der Stellenanzeigen unterstützt PANFLOW insofern, dass eventuelle Rückfragen der HR-Abteilung direkt über den Workflow mit der jeweiligen Abteilung geklärt und die Anzeigen anschließend freigegeben werden können.

Soll versucht werden, die vakante Stelle zunächst intern auszuschreiben und zu besetzen, erhält die HR-Abteilung hierüber eine Information über das System oder kann dies bei Bedarf auch eigenmächtig entscheiden. Der Workflow unterstützt dabei zum Beispiel die Kommunikation für einen internen Ausschreibungsprozesse, das Verfahren zur Einleitung einer Weiterbildung von Mitarbeitern, die sich für diese Stelle qualifizieren möchten oder auch die bereichs- oder standortübergreifende Versetzung von Mitarbeitern, die auf diese Position wechseln sollen, etwa um kurzfristig Personallücken zu schließen. Zudem kann mit PANFLOW die Vergabe von Prämien gesteuert werden, die Bestandsmitarbeiter erhalten, wenn sie erfolgreich Mitarbeiter werben oder vorschlagen. Die Art und Höhe der Prämie können ganz einfach im Workflow festgelegt und von den jeweiligen Verantwortlichen freigegeben werden.

Wenn die Stelle nicht intern besetzt werden kann oder soll, folgt die Veröffentlichung der Stellenanzeige über die gängigen Recruiting-Kanäle wie der Unternehmenswebseite, Jobbörsen oder soziale Netzwerke. Die Auswahl der Kanäle hängt dabei meist von der Zielgruppe ab und kann im Workflow ausgewählt werden. Alternativ unterstützt PANFLOW den Aufbau einer Dienstleister-Datenbank, in der z. B. Kontakte zu Headhuntern gepflegt und bewertet werden können. Erfolgt die Vorauswahl von Bewerbern durch ein externes Unternehmen, kann die gesamte Kommunikation ebenfalls über den Workflow abgedeckt werden und ist jederzeit transparent einsehbar.

Waren die Recruiting-Maßnahmen erfolgreich, kommt es zur Sichtung der Bewerberunterlagen. Hier kann durch die HR-Abteilung eine Vorauswahl getroffen werden und über den Workflow etwa ein Termin mit den verantwortlichen Führungspersonen vereinbart werden, um die eingegrenzte Anzahl an Bewerbungen gemeinsam durchzusprechen. Die Unterlagen können zur schnelleren Einsicht bei Bedarf einfach an den Workflow angehängt werden und sind für alle sofort greifbar.

Geht der Prozess in die heiße Phase der persönlichen Vorstellung über, hilft PANFLOW bei der terminlichen Koordination und inhaltlichen Vorbereitung von Vorstellungsgesprächen, Telefon-Interviews oder Assessments. Hier kann zum Beispiel angegeben werden, welche Personen zu diesen Terminen anwesend sein müssen und auch die Bewerber können direkt über den Workflow kontaktiert und um eine Terminbestätigung geben werden. Die Termine können ganz einfach in den persönlichen oder den Unternehmenskalender übertragen und mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden, damit niemand das wichtige Ereignis verpasst.

Im Rahmen der Einstellung unterstützt PANFLOW alle wichtigen Schritte – von der Vertragserstellung bis hin zur Unterschrift aller Beteiligten und sonstigen Rückfragen. Ist etwa der Gehaltswunsch des Bewerbers nicht im geplanten Budget, kann es unter Umständen erforderlich sein, dass die Geschäftsführung dem zustimmt. Über den Workflow kann sie das Gehalt freigeben oder aber ein Veto einlegen, bzw. einen Vorschlag für eine Maximalsumme machen. Sind alle vertraglichen Aspekte geregelt, kann die HR-Abteilung damit beginnen, die Mitarbeiterdaten zu vervollständigen und einen Termin für den ersten Arbeitstag auszumachen.

Um neuen Mitarbeitern die Eingliederung in das Unternehmen zu erleichtern, ist es besonders wichtig, dass der Onboarding-Prozess rund läuft und der Mitarbeiter sich von Beginn an willkommen fühlt. Mit PANFLOW lassen sich alle To Dos rund um die Mitarbeiterausstattung, die Besorgung von Arbeitsmitteln und das Bereitstellen wichtiger Informationsdokumente steuern. Je nach Tätigkeit des Mitarbeiters kann hierfür aus eigenständig im System hinterlegten Checklisten und Drop-Down Menüs ausgewählt werden, welche Arbeitsmittel der Mitarbeiter benötigt. Müssen hierfür bestimmte Materialien bestellt werden, kann dies direkt an einen Workflow zur Bedarfsmeldung/Bestellung angeknüpft werden.

Mit einem neuen Mitarbeiter gehen meist auch Absagen von Bewerbern einher, die es nicht geschafft haben, die Position zu besetzen oder freiwillig aus dem Bewerbungsprozess ausgeschieden sind. Für ein erfolgreiches Recruiting ist es jedoch nicht nur wichtig, Absagen zu verschicken, sondern gegebenenfalls den Kontakt zu bestimmten Personen aufrechtzuerhalten, um diese bei Bedarf noch einmal zu kontaktieren. PANFLOW hilft Ihnen dabei, die Kommunikation zu steuern, die Zustimmung zur Datenspeicherung einzuholen und dabei die DSGVO-Konformität und vor allem die Löschfristen zu beachten.

Wo neue Mitarbeiter hinzukommen, scheiden auch immer mal Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus. Steuern Sie mir PANFLOW zuverlässig alle Offboarding-Prozesse, wie zum Beispiel die Rückgabe von Arbeitsmitteln, die Entnahme der Zugriffsrechte sowie die Zutrittskontrolle zu den Räumlichkeiten des Unternehmens – und die beidseitige Bestätigung über die erfolgten Schritte. Hierfür lässt sich der Workflow ganz einfach auch an weitere Workflows koppeln, zum Beispiel zur Rechtevergabe in der IT oder zum Zutrittsmanagement.

Das Workflow Management Tool PANFLOW unterstützt besonders diejenigen Unternehmen, die ihre Transportprozesse nicht über ein externes Logistikunternehmen abwickeln möchten, sondern einen eigenen Fuhrpark dafür bereitstellen. Ob beim Transport vom Lager zum jeweiligen Produktionsstandort oder vom Unternehmen zum Kunden – PANFLOW unterstützt Sie bei der Planung, Koordination und Überwachung der Transporte sowie beim Einsatz von Fahrern und gibt Ihnen jederzeit einen Überblick über die Prozessqualität.

Regeln Sie über den Workflow ganz einfach verschiedene Zuständigkeiten und behalten stets im Blick, ob Ihre Transporte just in time dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Stagniert der Prozess aufgrund unvorhergesehener Ereignisse oder Engpässe, werden Sie rechtzeitig vom System darüber informiert und können jederzeit in den Workflow eingreifen. Holen Sie mit PANFLOW zudem ganz einfach Genehmigungen ein und überwachen das Einhalten bestimmter Vorschriften und Compliance-Anforderungen (z. B. für Gefahrgut, Schwerlasten oder zollrechtliche Bestimmungen) – bei Bedarf auch nach dem 4 Augen-Prinzip.

Mit dem Einsatz von PANFLOW sind der Skalierbarkeit Ihres Transportmanagements keine Grenzen gesetzt: das System ermöglicht eine flexible und dynamische Anpassung der Prozesse an stetig wachsende Anforderungen und erlaubt durch vielfältige Schnittstellen die Kopplung an andere IT-Systeme.

Stetige Veränderungen erfordern flexible Lösungen

Die Vergabe von Berechtigungen innerhalb eines Unternehmens ist ein komplexer Prozess, der dauerhaften, dynamischen Veränderungen unterliegt. So treten zum Beispiel Mitarbeiter neu in das Unternehmen ein, wechseln Abteilungen und Projekte oder verlassen die Firma wieder. Andere sind aufgrund von Krankheit oder Urlaub abwesend und müssen von ihren Kollegen vertreten werden. Und auch das Nutzerverhalten der Mitarbeiter unterliegt einem stetigen Wandel: Mitarbeiter nutzen mobile Endgeräte mittlerweile betrieblich und privat (bring your own device) oder greifen zur Ausübung ihrer Tätigkeit auf Cloud-Lösungen zu, die außerhalb des firmeneigenen Netzwerks liegen. Ähnlich verhält es sich auch mit den IT-Ressourcen. Neue Geräte, Anwendungen und Daten kommen hinzu, alte Geräte werden aussortiert, Software deinstalliert und Daten gelöscht. Der rote Faden, der sich durch all diese Prozesse zieht, ist schnell zu erkennen: Jede dieser Veränderungen zieht eine Neuvergabe, Umverteilung oder den Entzug bestimmter personen- oder ressourcenbezogener Berechtigungen nach sich.

Eine Software für alle Aufgaben

Mit dem Workflow Management System PANFLOW setzen Sie Ihren individuellen Berechtigungsvergabe-Prozess ganz einfach digital und DSGVO-konform um. Auch hohe Standards wie z. B. ISO 27001 erfüllen Sie mit einem PANFLOW-gestützten Berechtigungsvergabe-Prozess. Nie war es einfacher, den Zugriff auf die Ressourcen eines IT-Systems (Fileserver, Softwareanwendungen etc.) zu regeln, denn PANFLOW vereint die Funktionen am Markt erhältlicher Insellösungen zu einer unschlagbar effizienten und kostengünstigen Gesamtlösung: Steuern Sie mit nur einer einzigen Software den Workflow, der für das Einholen der Berechtigungen verantwortlich ist und automatisieren Sie die Vergabe der Berechtigungen – direkt aus PANFLOW heraus, fehlerfrei, bis tief in alle Endsysteme!

Einfache Rechtevergabe

Die Software nutzt hierfür eine Anbindung an die bestehende Benutzerverwaltung des jeweiligen Unternehmens (z. B. Active Directory) und ermöglicht so das Setzen der Berechtigungen direkt im Workflow. Dieser kann, abgestimmt auf die jeweilige Struktur des Unternehmens, völlig individuell aufgebaut sein. In der Regel beantragt jedoch meist der zuständige Administrator in einer konkreten Bedarfssituation die Vergabe oder Änderung von Zugriffsrechten (lesen, bearbeiten, löschen) auf bestimmte IT-Ressourcen. In PANFLOW geschieht dies einfach über eine ausfüllbare Matrix innerhalb des Workflow-Formulars. Alle Instanzen, die der Vergabe zustimmen müssen, z. B. der Sicherheitsbeauftragte oder die Geschäftsführung, werden über den Vorgang informiert und können bei Bedarf ein Veto gegen einlegen. Spricht nichts gegen die Vergabe, kann der Administrator den Workflow abschließen und die entsprechenden Berechtigungen werden automatisch vom System gesetzt.
Durch die praktische Anbindung an die Benutzerverwaltung können Rechte direkt rollenbasiert vergeben werden. So wird etwa Mitarbeitern, die neu in das Unternehmen kommen, eine Rolle zugewiesen, die bereits voreingestellte, nur für die Ausübung der jeweiligen Tätigkeit erforderliche Rechte beinhaltet (Need-to-know-Prinzip). Hat ein Mitarbeiter im Unternehmen mehrere Funktionen, können ihm gleich mehrere Rollen zugewiesen oder zusätzlich individuelle Rechte gewährt werden.

Hohe Transparenz durch nachhaltige Dokumentation

Um eine umfassende Übersicht und Dokumentation aller Berechtigungen zu erhalten, stellt PANFLOW verschiedene Statistiken bereit, die anzeigen, wer im Unternehmen aktuell welche Rechte besitzt. So lassen sich Datenschutzprüfungen und Sicherheitsaudits ab sofort mühe- und sorgenlos bestehen.

Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie jederzeit bereit sein müssen, innerhalb einer bestimmten Frist Auskunft über diese Daten geben zu können.

Mit der Workflow Software PANFLOW können Sie den Ablauf der Datenzusammenstellung digital abbilden und automatisieren und binden ganz einfach alle Abteilungen und Personen, die für den Datenschutz zuständig sind, in den Prozess mit ein. Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks individuelle Formulare, mit denen Sie die wichtigsten Informationen zusammentragen, zum Beispiel: Welche Frist wurde gesetzt, bis die Auskunft erfolgen muss? Wie wurde die Auskunft angefordert – per Telefon, per E-Mail oder postalisch? Wie lauten die Kontaktdaten der Person? Zudem können Sie dem Workflow eine Kopie der Anfrage anhängen, damit andere, für den Prozess wichtige Mitarbeiter direkt sehen, worum es geht.

In der Systemadministration lassen sich alle Bereiche des Unternehmens, in denen Daten erhoben werden (z. B. Softwareentwicklung, Buchhaltung, Lieferantendatenbank), definieren und für jede Abteilung Personen hinterlegen, die für die Datensicherheit in ihrem Bereich verantwortlich sind. Im Formular kann der entsprechende Bereich aus einer Liste ausgewählt werden und der jeweils Verantwortliche wird automatisch über den Eingang der Anfrage benachrichtigt. Dieser kann nun alle benötigten Informationen zusammentragen, z. B. welche Art der Datenspeicherung durch die betroffene Person erlaubt wurde (Newsletter, Kontaktformular etc.), welche Daten gespeichert wurden und woher das Unternehmen die Daten erhalten hat (Kontakt durch die betroffene Person selbst, Verträge, Drittunternehmen etc.) aber auch, wenn zur betreffenden Person keine Daten vorliegen.

Zudem ist es möglich, wiederkehrende Fragen über ein individuell angelegtes FAQ einfach und schnell zu beantworten. Hierzu lassen sich im PANFLOW-System vorgefertigte Standard-Antworten einpflegen, die der Bearbeitende einfach aus einer Liste auswählen und dem Formular per Klick hinzufügen kann. Eventuelle Rückfragen an die Person können als Freitext (inkl. Antwort und Kopie des Schreibens) an das Formular angehängt werden.

Die durch den Workflow zusammengetragenen Infos werden – je nach Unternehmensstruktur – z. B. automatisch an den zentralen Datenschutz weitergeleitet, der die finale Auskunft erstellt. Zum Versenden der Auskunft können alle Daten über den Workflow tabellarisch zusammengefasst und einem bereits nach dem Corporate Design des Unternehmens vorgefertigten Dokument mit einem allgemeingültigen Erläuterungstext angefügt werden. Je nachdem, in welcher Form die betroffene Person die Auskunft angefordert hat, stellt das System mehrere Möglichkeiten bereit. Das erstellte Dokument kann in gedruckter Form postalisch verschickt werden, alternativ können die Daten z. B. als CSV-Datei exportiert und per E-Mail versendet werden.

Die Auskunft kann direkt erteilt werden oder es wird ein Zwischenbescheid angefertigt, wenn zu einem gewissen Zeitpunkt noch nicht alle Details vorliegen. Durch diesen Zwischenschritt kann unter Umständen auch die Frist für die Gesamt-Abgabe der Auskunft verlängert werden.

Über ein Ampelsystem lässt sich genau erkennen, in welchem zeitlichen Rahmen eine Beauskunftung erfolgen muss. Ist das Fristdatum zur Abgabe der Informationen bald erreicht, zeigt die Ampel dies für jeden Prozess einzeln an. So kann der Bearbeitende auf einen Blick erkennen, welche Beauskunftungen dringend erledigt werden müssen und welche z. B. schon abgeschlossen sind.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW entwickeln Sie eine Lösung, bei der sich nicht Ihr Betrieb an das Zutrittskontrollsystem anpasst, sondern umgekehrt – denn PANFLOW lässt sich individuell auf Ihre Strukturen und Bedürfnisse konfigurieren.

Mitarbeitende können (z. B. bei Dienstreisen an andere Standorte oder bei Positionswechsel) ohne Reibungsverluste standortübergreifend den Zugang zu bestimmten Gebäudekomplexen, Sicherheitszonen, Räumlichkeiten, Parkplätzen etc. beantragen oder den Zugang für einen anderen Mitarbeitenden beantragen. Alternativ kann der Zugang von der Personalabteilung und/oder von der IT angefordert werden, wenn es sich um die generelle und tägliche Zutrittsbefugnis eines Mitarbeitenden handelt (Eintritt und Austritt in das Unternehmen, Wechsel des Aufgaben- und Berechtigungsbereichs, Standort- oder Gebäudewechsel, individuellen Freistellungen wie Mutterschutz oder Sabbaticals).

Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, einer oder mehreren Personen Zugang zum Unternehmen zu gewähren, z. B. über die Kopplung von PANFLOW an die bestehende Benutzerverwaltung oder aber über individuell konfigurierte Zugangstypen.

Die Anfrage wird samt aller für ein sicheres Freigabeverfahren benötigten Informationen automatisch an die jeweils verantwortliche Person oder Abteilung im Unternehmen weitergeleitet. Diese kann den Antrag direkt freigeben oder – falls erforderlich – per Mehraugenprinzip die Genehmigung eines weiteren Vorgesetzten oder der Geschäftsführung einholen. Wird der Antrag genehmigt, besteht der nächste Workflow-Schritt darin, die benötigten Zugangsmedien (Schlüssel, Token, Badges, Karten etc.) bereitzustellen. Müssen diese hierfür erst angefertigt oder bestellt werden, kann dieser Vorgang ebenfalls durch den Workflow gesteuert und bei Bedarf z. B. mit der Abteilung Einkauf verbunden werden. Sind die Zugangsmedien verfügbar, wird die Aushändigung an die betreffende Person direkt im System vermerkt. Gibt es zeitliche Beschränkungen für den Zutritt und die Befugnis läuft innerhalb einer bestimmten Zeit ab, wird auch dies im System vermerkt und die zuständige Abteilung rechtzeitig vorher informiert, um die Erlaubnis entweder zu verlängern oder die Zugangsmedien zurückzufordern. In diesem Fall erhält der Mitarbeitende eine Nachricht und kann einen Termin für die Rückgabe ausmachen.

Abgesehen von den Mitarbeitern, können auch Besucher- und Kundenzutritte sowie Begehungsanfragen (z. B. für Audits) über den Workflow koordiniert und dokumentiert werden, um genau zu überblicken, welche externen Personen sich wo im Unternehmen aufhalten und wann sie das Unternehmen wieder verlassen. So optimieren Sie Ihr Besucher-Zutrittsmanagement, erhöhen die Sicherheit und sorgen zugleich für einen professionellen Empfang.

Gehen Zugangstokens, Badges oder Ausweise verloren, können diese Medien umgehend über den Workflow gesperrt und bei Bedarf neu angefordert werden, sodass sich Unbefugte keinen Zutritt zum Unternehmen beschaffen und Mitarbeitende schnell ein neues Zugangsmedium erhalten können.

Mit PANFLOW haben Sie das Zutrittsmanagement stets im Blick und können sämtliche Vorgänge protokollieren und nachvollziehbar rückverfolgen: Wer hat die Anfrage gestellt? Welche Art von Zugang hat die Person beantragt? Wer hat den Antrag wann freigegeben? Ab welchem Zeitpunkt hatte die Person Zutritt zu bestimmten Gebäudeteilen? So erfüllen Sie alle geforderten Sicherheitsaspekte, gewährleisten maximale Sicherheit im Unternehmen und können Sicherheits-Audits entspannt entgegensehen.

Innerhalb der Unternehmensverwaltung, aber auch entlang der gesamten Produktions- und Lieferkette haben Stammdaten einen sehr hohen immateriellen Wert – wenn sie korrekt und vollständig gepflegt werden. Vor allem in großen Unternehmen, in denen zahlreiche Fachabteilungen und unterschiedlichste IT-Systeme fortlaufend immer größere Mengen an Daten generieren, ist dieser Wunsch-Zustand jedoch oft nicht realisierbar: Individuell gepflegte und mit der Zeit gewachsene Systeme, unterschiedliche Eingabemethoden und -formate sowie parallel laufende Vertriebs-, Marketing- und Kundenmanagement-Prozesse haben zur Folge, dass wichtige Daten an unterschiedlichen Orten liegen und deshalb nur innerhalb bestimmter Abteilungen genutzt werden können. Das Ergebnis: das Unternehmen arbeitet sehr wahrscheinlich mit inkonsistenten, redundanten, unvollständigen oder sogar fehlerhaften Stammdaten, die Fehllieferungen oder ähnliches nach sich ziehen und zu erheblichen finanziellen Einbußen führen können.

Mit der Workflow Software PANFLOW begegnen Sie gelassen allen Schwierigkeiten, die die Stammdatenverwaltung mit sich bringen kann. Lassen Sie alle Daten harmonisiert an einem zentralen Ort zusammenlaufen und stellen so die Konsistenz großer, kritischer Datenbestände sowie das Vermeiden von Dubletten und Datenverlusten sicher. Das System ermöglicht die weitgehende Automatisierung der Anlage-, Freigabe-, Nutzungs-, Pflege- und Archivierungsprozesse und stellt durch die Übernahme bereits vorhandener Nutzerrollen und -rechte ein Höchstmaß an Datenintegrität sicher. Zudem können Sie jederzeit einsehen, wer welche Daten wann eingetragen, geändert oder gelöscht hat – und warum.

Auch der Verwaltungsprozess unternehmensweiter Anträge auf Stammdateneinträge und -änderungen kann mit PANFLOW ganz einfach abgebildet werden und spart wertvolle Zeit und Ressourcen. Hierzu kann der Workflow entweder vom jeweiligen Stammdatenmanager angestoßen werden – oder aber von Mitarbeitern, Lieferanten oder Kunden, indem Sie eine Freigabe zur selbstständigen Datenänderung anfordern. Nach erfolgter Eingabe bzw. Änderung der Daten wird ein automatisierter Genehmigungsprozess angestoßen und der Stammdatenmanager erhält eine Benachrichtigung mit der Bitte um Prüfung und Freigabe der Daten. Gibt es Rückfragen, können diese ebenfalls über den Workflow geklärt und die Daten zu einem späteren Zeitpunkt freigegeben werden.

Ein mit PANFLOW etabliertes Stammdatenmanagement hat zudem den Vorteil, dass die DSGVO-Konformität der Datenspeicherung und -verarbeitung im gesamten Unternehmen sichergestellt wird. So sind Sie jederzeit in der Lage, von Ihnen erhobene persönliche Daten Dritter in strukturierter Form offenzulegen, um betroffenen Personen zügig eine Auskunft über die Art und den Umfang der Nutzung zu erteilen.

Mit Hilfe des übersichtlichen PANFLOW-Dashboards können Sie alle Datenmanagement-Prozesse kontinuierlich überwachen und werden informiert, sobald ein Vorgang Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Alle aus dem Workflow gewonnenen Informationen können zudem über individuell erstellte Reporting-Möglichkeiten ausgewertet und anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, um die Effizienz des Stammdatenmanagements jederzeit auf den Prüfstand stellen zu können.

Generell ist ein Unternehmen, das PANFLOW zur Optimierung seiner Arbeitsabläufe nutzt, bereits insofern gut für ein bevorstehendes Audit gewappnet, als dass wichtige Prozesse, Zuständigkeiten und Regelungen per se digital dokumentiert werden und in Zusammenhang mit dem Audit einfacher nachvollziehbar sind. Mit PANFLOW lässt sich der Prozess des Auditmanagements jedoch auch aktiv als eigenständiger Workflow abbilden, digitalisieren und optimieren.

Häufig fehlen in Unternehmen grundlegende Strukturen, um ein Audit ohne größeren Aufwand zu meistern, Mitarbeiter erfahren erst zu spät von der bevorstehenden Prüfung und der Vorbereitungsprozess stagniert, da niemand weiß, wer wann für welche Aufgabe zuständig ist. Wenn dann die Audit-Reife in kurzer Zeit erreicht werden soll, ist Hektik meist vorprogrammiert.

Um genau diesen Prozess zu optimieren und zukünftig das Audit zum Freund und nicht mehr zum Feind zu erklären, unterstützt Sie das Workflow Management System PANFLOW während des gesamten Audit-Prozesses und führt – ganz gleich ob internes oder externes Audit – alle Beteiligten entlang eines individuell vordefinierten Workflows, der exakt auf Ihre Unternehmensabläufe zugeschnitten ist.

Schaffen Sie mit dem Einsatz des Workflow Management Systems mehr Transparenz in Ihrem Vorbereitungsprozess, bei der Planung von Prüfzyklen sowie bei der zeitlichen und personellen Planung der Audits an sich. Betroffene Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail über anstehende Audits und Vorbereitungsmaßnahmen informiert. Fragenkataloge, Begehungsprotokolle und Checklisten können erstellt und an den Workflow angehängt werden, um diese anschließend von den Verantwortlichen prüfen zu lassen. Verpassen Sie zudem mit PANFLOW keine Termine und Deadlines mehr! Das System erinnert Sie an alle wichtigen Aufgaben – bei Bedarf verknüpft mit Eskalationsszenarien, um sicherzustellen, dass alle Schritte in der vorgegebenen Zeit durchgeführt werden.

Auch während des Audits unterstützt Sie das PANFLOW-System bei der reibungslosen Durchführung, so können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand des Audits einsehen, Zuständigkeiten und Stellvertretungen regeln und Ressourcen bei Bedarf kurzfristig umverteilen.

Die Prüfergebnisse sowie eventuell aufgedeckte Unzulänglichkeiten, Abweichungen oder andere Feststellungen können in PANFLOW revisionssicher dokumentiert und archiviert werden und ein Korrekturmaßnahmenbericht transparent erstellt und über den Workflow verteilt werden. Die notwendigen Änderungsmaßnahmen lassen sich über den Workflow direkt an die zuständigen Mitarbeiter übertragen und deren Umsetzung dokumentieren.

Mit dem Workflow Lösung PANFLOW etablieren Sie ein ganzheitliches, transparentes und rechtskonformes Risikomanagement, optimieren Ihre Prozesse und verringern so die Unternehmensrisiken.
Je nach Unternehmens- und Workflowstruktur können Mitarbeiter z. B. potenzielle Risiken selbst melden. Die Meldung wird durch den Workflow automatisch an den Risikomanager oder die dafür verantwortliche Abteilung weitergeleitet, wo aufgrund verschiedenster, vorher festgelegter Kriterien (Eintrittswahrscheinlichkeit, erwartete Schadenshöhe, Wahrscheinlichkeit, dass der Schaden bemerkt wird etc.) entschieden wird, ob das identifizierte Risiko tatsächlich als ein solches eingestuft werden muss und wie mit dem Risiko weiterhin umgegangen werden soll.

Wird ein Risiko tatsächlich als ein solches identifiziert, können über den Workflow wichtige Informationen (z. B. allgemeine Beschreibung, mögliche Ursachen) hinterlegt werden, die die Grundlage für die anschließende Risikobewertung und Maßnahmenplanung sowie -durchführung bilden. Hierbei kann der Workflow die kollaborative Arbeit zwischen den beteiligten Personen, das Einholen eventuell benötigter Genehmigungen sowie das Einhalten von Deadlines unterstützen. Für den Prozess wichtige Dokumente können ganz einfach an den Workflow angehängt werden und sind so für alle teilhabenden Personen jederzeit greifbar.

Um jederzeit den Überblick über das gesamte Risikomanagement zu behalten, können in PANFLOW alle Risiken z. B. nach Datum, Typ, Schadenshöhe oder den jeweiligen Maßnahmen sortiert und angezeigt werden. Zur lückenlosen Dokumentation aller Prozesse unterstützt das System Sie bei der Erstellung von Reportings, dem Koordinieren und Vorbereiten von Prüfungen und Audits sowie bei der Identifizierung möglicher Compliance-Probleme, um kontinuierliche Verbesserungen im Unternehmen zu fördern und potenzielle Risiken so gering wie möglich zu halten.

Mit dem Workflow Tool PANFLOW regeln Sie im Handumdrehen alle Aufgaben und Zuständigkeiten rund um das Thema Arbeitssicherheit und kommen auf einfache Art und Weise Ihrer Pflicht nach, die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und Dienstleister zu gewährleisten, indem Sie die Prozesse zur Unfallvermeidung sowie zur vorgeschriebenen Gestaltung der Arbeitsplätze digital optimieren.

Koordinieren Sie mit PANFLOW zuverlässig die termingerechte Prüfung, Wartung und Reparatur von Geräten, Anlagen und Einrichtungen.
Auch die Gefährdungsbeurteilung, als eines der zentralen Themen im betrieblichen Arbeitsschutz, kann mit Hilfe von PANFLOW professionell durchgeführt werden. So lassen sich etwa Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen, Gefährdungen und mögliche gesundheitliche Risiken für die Mitarbeiter ermitteln und beurteilen (z. B. per Checkliste), konkrete Maßnahmen anhand eines Maßnahmenplans festlegen, deren Umsetzung und Wirksamkeit einfach und revisionssicher dokumentieren und eine mögliche Unterweisung der Mitarbeiter koordinieren.
Arbeiten Ihre Mitarbeiter mit Gefahrstoffen oder können bei ihrer Tätigkeit Gefahrstoffe entstehen oder freigesetzt werden? In diesem Fall unterstützt Sie das Workflow Management System PANFLOW ebenfalls dabei, die Gefahrstoffstoffverordnung konsequent einzuhalten, indem es den Prozess der Veröffentlichung von Betriebsanweisungen unterstützt, die Dokumentation über die Lagerung erleichtert und alle verantwortlichen Personen in den Prozess mit einbezieht.

Mit der Workflow Software PANFLOW wird ein Teil der personenbezogenen Daten von den Mitarbeitern selbst verwaltet und gepflegt, indem sie Routinearbeiten wie Stammdatenänderungen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder die Bestellung von Arbeitsmitteln am eigenen Arbeitsplatz oder von unterwegs elektronisch vornehmen können. Dies spart Unternehmen wertvolle Zeit und Kosten, verschlankt die Verwaltungsprozesse und befreit die Personalabteilungen von aufwändigen administrativen Tätigkeiten.

Dank der workflowgestützten Abwesenheitsverwaltung können Mitarbeiter schnell und bequem Urlaubsanträge, Krankentage und sonstige Abwesenheiten online regeln und diese für andere Mitarbeiter transparent machen. So kann auf einen Blick eingesehen werden, wer wann Urlaub hat, erkrankt ist oder sonstige Abwesenheitstage beantragt oder geplant hat. Der jeweilige Vorgesetzte wird automatisch über die Abwesenheit benachrichtigt und kann diese direkt genehmigen. Für den Fall einer unvorhergesehenen Abwesenheit, lassen sich zudem Vertreter für eine bestimmte Person im Workflow hinterlegen, die automatisch informiert werden und anfallenden Aufgaben übernehmen können.

In verschieden konfigurierbaren Ansichten lässt sich zudem sofort erkennen, zu welcher Zeit Engpässe in der Belegschaft entstehen, um so einem Personalmangel vorbeugen zu können. Bei Bedarf kann der Workflow zusätzlich so eingerichtet werden, dass geplante Abwesenheiten im Falle von Besetzungsengpässen zunächst automatisch abgelehnt und anschließend individuell geprüft werden. Wird ein Antrag abgelehnt, erhält der betreffende Mitarbeiter umgehend eine Nachricht mit der Begründung und eventuellen Rückfragen.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW lassen sich alle wichtigen Arbeitsabläufe und Prozesse, die mit einer Unfall- oder Beinaheunfall-Meldung im Unternehmen einhergehen, optimal abbilden und digitalisieren. Ob am Computer oder direkt vor Ort über eine individuell entwickelte App – sobald sich Missstände, potenziell gefährdende Situationen oder Arbeitsunfälle ereignen, können Mitarbeiter diese umgehend melden (wo, wer, wann, wie, was) und gegebenenfalls Fotos der entsprechenden Situation mitsenden. Die Informationen können dann – gesteuert durch den PANFLOW Workflow – direkt an zuständige Personen im Unternehmen weitergeleitet werden, um die Arbeitssicherheit zu überprüfen, bei Bedarf entsprechende Maßnahmen einzuleiten und darüber zu informieren, was unternommen wurde, um vergleichbare Ereignisse zukünftig zu vermeiden.

Das Workflow Tool PANFLOW bietet zudem die Möglichkeit, die durch den Workflow gesammelten Daten und Informationen inhaltlich und statistisch auszuwerten, um so Rückschlüsse über den Stand der Sicherheit im Unternehmen zu erhalten und weiteres Optimierungspotenzial aufzudecken.

Sie möchten notwendige Änderungsmaßnahmen, die infolge von Unfällen oder Beinaheunfällen durchgeführt werden müssen, einem formellen Prozess unterziehen, der den Schutz von Mitarbeitern zukünftig sicherstellt, dabei aber wirtschaftlich bleibt? Informieren Sie sich über das perfekte Zusammenspiel von Unfallmeldung und Management of Change – gesteuert mit PANFLOW.

Mit dem Workflow Management System PANFLOW bilden Sie Ihr gesamtes Schulungs- und Qualifikationsmanagement digital ab und gestalten alle wichtigen Prozesse wesentlich effizienter und nachvollziehbarer als bisher. Das System unterstützt Sie bei der Planung und Überwachung aller schulungsrelevanten Maßnahmen: Behalten Sie stets den aktuellen Qualifikationsstand im Unternehmen sowie das Kompetenzlevel Ihrer Mitarbeiter im Blick, halten nach, welche Qualifikationen demnächst erneuert werden müssen und stellen ganz einfach fest, ob Ihre Mitarbeiter die zur Ausübung einer bestimmten Tätigkeit erforderlichen Kompetenzen besitzen.

Schulungsbedarf und Qualifikationsprofile

Über den Workflow können wiederkehrende Schulungen für bestimmte Mitarbeiter oder schulungsrelevante Gruppen automatisch terminiert und geplant werden. Bei neu eingestellten Mitarbeitern kann der Schulungsbedarf darüber hinaus individuell festgestellt werden.

Zudem lassen sich in PANFLOW individuelle Qualifikationsprofile (z. B. als Matrix) erstellen, die den aktuellen Entwicklungsstand für jeden einzelnen Mitarbeiter dokumentieren und den Schulungsmanager bzw. die zuständige Fachabteilung automatisch darüber in Kenntnis setzen, sobald bestimmte Qualifikationen nachgereicht, aufgefrischt oder neu erbracht werden müssen. So können Sie Ihren Schulungsstand lückenlos überwachen und gleichzeitig wichtigen Dokumentationspflichten nachkommen.

Dank der Qualifikationsübersicht sind Sie auch auf unerwartete Ereignisse wie etwa krankheitsbedingte Ausfälle bestens vorbereitet: Suchen Sie schnell und stressfrei nach qualifizierten Mitarbeitern, die über die gleichen Fähigkeiten verfügen und als Stellvertretung eingesetzt werden können und verhindern so ein Stagnieren Ihrer Unternehmensprozesse. Die jeweiligen Suchkriterien können in PANFLOW gepflegt und bequem über eine Liste oder Freitextsuche eingegeben werden.

Schulungen vorbereiten und managen

Um Schulungen stressfrei planen, verwalten und dokumentieren zu können, unterstützt Sie der Workflow bei der gesamten Koordination. Ganz gleich ob intern oder extern – erfassen Sie jede Schulungsmaßnahme, legen Inhalte sowie Ziele fest und regeln ganz einfach die Terminabsprache mit den Mitarbeitern. Wird die Schulung intern durchgeführt, kann über den Workflow sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter im Vorfeld bereits die notwendigen Schulungsunterlagen, Dokumente oder Trainingshandbücher erhalten. Diese können einfach an den Workflow angehängt oder aus einer bereits im System hinterlegten Liste ausgewählt und den Schulungsteilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Fälligkeiten und Zertifikate

Nach erfolgreicher Schulung kann für jeden Teilnehmer die entsprechende Qualifikation eingetragen und direkt festgehalten werden, wann eine Wiederholung, Auffrischung oder Weiterbildung fällig wird. Rückt dieser Zeitpunkt näher, wird der zuständige Schulungsmanager bzw. die jeweilige Fachabteilung rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert, sodass keine Schulungstermine mehr in Vergessenheit geraten können. Bei Bedarf können zudem vorgefertigte Zertifikate im Corporate Design des Unternehmens im System hinterlegt werden, denen die jeweils erlangte Qualifikation über eine Listenauswahl hinzugefügt werden kann. So kann für jeden Schulungsteilnehmer individuell ein Schulungsnachweis erstellt und als druckbare Datei übergeben werden.

Schulungskatalog für Mitarbeiter

Möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich eigenständig und freiwillig für Schulungen anzumelden oder Fragen zu bestimmten Schulungen zu stellen? Auch hierbei kann der PANFLOW Workflow Sie unterstützen. In diesem Fall startet nicht die Fachabteilung den Workflow, sondern der Mitarbeiter selbst. Hierbei kann er aus einem im System hinterlegten, individuell administrierbaren Schulungskatalog die gewünschte Schulung auswählen, sich anmelden oder eine Frage stellen. Je nach Definition des Workflows erhält dann z. B. der Schulungsmanager die Anfrage, kann diese prüfen und die Schulung bewilligen oder ablehnen. Möglich ist auch, bereits vorher im System bestimmte Mitarbeitergruppen zu definieren, die sich ohne Freigabe zu einer Schulung anmelden dürfen, bzw. bestimmte Schulungen zu definieren, die ohne Freigabe besucht werden dürfen. In diesem Fall kann der Teilnehmer sich direkt anmelden. Nach Wunsch können die Schulungen und Referenten im Katalog von den Teilnehmern bewertet werden, um eine möglichst große Transparenz zu schaffen und bei wiederkehrender Kritik direkt eingreifen und Verbesserungsmaßnahmen durchführen zu können. Auch hier kann frei eingestellt werden, ob zum Beispiel nur der Schulungsmanager die Bewertungen einsehen kann oder diese für alle Mitarbeiter zugänglich sind.

Kostenübersicht

Um die Prozesse des Schulungsmanagements auch finanziell jederzeit im Blick zu behalten, lassen sich in PANFLOW (voraussichtliche) Kosten, Zeit- und Personalaufwände sowie Budgets für externe Referenten festlegen und überwachen.

Nutzt man zur Vereinheitlichung dieser Daten lediglich einen Verzeichnisdienst, machen viele Unternehmen mit umfassenden Geschäftsstrukturen die schmerzliche Erfahrung, dass nicht alle Datenquellen verlässlich dort vereint werden können und einzelne Dienste, Anwendungen oder Abteilungen doch auf ihre eigens angelegten Verzeichnisse zurückgreifen, die infolgedessen nicht synchronisiert werden können.

Eine Steuerung des Identity Managements mit dem Workflow Management System PANFLOW bietet zahlreiche Möglichkeiten, komplexen Verwaltungsschwierigkeiten, Identitäts- und Zugriffsproblemen effektiv zu begegnen. Erfassen, kategorisieren und verwalten Sie ganz einfach die digitalen Identitäten von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten, organisieren die Benutzerkonten verschiedener Systeme und Anwendungen Ihrer IT-Infrastruktur und entwickeln Genehmigungskonzepte, die eine Änderung der Daten nach explizit festgelegten Regeln und Berechtigungen ermöglichen. Alle geplanten Datenänderungen werden workflowgesteuert an die Identity Manager übermittelt, welche nach eingehender Prüfung die systemübergreifende Änderung veranlassen können.

Da die IT-Landschaft in Unternehmen gesicherte und geschützte Zugriffe erfordert, hat das Identity Management in Unternehmen nahezu immer auch eine Schnittstelle zum Access Management, welches die Zugriffsrechte der entsprechend festgelegten Identitäten verwaltet und Sicherheitskonzepte für die Nutzung verschiedener Ressourcen entwickelt. Mehr über die Kombination beider Workflows mit PANFLOW erfahren Sie rechts über den Button Access Management.

Der Bereich Compliance beschäftigt sich mit der Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen durch ein Unternehmen, umfasst aber auch das Etablieren organisatorischer Strukturen, die sowohl die Einhaltung gesetzlicher, als auch selbst definierter, interner Kodizes (z. B. im Code of Conduct) sicherstellen sollen.

Ein mit dem Workflow Management System PANFLOW digitalisiertes Compliance Management sichert das Einhalten gesetzlicher Vorgaben sowie interner Regeln und wendet so finanzielle und juristische Konsequenzen vom Unternehmen ab. Das Risiko für ein nicht-Einhalten der Regeln kann mit Hilfe der im Workflow erhobenen Daten und Informationen rechtzeitig erkannt und Verstöße vermieden werden.

Etablieren Sie mit PANFLOW nachhaltig Ihre Regeln und Werte und sorgen so für ein maximum an Transparenz und Vertrauen!

Grundsätzlich kann ein Compliance-Workflow mit PANFLOW in jeder Abteilung Ihres Unternehmens zum Einsatz kommen, in der Mitarbeiter, aber auch Kunden und Lieferanten über ein Regelwerk verfügen sollen, welches ihnen die Philosophie und Verhaltensregeln des Unternehmens näherbringt und sie zu einem regelkonformen Verhalten in Zusammenhang mit dem Unternehmen motiviert. Beispiele hierfür sind etwa die Kontrolle und Verwaltung von Zuwendungen und Geschenken inklusive des Definierens von Wertgrenzen sowie die Prüfung von Geschäftspartnern und Lieferanten.

Der Workflow kann zu 100 Prozent flexibel auf Ihre speziellen Bedürfnisse und Strukturen zugeschnitten werden und unterstützt Sie dabei, Compliance-Risiken im Blick zu behalten, Zuständigkeiten klar zu definieren und Ihre Pflichterfüllung gegenüber Behörden und Stakeholdern nachzuweisen.

Von der Aufklärung und Schulung von Mitarbeitern, über die Echtzeit-Überwachung unternehmensinterner Prozesse und deren Bearbeitungsstatus, bis hin zur Kopplung einzelner Prozessschritte an frei definierte Berechtigungen und Freigabeprozesse: Sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen!

Die Daten aus dem Workflow unterstützen Sie dabei, das Compliance-Management stetig zu verbessern, Optimierungspotenzial zu erkennen und Ihren Erfolg zu messen. Erstellen Sie im Handumdrehen aussagekräftige Reportings zur Regelkonformität und halten Freigaben, Entscheidungen und Auswertungen – revisionssicher gespeichert – an jedem Ort griffbereit.

Alle Jahre wieder steht es an und meist freuen sich weder Vorgesetzte noch Mitarbeiter besonders darauf: Das Mitarbeitergespräch. Dabei kann ein gut geführtes und strukturiertes Gespräch für beide Seiten positive Effekte mit sich bringen, denn es dient als wertvolles Instrument, um die Mitarbeiter-Entwicklung zu fördern und die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern. Die Gesprächsteilnehmer haben die Chance, in aller Ruhe die Arbeit und Leistung des Mitarbeiters zu besprechen, zukünftige Ziele zu definieren und über Themen und Anliegen zu sprechen, die im stressigen Arbeitsalltag untergehen. Im besten Fall erhält der Mitarbeiter also ein konstruktives Feedback zu seinem aktuellen Stand im Job und beide Parteien gehen gestärkt wieder aus dem Gespräch heraus.

Ein gutes Mitarbeitergespräch erfordert jedoch, dass sich beide Seiten im Vorfeld angemessen auf dieses Ereignis vorbereiten können. Mit dem Workflow Management System PANFLOW organisieren Sie ganz einfach den Austausch zwischen Vorgesetzten und Angestellten und passen den Workflow genau an Ihre Bedürfnisse an.

Ein Beispiel-Workflow für ein Mitarbeitergespräch könnte wie folgend aussehen: Mitarbeiter erhalten in einem festgelegten Turnus eine Einladung zum Mitarbeitergespräch und können es (wenn vom Unternehmen so vorgesehen) annehmen und einen entsprechenden Terminvorschlag machen – oder ablehnen. Der Termin kann automatisch in den privaten und/oder in den Unternehmenskalender übernommen werden. Durch die Möglichkeit einer direkten Anbindung des Workflows an bestimmte Verzeichnisse, wie z. B. das Active Directory, geschieht dies ganz automatisch, ohne dass eine Person alle Termine im Kopf haben muss.

Der Mitarbeiter hat dann die Möglichkeit, Informationen über seine Person (Eintrittsdatum, beruflicher Werdegang, besondere Qualifikationen etc.) im Workflow-Formular zu hinterlegen oder diese bei Bedarf zu aktualisieren. Zudem kann er rückblickend Erfahrungen und Ereignisse aus seiner bisherigen Arbeitszeit in dem Unternehmen festhalten, aber auch Ideen und Perspektiven für die Zukunft notieren.