Im Folgenden werden die Workflows im Detail erläutert.
Aufgabenverteilung
Um die Bearbeitung verschiedener To Dos im Unternehmen so transparent, zuverlässig und zeiteffektiv wie möglich zu steuern, wurde der Ablauf der Aufgabenverteilung mit dem
Workflow Management System PANFLOW digitalisiert.
Sobald ein Aufgabensteller einem Aufgabenempfänger eine Aufgabe zuweisen möchte, startet der Workflow. Hierfür wählt der Antragsteller zunächst den gewünschten Empfänger aus und macht genauere Angaben zur Art der Aufgabe (Kunden- und Produktionsauftrag, Aufgabenbeschreibung etc.). Bei Bedarf können dem Formular noch externe Dokumente anfügt werden. Der Workflow geht dann weiter an den Aufgabenempfänger, der aufgefordert wird, den Eingang der Aufgabe zu bestätigen und mitzuteilen, ob die Aufgabe von ihm erledigt, abgelehnt oder an eine andere Person weitergeleitet wird. Ist die Aufgabe unklar oder gibt es sonstigen Klärungsbedarf, kann eine Rückfrage an den Aufgabensteller gesendet werden. Sollte eine Aufgabe länger als 30 Tage unbearbeitet bleiben, wird diese automatisch zur Info an die Geschäftsführung weitergeleitet, die im Bedarfsfall das weitere Vorgehen koordiniert und so einer Stagnation der Prozesse entgegensteuern kann. Alle Workflowschritte und Aufgabenempfänger-Reaktionen werden weiter unten im Formular als Historie chronologisch angezeigt.
Fehlererfassung
Auch die bislang papierbasierte Fehlererfassung wurde mit der Einführung von PANFLOW digitalisiert. Der Workflow dient zur Erfassung verschiedener im Unternehmen entstehender Fehler und somit zur qualitativen Verbesserung der Prozesse. Jeder Mitarbeiter der einen Fehler verursacht, erkennt oder entdeckt, kann den Workflow starten. Über das Workflow-Formular werden alle wichtigen Infos zur Beschreibung und Lokalisierung des Fehlers eingesammelt (Bilder, Fehlerort, Fehlerart, Fehlerursachenanalyse) sowie Angaben zum Verursacher und Entdecker des Fehlers gemacht. Zudem wird der Antragsteller aufgefordert, die fehlerhafte Stückzahl anzugeben und die Fehlerkosten zu schätzen. Die fehlerhaften Teile werden unterdessen aus der Produktion genommen, bis entschieden wurde, wie damit weiter verfahren wird. Dann geht der Workflow weiter zum Abteilungsleiter. Dieser entscheidet nach Rücksprache mit dem Antragsteller über das weitere Vorgehen und kann bei Bedarf eine Aufgabe an einen anderen zuständigen Mitarbeiter stellen, Korrekturmaßnahmen einleiten oder die angegebenen Fehlerkosten korrigieren.
Nach Abschluss des Workflows werden alle Daten zur Fehlererfassung in einer Datenbank abgespeichert, protokolliert und an die Geschäftsführung weitergeleitet. Die Protokolle können nach verschiedenen Kriterien gefiltert und als Excel-Tabelle exportiert werden. Die Ergebnisse können dann in der täglich stattfindenden Meisterrunde analysiert werden.