Möchte ein DSV Mitarbeiter eine Bestellung aufgeben, führt ihn das Workflow-Formular zunächst durch die Erfassung seiner Daten oder, wenn die Bestellung für einen anderen Mitarbeiter erfolgt, dessen Daten. Hierzu kann der Antragsteller die an das Active Directory gekoppelte Personen-Suche nutzen und alle für die Bestellung relevanten Details (z. B. Name, Kontaktdaten, Niederlassung, Kostenstelle) automatisch ausfüllen lassen.
Zusätzlich müssen im Formular noch der jeweilige Vorgesetzte sowie der Budgetverantwortliche angegeben werden. Hat letzterer seinen Dienstsitz im Ausland und wird nicht im System geführt, muss der Antragsteller eine schriftliche Genehmigung einholen und diese dem Workflow-Formular anhängen.
Für die Bestellung stehen dem Mitarbeiter im Formular drei Optionen zur Verfügung: Die Bestellung aus dem DSV-Katalog, aus einem Lieferanten-Onlineshop oder eine Individualbestellung, wenn keine der beiden anderen Optionen zutrifft. Der DSV-Katalog wird vom Administrator in PANFLOW gepflegt und bietet Zugriff auf Waren und Lieferanten, die sich bereits bewährt haben. Hierzu hat er die Möglichkeit, bestehende Produkte individuell zu verwalten (Neuanlage, Ändern, Löschen) und sie individuellen Produktgruppen zuzuordnen.
Der Antragsteller sieht an dieser Stelle zwei Dropdown-Listen, aus denen er mit nur wenigen Klicks das gewünschte Produkt auswählen kann. Alle wichtigen Formularfelder (z. B. Artikelname, Einheit, Preis, Lieferant, voraussichtliche Lieferzeit) sind bereits vorausgefüllt – der Mitarbeiter muss lediglich angeben, in welcher Menge das Produkt bestellt werden soll und kann der Bestellung bei Bedarf noch weitere Artikel aus dem Katalog hinzufügen. Bei der Bestellung aus einem Lieferanten-Onlineshop können die Waren aus einer Liste aller verfügbaren Lieferanten ausgewählt werden. Auch diese können vom Administrator im System gepflegt und aktualisiert werden. Für den Antragsteller sind nach der Auswahl ähnlich wie im DSV-Katalog die relevanten Informationen (z. B. E-Mail-Adresse und Direkt-Link zum Shop des Lieferanten) vorausgefüllt – ein Kommentarfeld ermöglicht zudem die genaue Beschreibung des gewünschten Produkts. Bei einer Individualbestellung, die nicht aus dem DSV-Katalog getätigt werden kann und die auch keinem Online-Lieferanten zuzuweisen ist, müssen die Angaben vom Antragsteller selbst vorgenommen werden.
Nach der Erfassung der für die Bestellung relevanten Informationen erhält der jeweilige Vorgesetzte den Antrag und kann diesem entweder zustimmen, ihn ablehnen oder über ein Freitextfeld kommunizieren, dass eine Änderung erforderlich ist. Anschließend wird der Antrag über den Workflow automatisch zur DSV Central Administration geleitet, die für die abschließende Prüfung und Bestellung zuständig ist und ihn ebenfalls noch einmal prüfen und gegebenenfalls ablehnen oder ändern lassen kann.
Nach erfolgreicher Prüfung wird der Auftrag entweder direkt ausgeführt – oder einer Sammelbestellung hinzugefügt. Dieses Workflow-Feature ermöglicht es, Bestellungen, die z. B. regelmäßig von mehreren Mitarbeitern getätigt werden, zunächst zu sammeln und diese gebündelt in Auftrag zu geben, um gegebenenfalls einen Mengenrabatt beim Händler zu erhalten.
An dieser Stelle startet der optionale zweite Teil des Bestell-Workflows „Bestellung Abruf“, in dem der verantwortliche Mitarbeiter der Central Administration im System nachhält, wie viele eingegangene Bestellungen pro jeweiligem Lieferant noch offen sind, diese sinnvoll zu individuellen Sammelbestellungen zusammenfasst und die Bestellung final abschließt.