Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich die Kaiserswerther Diakonie für das Workflow Management System
PANFLOW entschieden, mit dem die Arbeitsabläufe im Bereich Einkauf optimiert und gleichzeitig mehr Transparenz, Sicherheit und Kontrolle geschaffen werden sollten.
Im Vordergrund stand dabei die Frage: Wer soll was zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form bearbeiten? „Alle anderen Systeme, die auf dem Markt waren, haben unseren Bedürfnissen nicht entsprochen“, erzählt Tino Badziong, Leiter des Bereichs Einkauf bei der Kaiserswerther Diakonie. Die Entscheidung fiel auf PANFLOW, weil Investitionscontrolling eine typische Aufgabe ist, die man mit diesem Workflow Management System lösen kann.
„Wir haben uns strikt an den Anforderungen des Kunden orientiert“, berichtet der federführende Software-Entwickler Dr. Frank Fetthauer von Panvision. Vorausgegangen sind mehrere Gespräche, bei denen die zuständigen Projektverantwortlichen erst die Investitionsprozesse gemeinsam gründlich geprüft und anschließend die genauen Ziele formuliert haben.
„Viele Aspekte, an die wir gar nicht gedacht haben, sind uns erst bei diesen Beratungsgesprächen bewusst geworden“, ergänzt Badziong.
Der Workflow im Detail
Die neue Software ermöglicht den Nutzern nicht nur eine vollständige Übersicht über die geplanten Investitionen und der sie betreffenden Kostenstellen, sondern sie gibt auch Auskunft über deren Status und die beantragten bzw. noch freien Beträge. Aus der Übersicht heraus können die Mitarbeiter Auszahlungen beantragen oder schnell und einfach Genehmigungen aus den Fachabteilungen einholen, da ihre Daten mit entsprechenden Formularen verknüpft sind. Wird eine Bestellung abgelehnt, kann der Mitarbeiter in einem Kommentarfenster sofort die Begründung einsehen. Die Bearbeitungszeiten sind somit kürzer, die Zuständigkeiten klarer und die Gesamtzahl von Formularen wird reduziert, was eine enorme Entlastung für das Unternehmen bedeutet. Darüber hinaus lässt sich der jährliche Investitionsplan problemlos ins Workflow Management System importieren, den die berechtigten Mitarbeiter anschließend editieren und ergänzen können.