Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Um die Arbeitsabläufe der Rechnungsbearbeitung effizienter und vor allem transparenter zu gestalten, hat sich WM Agrar dazu entschieden, ein digitales Workflow Management System einzusetzen. Die erste Überlegung war hierbei, ein System der bereits bestehenden Softwarepartner auszuwählen. Schnell ließ sich jedoch absehen, dass diese nicht zu 100 Prozent die Anforderungen erfüllen würden, die man an die neue Workflow Software stellte. Zudem wurde bei der Auswahl des zukünftigen Systems besonders Wert daraufgelegt, dass sich die Software nahtlos in die bereits bestehende Infrastruktur bei WM Agrar einfügt und reibungslos mit den bereits im Einsatz befindlichen Lösungen für ERP und Dokumentenmanagement korrespondiert.
Mit
PANFLOW sah man schließlich alle relevanten Kriterien erfüllt, weshalb die Entscheidung vergleichsweise schnell auf das System von Panvision fiel. Um die Einbettung in die Infrastruktur bestmöglich vorzubereiten, gab es kurzerhand ein Meeting zwischen den Softwarepartnern des ERP-Systems und der OCR-Schnittstelle sowie den Entwicklern von Panvision, um gemeinsam mit WM Agrar die optimale Lösung im Zusammenspiel der Softwarekomponenten zu erarbeiten.
Der Workflow im Detail
Über eine OCR-Software erfolgt zunächst die Rechnungserkennung, die es ermöglicht, die Daten der in Papierform vorliegenden Rechnungen digital bereitzustellen und über eine Schnittstelle in den Workflow zu speisen. Ab diesem Punkt startet ein 4- bis 5-stufiger Freigabeprozess mit PANFLOW, der die Bereiche „Sachliche Prüfung (Preis und Menge)“, „Qualitätsprüfung“ und „Zahlungsfreigabe“ durchläuft.
Direkt zu Beginn werden der Rechnung bereits alle wichtigen Informationen mitgegeben, die nötig sind, damit der Workflow seinen fest definierten und schließlich auch optimierten Weg gehen kann: Aus welchem Posteingang stammt die Rechnung? Welchem Mandanten soll sie zugeordnet werden? Und auf welche Kostenstelle soll gebucht werden?
Um darüber hinaus auch klar zu definieren, wer für einen bestimmten Schritt verantwortlich ist, welche Berechtigungen die Person innerhalb des Workflows besitzt und wer welchen Mitarbeiter angemessen in seinem Aufgabengebiet vertreten kann, wurden verschiedene Rollen vergeben, die die Zuständigkeiten – auch standortübergreifend – regeln und ein Höchstmaß an Datenschutzkonformität sicherstellen.
Über allen im Workflow definierten Rollen steht zusätzlich ein Workflow Manager, der die administrativen Rechte innehat. Dieser kann sowohl Änderungen am Workflow vornehmen, erfüllt aber zugleich auch die Aufgabe einer zusätzlichen Kontrollinstanz, indem er zum Beispiel überprüft, ob die Belege bei den richtigen Personen ankommen, eingreift, wenn etwas nicht wie geplant abläuft und Zuständigkeiten verschiebt, wenn eine spezielle Situation dies erfordert.
Durch die Anbindung von PANFLOW an die Finanzbuchhaltung und das bestehende Warenwirtschaftssystem sind die einzelnen Aufgabenschritte der Rechnungsprüfung aus PANFLOW heraus steuerbar und Vorgänge aus verknüpften Systemen innerhalb von PANFLOW einsehbar. Wenn eine Rechnung beispielsweise geprüft und vom zuständigen Finanzbuchhalter verbucht wurde, kann der Verbuchungsstatus anschließend direkt eingesehen werden, um zu kontrollieren, ob alle Tasks erledigt sind und die Rechnung bereits im nachgelagerten System verbucht wurde oder nicht.