Zielsetzung und Auftrag an Panvision
Ziel bei Bahlsen war es demnach, eine
Workflow Lösung einzusetzen, mit der es fortan möglich sein sollte, die aufgeworfenen Problematiken der Lotus Notes-Anwendung zu lösen und weitere Prozessoptimierungen anzugehen. Gesucht wurde die neue Workflow Lösung über eine Ausschreibung, bei der Panvision mit dem Workflow Management System PANFLOW überzeugen konnte und den Zuschlag erhielt.
Der nun mit PANFLOW umgesetzte Workflow bildet den Prozess der Generierung neuer Artikel von der Spezifikation durch das Marketing bis zur ersten Produktion digital ab und passt sich dem kontinuierlichen Change Management Prozess bei Bahlsen flexibel an.
Der Workflow im Detail
Angestoßen wird der Workflow durch die Neueinführung, Reaktivierung oder Änderung eines Produkts oder durch bevorstehende saisonale Ereignisse. Das Workflow-Formular sammelt dabei alle benötigten Informationen ein, um die Machbarkeit zu prüfen und erste Kostenabschätzungen zu erhalten. Um die zur Produktion benötigten Kapazitäten und Ressourcen festzulegen, werden zudem die geplante Absatzmenge, das Produktionswerk sowie bei Bedarf weitere Informationen (Mischungsverhältnisse etc.) angegeben.
Im Falle der Anpassung bereits bestehender Produkte können deren Spezifikationen über eine Schnittstelle aus SAP direkt in den Workflow übertragen werden. Soll ein neuer Artikel spezifiziert werden, holt der Workflow die jeweilige Rezeptur sowie Angaben zur Verpackung und Mindesthaltbarkeit ein und veranlasst die Streichung der „ausgedienten“ Artikelnummer.
Anschließend werden weitere Freigabeschritte durchlaufen, innerhalb derer die Produktion, das Controlling des herstellenden Werkes, das Controlling der verkaufenden Vertriebsgesellschaft, das Verpackungsmanagement, die Logistik und die internationale Mengenplanung bestimmte Aktionen genehmigen müssen. So können etwa Ergänzungen oder Änderungen der ursprünglichen Angaben sowie weitere Kostenberechnungen vorgenommen werden.