Um zu einem optimalen Ergebnis zu kommen, haben Experten von Alzchem und das Entwickler-Team von Panvison vorab gemeinsam einen Fahrplan für eine reibungslose Umsetzungsphase erarbeitet.
Umsetzungsphase und Training mit der Software
Mit der Entscheidung für PANFLOW fiel gleichzeitig auch der Startschuss für das Alzchem-Workflow-Team, die Struktur der aktuell bestehenden Unternehmensprozesse genau unter die Lupe zu nehmen und gemeinsam zu überlegen, wie die Arbeitsabläufe nicht nur digitalisiert, sondern auch effizienter gestaltet werden können.
„Als wir angefangen haben, uns richtig in die Thematik einzuarbeiten, haben wir schnell gemerkt: aus einem schlechten analogen Prozess wird nicht automatisch ein guter digitaler Prozess“, berichtet Michael Krause und erklärt weiter: „Deshalb wurde der erste Beispiel-Prozess in einem zweitägigen Workshop mit Panvision intensiv vorbereitet und dann in PANFLOW umgesetzt. Anhand dieses ausgesuchten Prozesses, der auch einige komplexere Verzweigungen und Datenbankzugriffe enthielt, konnten alle Beteiligten gut gebrieft und die nächsten Workflows Stück für Stück von uns selbst erarbeitet werden. Diese erste Phase war für uns besonders wertvoll, da wir viel ausprobieren und in enger Rücksprache mit dem PANFLOW Entwickler Herrn Dr. Fetthauer unser Know-how immer weiter ausbauen konnten.
Zurzeit kümmert sich hauptsächlich eine Mitarbeiterin aus dem Controlling um die Realisierung der Workflows – mit Unterstützung aus der IT, wenn es um die Anbindung von Datenbanken oder anderen Systemen geht. Prozentual gesehen muss unsere IT jedoch immer weniger eingebunden werden, da die Workflow-Verantwortlichen intensiv im Thema sind und die Prozesse eigenständig umgesetzt werden.
Die Workflows & Benefits im Überblick
Innerhalb eines Jahres hat Alzchem mit
PANFLOW 18 Prozesse aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen digitalisiert, die völlig verschiedene Abläufe abbilden und Aufgaben koordinieren. Unter anderem ein Qualifizierungsprozess zur Zulassung von Lieferanten, die Änderung von SAP-Einkaufbestelltexten, die Anlage und Freigabe von Packmittelaufdrucken, das Onboarding/Outboarding sowie der Abteilungswechsel von Mitarbeitern, die Erstellung und Freigabe von Zahlungsanweisungen, die Bearbeitung von Lieferantenreklamationen, sowie die Beantragung und Löschung von SAP-Materialnummern.
Durch die Digitalisierung dieser wiederkehrenden Arbeitsschritte lässt sich nun zum Beispiel einfacher sicherstellen, dass:
- Interne Dokumente, Pläne und Spezifikationen in der erforderlichen Qualität geliefert werden.
- Freigaben, die vorher papierbasiert per Hauspost an die zuständigen Mitarbeitenden geschickt werden mussten, nun automatisch per Mail eingeholt werden.
- Dokumentationen, die oft nicht durchgängig und nur schwer nachvollziehbar waren, jetzt transparent einsehbar und revisionssicher gespeichert sind.
- Jeder Mitarbeitende nachvollziehen kann, an welcher Stelle ein Prozess steht und wann er oder sie aktiv werden muss
Wichtige Aktionen nicht mehr nur auf Zuruf von den Mitarbeitenden durchgeführt werden, mit der Folge, dass Datenlücken entstehen oder wichtige Aufgaben vergessen werden.
Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, an denen von der Berechtigungsvergabe bis hin zur Ausstattung mit Arbeitsmitteln 14 abteilungsübergreifende Arbeitsschritte hängen, nun lückenlos digitalisiert sind.
Prozesse für die Tochterunternehmen weltweit auch mehrsprachig aufgesetzt werden können.
Kooperation mit der Technischen Hochschule Rosenheim
Über das Programm „Industrielle Projektarbeit“ bekommen Studierende der technischen Hochschule Rosenheim die Möglichkeit, erste praktische Berufserfahrung in Unternehmen zu sammeln. Für das Workflow-Team von Alzchem war dies eine passende Gelegenheit, die Studierenden an das Thema Prozessoptimierung heranzuführen und sie direkt mit dem Workflow Management System PANFLOW arbeiten zu lassen. Und dies mit großem Erfolg, wie Michael Krause berichtet: „Wir wollten für beide Seiten einen Mehrwert schaffen und fanden es eine sinnvolle Aufgabe für Studierende, durch die Entwicklung der Prozesse ganz einfach das Unternehmen und die Mitarbeiter kennenzulernen, in alle Bereiche reinzuschnuppern und von Beginn an viele Ideen selbstständig umzusetzen. Das hat wirklich gut funktioniert und wir freuen uns, zu sehen, wie die Studierenden sich fachlich und persönlich weiterentwickeln, sogar selbstständig den Kontakt zu Panvision suchen, um die Workflows weiter zu optimieren. Insgesamt können sie so in ihrer Zeit bei uns wirklich etwas bewegen und einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, auf den sie stolz sein können.“
Anbindung an andere Systeme
Neben der Verbindung zu SAP, das für zahlreiche Vorgänge im Unternehmen genutzt wird, wurde PANFLOW auch an weitere Systeme gekoppelt, um benötigte Daten einfach und flexibel aus den Drittsystemen heraus in die Workflows zu importieren – und umgekehrt. So können Workflows etwa mit Daten aus der HR- oder Finance-Abteilung bestückt werden und auf diesem Wege ganz einfach Verträge, Bestellvorgänge sowie Ein- und Austritte von Mitarbeitenden gemanagt werden.
Damit Dokumente, die im Laufe des Workflows mit Informationen angereichert werden, nicht umständlich heruntergeladen, bearbeitet und wieder an den Workflow angehängt werden müssen, hat Panvision Alzchem eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Diese ermöglicht mit nur einem Klick eine berechtigungsgesteuerte und versionierte Bearbeitung von Office-Dokumenten direkt aus dem Workflow heraus, ohne den Prozess zu unterbrechen. Dieser läuft nach der Bearbeitung wie geplant weiter.
Ein Jahr PANFLOW – Umfrage zur Anwenderzufriedenheit
Nach einem Jahr der Workflow-Digitalisierung mit PANFLOW startete Alzchem eine Umfrage zur Zufriedenheit mit der Software und den Arbeitsabläufen und konnte auf ein erfreuliches Ergebnis blicken: Der Großteil der Mitarbeitenden empfindet die Einführung der digitalen Workflows mit PANFLOW als positiven Mehrwehrt, der den Arbeitsalltag erleichtert und komplexe Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Zudem gaben viele der Mitarbeitenden an, dass die Prozesse deutlich stabiler laufen, besser nachvollziehbar sind und dabei helfen, Ressourcen in Form von Zeit- und Papieraufwand einzusparen.