Derzeit arbeiten etwa 25 Personen im Unternehmen mit den digitalen Workflows, die dafür sorgen, dass die Anfragen unverzüglich an die verantwortlichen Mitarbeiter geleitet und direkt im System verarbeitet werden. Der Vorteil ist, dass die Daten nunmehr nicht per E-Mail versendet und zusammengetragen werden müssen, sondern an einem zentralen Ort gespeichert werden. In der Datenbank ist somit jederzeit der aktuelle Stand ersichtlich und Redundanzen müssen und können nicht erzeugt werden.
Der Beauskunftungs-Workflow
Der Ablauf der Datenzusammenstellung bindet alle Abteilungen und Personen ein, die sich mit Kundendaten beschäftigen. In der
PANFLOW-Systemadministration lassen sich dazu die entsprechenden Abteilungen definieren und für jede dieser Abteilungen die verantwortlichen Personen hinterlegen. Wird ein Vorgang gestartet, so werden zuerst die Abteilungen ausgewählt und die jeweils Verantwortlichen werden direkt über den Eingang der Auskunftsanfrage benachrichtigt. Hierzu sind im System bereits mehrere Vorlagen hinterlegt, die individuell herangezogen werden können. Die Verantwortlichen können nun alle benötigten Informationen zusammentragen, z. B. welche Daten gespeichert sind und woher das Unternehmen die Daten erhalten hat - aber auch wenn zur betreffenden Person keinerlei Daten vorliegen.
Zudem ist es möglich, wiederkehrende Fragen über eine FAQ-Funktion schnell und einfach zu beantworten. Hierzu werden im Vorgang die Standard-Antworten ausgewählt und dem Antwortformular per Klick hinzugefügt. Eventuelle weitere Informationen oder auch Rückfragen können zusätzlich in Freitext-Form an das Formular angehängt werden.
Die durch den Workflow zusammengetragenen Informationen stehen automatisch dem Datenschutzteam bei eprimo zur Verfügung.
Dieser erstellt nach Abschluss der Teilvorgänge die finale Auskunft. Bei Erstellung des Ausdrucks werden alle relevanten Informationen über den Workflow zusammengefasst und automatisch in das Antwortschreiben überführt. Je nachdem, in welcher Form die betroffene Person die Auskunft angefordert hat, stellt das System verschiedene Möglichkeiten der Übergabe bereit – zusätzlich zur obligatorischen postalischen Zustellung zum Beispiel als CSV-Datei per E-Mail.
Liegen zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht alle benötigten Daten vor, weil die Recherche aufwendiger ist, kann ein Zwischenbescheid angefertigt werden. Dieser verlängert die Frist für die Gesamt-Abgabe. Über ein Ampelsystem lässt sich für jeden Vorgang direkt erkennen, in welchem Status die Auskunft ist, wo eine Eskalation vorkommen kann und welche Auskünfte bereits abgeschlossen sind.
Workflow zur Unterstützung bei organisatorischer Löschung
Ein weiterer Workflow unterstützt die Verpflichtung zum Löschen von kundenbezogenen Daten durch regelmäßige Nachfrage beim Verantwortlichen für die entsprechenden Systeme. Diese Compliance-Funktion des PANFLOW-Systems stellt für den Datenschutz sicher, dass der jeweils zuständige Fachbereich auf die Löschungen im System hingewiesen wurde. In diesem Schritt wird eine entsprechende Bestätigung abgefragt und dokumentiert. Sofern diese positiv ist, erfolgt keine weitere Analyse. Sollte keine positive Bestätigung erfolgen, so muss im PANFLOW-Vorgang eine Begründung eingegeben werden. Da das System automatisch termingesteuert die Anfragen erzeugt und nachverfolgt, kann sich das Datenschutzteam verstärkt um die Kontrolle der Angaben kümmern.