Was bedeutet der Begriff Workflow Management und was ist ein Workflow Management System?

Ein Geschäftsprozess ist die Summe aller Einzeltätigkeiten, z. B. Arbeits- oder Produktionsabläufe, die notwendig sind, um ein bestimmtes betriebliches Ziel zu erreichen. Der Prozess wird durch ein Ereignis gestartet, durchläuft verschiedene Schritte und führt letztendlich zu einem bestimmten Ergebnis. Geschäftsprozesse finden oft abteilungs- oder auch betriebsübergreifend statt und gehören zur Ablauforganisation eines Unternehmens.

Ein Workflow legt die Aufgaben, Verarbeitungseinheiten sowie deren Beziehungsgeflecht innerhalb des Geschäftsprozesses fest. Hierbei werden die wiederkehrenden Arbeitsabläufe eines Unternehmens strukturiert und optimiert, sodass diese effizient und störungsfrei durchlaufen werden können. Aus der Zusammenfassung aller Workflows im Unternehmen ergibt sich dann die erforderliche Organisationsstruktur.

In Unternehmen fallen verschiedene Aufgaben, Prozesse, Produktions- und Arbeitsabläufe an. Um diese zu planen und zu überwachen, werden sie in einzelne Arbeitsschritte unterteilt, der Ablauf wird modelliert und - meist grafisch - dargestellt. Workflow Management Systeme unterstützen diese Prozesse, indem sie diesen Vorgang digitalisieren, die einzelnen Schritte in der richtigen Reihenfolge darstellen, Abhängigkeiten erkennen und entsprechende Aktionen anstoßen. Rechte und Rollen innerhalb des Systems werden im Vorhinein festgelegt, die Workflows können meist während des Prozesses angepasst werden.

Business Process Management (BPM), auch Geschäftsprozessmanagement (GPM) oder Prozessmanagement, ist ein Sammelbegriff für Management-Methoden, die der strategischen Ausrichtung, Entwicklung, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen dienen. Ein Geschäftsprozess kann dabei als eine Aktivität verstanden werden, mit der ein bestimmtes organisatorisches Ziel erreicht werden soll. Business Process Management zielt nicht nur auf Effizienz dieser Prozesse, sondern auch auf deren Einbindung in die Unternehmensstruktur und die Unterstützung der strategischen Ausrichtung.

Ein Business Process Management System bildet in diesem Fall mehr Bereiche ab als ein Workflow Management System – im Prinzip ist das Workflow Management eher als Teil des BPM anzusehen: während es beim Workflow Management System vor allem darum geht, Arbeitsabläufe zu organisieren und effizient zu gestalten, beschäftigt sich das Business Process Management System mit den größeren Zusammenhängen und ist deutlich stärker auf die Geschäftsprozesse eines Unternehmens gerichtet. Die Ziele, die mit dem Einsatz beider Systeme verfolgt werden, bleiben die gleichen: effizientere Prozesse und damit einhergehende Kosteneinsparungen.

Professionelle Software-Lösungen für das Workflow Management bieten die Möglichkeit Workflows modular anzulegen, diese adhoc anpassen zu können und bereits angelegte Workflows mit nur geringfügigem Änderungsaufwand auf andere, ähnlich strukturierte Arbeitsabläufe zu übertragen. Durch die strukturierte Herangehensweise können unnötige Mehrarbeiten vermieden werden, was die Bearbeitungszeiten in den verschiedenen Abteilungen deutlich verkürzt, die Qualität der Prozesse steigert und laufende Kosten nachhaltig minimiert. Durch die vereinfachten und fehlerfreien Abläufe wird das Unternehmensergebnis deutlich verbessert sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Wichtig hierbei ist, dass das Workflow Management System unterschiedliche Workflow-Lösungen ermöglicht, die exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind.

Der Aufbau eines digitalen Workflows gelingt optimal mit einem grafischen Workflow-Designer mit vordefinierten Elementen. Diese sollten intuitiv und ohne Programmierkenntnisse per Drag & Drop zusammengestellt und auch im Nachhinein verändert werden können. Durch die Vorgabe von Reaktionszeiten sollte die Dauer jedes einzelnen Schrittes in der Prozesskette gezielt gesteuert werden können. Teilprozesse sollten dabei parallel laufen und zeitlich abhängig oder unabhängig voneinander erfolgen können.

Beim Kauf eines Workflow Management Systems sollte darauf geachtet werden, dass dieses nahtlos in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden kann. Die Software sollte an das Corporate Design des Unternehmens angepasst werden können und eine Anbindung z. B. an das Active Directory ermöglichen. Schnittstellen zu anderen Systemen, die den Import von bestehenden Ressourcen vorsehen, sind genauso erforderlich, wie die Möglichkeit des Exports der Daten aus dem System in andere Anwendungen.