Zügig und in enger Zusammenarbeit mit der Knappschaft Kliniken Service GmbH, die für das IT-Management der Kliniken verantwortlich ist, wurde die Terminvergabe von Panvision entwickelt. Ein großer Vorteil im Vergleich zu einem extern eingekauften Tool liegt vor allem darin, dass die Applikation, angebunden an das Intranet und somit auch an die Benutzerverwaltung der Kliniken, vollständig personalisiert ist und somit sichergestellt werden kann, dass nur Mitarbeitende mit der entsprechenden Befugnis Zugriff auf die Anwendung und die jeweiligen Daten haben. Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Erweiterung der Lizenzen für das Online-Tool, die einen unkomplizierten und schnellen Rollout der Anwendung auf alle Kliniken ermöglicht.
Anmeldeformular und Ablauf
Das Anmelde-Formular, welches der Nutzer auf der jeweiligen Website oder im Intranet sieht, ist bewusst einfach und selbsterklärend aufgebaut, sodass auch Nutzer und Nutzerinnen mit wenig Computerkenntnissen stressfrei ihren Termin buchen können. Abgefragt werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, die Telefonnummer für eventuelle Rückfragen oder kurzfristige Terminänderungen sowie der Wunsch-Termin. Tage, an denen Termine verfügbar sind, werden für eine schnelle Orientierung im Kalender blau hinterlegt und die jeweils freien Termin-Slots mit der entsprechenden Uhrzeit angezeigt.
Nach der Buchung erhält der Mitarbeitende bzw. der Patient oder die Patientin eine E-Mail, in der die Anfrage verifiziert und der Termin bestätigt oder bei Bedarf storniert werden kann. Ist die Buchung final bestätigt, wird eine weitere E-Mail versendet, die darüber informiert, wann und wo der Termin genau stattfindet und welche Unterlagen dafür mitgebracht werden müssen. 24 Stunden vor Terminbeginn versendet das System automatisch noch einmal eine Erinnerungsmail.
Administration
Um jede Termin-Art und jedes Formular nach Bedarf zu definieren, hat der jeweilige Administrator, bzw. eine zur Terminbuchung und -einsicht berechtigte Person die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen individuell festzulegen, bzw. zu ändern. So können zum Beispiel ganz einfach Terminserien generiert, Uhrzeiten (von wann bis wann und wie lange dauert ein Termin etwa) und Intervalle (z. B. zweimal Wöchentlich, 5 Termine pro Tag) festgelegt und die Formulare so gestaltet werden, dass die benötigten Informationen für den Termin oder die Untersuchung eingeholt werden. Zudem ist es möglich, den spätesten Buchungszeitpunkt festzulegen, damit ein Termin nicht zu kurzfristig gebucht und das Personal zeitlich überfordert wird. Gleichzeitig lässt die Online-Terminvergabe aber auch zu, dass z. B. Mitarbeiter, in deren Terminplan sich gerade unvorhergesehen eine Lücke auftut, diese Chance nutzen können und ohne Zeitverlust z. B. einen Termin zur Impfung wahrnehmen können.
Der Administrator erhält eine Übersicht aller Termine und die Info darüber, wo bereits eine Bestätigung vorliegt und wo diese noch aussteht. So kann im Falle einer nicht erhaltenen E-Mail oder einer vergessenen Bestätigung schnell telefonisch mit der Person Kontakt aufgenommen werden, um den Termin nicht verfallen zu lassen. Ausgedruckt oder als Download ist die Terminübersicht zudem eine große Hilfe für den Empfang und den behandelnden Arzt oder die Ärztin, um schnell eine Übersicht zu erhalten, wann der nächste Termin stattfindet und wer zu diesem Termin erscheint.
In der Übersicht lässt sich ebenfalls schnell erkennen, ob für bestimmte Tage zu viele Termine gemacht wurden, ob die Intervalle korrigiert werden müssen oder ob noch freie Kapazitäten vorhanden sind. Die Terminvergabe kann nach dieser Statistik für jede Abteilung individuell optimiert werden.