Wo früher Papierformulare verschickt, bearbeitet und weitergegeben werden mussten, ist jetzt mit wenigen Klicks ein Urlaubsantrag genehmigt und der Vorgang automatisiert an die entsprechenden Stellen (z.B. Personalabteilung oder Buchhaltung) weitergeleitet worden. „Die Durchlaufgeschwindigkeit der einzelnen Prozesse hat sich mit der Einführung von
PANFLOW deutlich verbessert“, zeigt sich Jens Bohrmann, Projektleiter beim ZEW, zufrieden.
Schnellere Durchlaufzeiten
Mit der Einführung des neuen Systems haben sich nicht nur die Durchlaufzeiten verbessert, auch für die einzelnen Mitarbeiter bietet der digitale Workflow einige Vorteile. „Jetzt können Formulare auch von Extern ausgefüllt werden“, erklärt Jens Bohrmann. PANFLOW, als webbasiertes Workflow Management System, erlaubt den Mitarbeitern den Zugriff über das Internet, ist damit also ortsunabhängig.
Unterstützung des Berichtswesens
„Der größte Vorteil des neuen Systems ist allerdings, dass neben der Erfassung auch ausführliche Berichte über Fehlzeiten von den Mitarbeitern selbst abgerufen werden können“, so Bohrmann.
Dadurch sehen die Mitarbeiter des Wirtschaftsforschungsinstituts jetzt auf einen Blick, wer in der eigenen Abteilung wann Urlaub eingereicht hat und wie viele Resturlaubstage aktuell noch zur Verfügung stehen - unter Berücksichtigung des bereits geplanten aber nicht angetretenen Urlaubs.
Auch für die Administration des ZEW bietet das umfassende Berichtswesen einige Vorteile. In übersichtlichen Listen kann etwa ausgegeben werden, wie einzelne Abteilungen aktuell besetzt sind oder für wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum bereits Urlaub genehmigt wurde.
Ein besonderes Augenmerk wurde bei der Entwicklung auf die Integration des umfangreichen Berechtigungs- und Rollenkonzepts des Wirtschaftsforschungsinstituts gelegt. Um den Pflegeaufwand zu verringern, hat der für dieses Projekt verantwortliche Panvision-Chefentwickler Dr. Frank Fetthauer eine Schnittstelle geschaffen, die den reibungslosen Austausch zwischen PANFLOW und dem Entgeltsystem Fidelis ermöglicht. Darüber können die Mitarbeiterdaten direkt in die Workflows übernommen werden ohne sie zusätzlich in das neue System einpflegen zu müssen. Die Schnittstelle funktioniert in beide Richtungen - auch Eingaben in PANFLOW werden mit Fidelis synchronisiert.