Das Konzern-Intranet geht aus verschiedenen internen Plattformen der AG und ihrer Tochtergesellschaften und Fachbereiche hervor, die erstmals im Jahr 2003 auf eine Plattform gehoben und zentralisiert für alle online zugänglich gemacht wurde. „Früher haben wir wichtige Dokumente oder Informationen sogar in großen Auflagen gedruckt und in die internen Postfächer gelegt“, erinnert sich Doreen Grütt, zuständig für die Online-Kommunikation der Salzgitter AG und verantwortlich für die Weiterentwicklung des Intranets. „Dies ist mit der Einführung des Konzern-Intranets dann stufenweise abgestellt worden. Es wurde eine transparente und offene Informationsplattform mit personalisierten Inhalten geschaffen, innerhalb derer alle Gesellschaften ihren eigenen Bereich mit eigenen Themen und Texten haben, aber dennoch der nötige Raum bleibt, um allgemeine Konzernmitteilungen und News standortübergreifend an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuspielen.“
Von Beginn an begleitete Panvision die Salzgitter AG bei der Konzeptionierung und Umsetzung des Intranets und führte in gemeinsamen Projekten immer wieder Anpassungen wie die Überarbeitung von Navigationsstrukturen und das Übernehmen neuer Designs, die Umstellung auf framelose Sites bzw. später auf ein responsives Design oder Erweiterungen wie das Konzern-Adressbuch durch. Über fast 20 Jahre hinweg wurde das Intranet auf diese Weise stets aktuell gehalten und an die Trends und Must-haves der jeweiligen Zeit angepasst. „Mit der Zeit haben wir viel dazugelernt - über die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer und welchen Mehrwert wir liefern müssen, damit ein konzernweites Intranet wie das der Salzgitter AG von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch angenommen und rege genutzt wird“, erklärt Hermann Lüpken, Geschäftsführer der Panvision GmbH. „Besonders wichtig ist es hierbei, dass das Intranet an das Benutzerverzeichnis, in diesem Fall das Active Directory, geknüpft ist und jeder Person die für sie bestimmten Inhalte personalisiert ausspielt.
So kann die bereits bestehende Rollen- und Berechtigungsstruktur des Konzerns sowie aller Tochtergesellschaften ganz einfach für das Intranet übernommen werden.“
Auch für Doreen Grütt ist die Personalisierung der Inhalte ein ausschlaggebender Faktor für die Erleichterung der täglichen Arbeit und somit auch für den Erfolg des Intranets: „Wir können zum Beispiel die Daten von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt aus dem Active Directory anziehen und damit im Intranet an beliebigen Stellen Visitenkarten der entsprechenden Person hinterlegen. So können Ansprechpartner samt Stellvertreter schnell gefunden und auf direktem Wege kontaktiert werden. Außerdem können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Daten zum größten Teil selbstständig pflegen und aktuell halten. Verlässt die Person das Unternehmen, bekommen wir automatisch Bescheid, dass die Visitenkarte leer ist.“
Ebenfalls personalisiert ist die komplexe, konzernübergreifende Suche, mit Hilfe derer das gesamte Intranet oder bei Bedarf gezielte Bereiche durchsucht werden können. Auch hier gilt: Jeder sieht nur die Inhalte, die man sehen darf.
Funktionen wie „Neu im Intranet“ und „Seite empfehlen“ erhöhen zusätzlich die Akzeptanz bei den Nutzern, indem die Kommunikation und Kollaboration erheblich gefördert werden. „Findet man einen Fehler, oder hat eine Anregung für den jeweils verantwortlichen Redakteur, kann man direkt an dieser Stelle eine Notiz hinterlassen. Der Redakteur wird dann automatisch darüber in Kenntnis gesetzt und kann den Inhalt bei Bedarf bearbeiten“, erklärt Doreen Grütt, und fügt hinzu: „Diese einfache, wie praktische Funktion wird wirklich häufig genutzt.“