Im Frühjahr 2021 stellte sich die SIGNAL IDUNA Gruppe organisatorisch neu auf – die Teams arbeiten nun in agilen Strukturen und der Vertrieb wird kontinuierlich ausgebaut und optimiert. Zeit also, um auch den Personalplanungsprozessen einen digitalen Anstrich zu verleihen: Alle Beteiligten sollten einen einheitlichen Blick auf das Geschehen erhalten und in Echtzeit sehen, was etwa die Gebietsdirektion oder der Verkaufsleiter geplant haben, ohne mühsam besagte Excel-Tabelle per Mail von A nach B und wieder zurück zu schicken.
Ziel war es, eine softwaregestützte Vertriebsplanung zu ermöglichen, die einerseits die bisherigen Problemfelder beheben und andererseits eine stärkere Verzahnung der Planungen auf unterschiedlichen Ebenen sicherstellen sollte. Da die SIGNAL IDUNA bereits in den vergangenen Jahren intensiv mit Panvision zusammengearbeitet hatte, war man sich schnell einig, dass auch dieses
Individualsoftware-Projekt in der bereits bewährten Konstellation umgesetzt werden sollte. Prämisse hierfür war allerdings, dass die Software in sehr kurzer Zeit auslieferbar ist, denn über 200 Vertriebsführungskräfte sollten das Tool bereits im Herbst, wenn die Vertriebsplanungen für das Folgejahr in die nächste Runde starten, benutzen können. Das Projektteam, bestehend aus den Verantwortlichen der SIGNAL IDUNA und den Entwicklern von Panvision, erwartete dementsprechend ein enormer Umsetzungsdruck.
In einem Anforderungsworkshop wurden in zwei Sessions zunächst fachlich und technisch alle wichtigen Eckpunkte besprochen, bevor es unter Anwendung agiler Methoden an die Entwicklung der Software ging. Im Ergebnis entstand so das Vertriebsplanungs- und -entwicklungs-Tool, kurz VPE-Tool.
Ein großer Vorteil dabei war, dass man bei der Konzeption des VPE-Tools auf der bereits im Einsatz befindlichen Agenturberatungssoftware SIcon aufbauen konnte, die Panvision 2014 in einem Großprojekt für die SIGNAL IDUNA umgesetzt hatte und bis heute kontinuierlich weiterentwickelt. So war es möglich, wertvolle Zeit einzusparen, etwa indem sich die neue Anwendung für den Log-in der Nutzer an der bereits bestehenden Benutzerauthentifizierung von SIcon bedient, über die sich die Mitarbeitenden der SIGNAL IDUNA ganz einfach auch am VPE-System anmelden können.
Auch für das Abrufen zahlreicher für die Planungen benötigter Daten dient SIcon als Schnittstelle, über die bei Bedarf mehrere tausend Daten abgefragt und zur Nutzung im VPE-Tool bereitgestellt werden können.